Programme d'aide aux employés

Son siège social est situé au 250, rue Saint-Paul à Québec. La STQ est responsable des traverses et services suivants : Sorel-Tracy–Saint-Ignace-de-Loyola Québec-Lévis L’Isle-aux-Grues–Montmagny L’Isle-aux-Coudres–Saint-Joseph-de-la-Rive Tadoussac–Baie-Sainte-Catherine Matane–Baie-Comeau / Matane–Godbout L’Île-Verte–Notre-Dame-des-Sept-Douleurs Rivière Saint-Augustin sur la Basse-Côte-Nord Chevery et Harrington Harbour 1.1.2 Structure administrative de l'unité responsable du mandat La responsabilité du mandat relève de la Direction principale des ressources humaines de la STQ. La coordonnatrice du projet est madame Sarah Cliche. 1.1.3 Objectifs du mandat Le principal objectif de ce mandat est de retenir un prestataire de service qui offrira un service d’aide aux employés de la Société des traversiers du Québec et à leurs familles pour différents problèmes personnels et professionnels. Ce programme vise entre 600 et 750 employés, selon les saisons. 1.2 DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TRAVAUX À RÉALISER 1.2.1 Documentation, soutien et soins offerts pour les employés Le PAE doit être accessible 24 heures sur 24, 7 jours par semaine. L’employé et sa famille immédiate doit y avoir accès, c’est-à-dire qu’un parent, un enfant, un conjoint ou toute personne vivant sous le même toit peut avoir recours au service du PAE. Le service doit être professionnel et confidentiel. L’accès au programme ne doit être limité ni par un nombre de séances de consultation par personne couverte, ni par un nombre de motifs de consultation différents. En cas de terminaison d'un employé, le PAE doit être accessible pendant une certaine période de temps après la fin d’emploi, à moins d’avis contraire de l’employeur. Rencontres d’informations et de présentation du PAE aux employés ainsi qu’aux gestionnaires et autres personnes clés gratuitement et illimité. Diffusion de matériel promotionnel (dépliant, carte, affiches, bulletins, articles, etc.). Possibilité d’évaluation du PAE. Lors d’une problématique d’un employé ou d’un membre de sa famille : Évaluation de la situation par de professionnels qualifiés et expérimentés; Référence, au besoin, à des ressources externes dans l’éventualité où le problème présenté ne peut être résolu par les services du PAEF; Intervention téléphonique en situation de crise; Supervision clinique, encadrement et évaluation des ressources professionnelles attitrées au programme; Nombre d’intervention / Conseil : Moyenne de 5 rencontres par employé, par problème, par année; Moyenne de 5 rencontres par membre de la famille immédiate, par problème, par année; Autres services à la carte (qui peuvent être facturés uniquement si demandé par la STQ en situation exceptionnelle) Formations / Rencontres-ateliers d'une demi-journée; Rencontres-ateliers d'une journée; Conférences; Interventions organisationnelles (médiation, conciliation d’équipe, coaching sur place, etc.); Interventions de gestion de crise; Défi Santé; Services en ligne : Retrouver de la documentation en ligne. Accessible par les employés et par les gestionnaires. 1.2.2 Géographie / Langue Le programme d’aide devra fournir un service pour l’ensemble du territoire couvert par la STQ. Ce service inclut une disponibilité par téléphone et internet à distance, mais aussi des soins de professionnels « face à face » dans les régions couvertes par la STQ. Ces services doivent être variés, peu importe le lieu de résidence de l’employé. De plus, les services doivent être offerts en français et en anglais. 1.2.3 Thèmes abordés Les thèmes doivent être diversifiés. Ils doivent couvrir la plupart des aspects de la vie d’une personne que ce soit au niveau personnel ou professionnel. Plus particulièrement, le PAE doit offrir du support pour les sujets suivants : Difficultés conjugales ou familiales Communication; Mésentente conjugale, séparation, divorce; Relations parents/enfants; Famille monoparentale, famille reconstituée; Soins aux aînés; Violence, etc. Vie personnelle Soutien parental Soutien aux nouveaux parents Soutien aux aidants naturels (aînés/enfants/conjoint) Solutions relationnelles Information et consultation juridiques Information et consultation financières Travail et carrière Épuisement professionnel; Difficultés consécutives à un traumatisme vécu au travail Difficultés d'adaptation au changement; Problèmes relationnels avec les collègues, le patron ou les clients; Violence, harcèlement; Rendement problématique; Orientation de carrière, etc. Développement professionnel Planification de la retraite Soutien aux travailleurs de quarts Counselling pour des problèmes liés au travail Difficultés psychologiques/émotionnelles Troubles de l'humeur : sentiment de déprime, dépression, etc. Troubles de l'adaptation : changement, transitions de la vie, deuil, séparation, maladie et autres pertes, etc. Troubles anxieux : stress, stress post-traumatique, anxiété, attaque de panique, phobie, comportement obsessif ou compulsif, etc. Autres difficultés Abus d'alcool, de drogues ou de médicaments et autres comportements compulsifs (jeu, internet); Difficultés légales ou financières; Nutrition; Support émotionnel aux personnes atteintes d'une maladie ou handicap. Santé Nutrition Activités physiques Abandon du tabac 1.2.4 Documentation et soutien pour les gestionnaires et les membres de la direction principale des ressources humaines Le PAE doit être en mesure de fournir des statiques à la direction principale des ressources humaines sur l’utilisation de certains services. Ces statistiques doivent être anonymes. Elles doivent être fournies de façon trimestrielle. Afin d’aider le personnel de gestion et de la direction principale des ressources humaines, le PAE doit fournir des documents de rappel concernant le programme d’aide en question. À cet effet, il est intéressant d’avoir des thématiques mensuelles, des bulletins de promotion de la santé, des défis santé et des jeux (i.e. mots croisés). Conseil pour les gestionnaires et autres personnes clés relativement aux interventions à réaliser auprès d’employés en difficulté. Service gratuit de préférence. Avoir un gestionnaire de compte attiré pour la STQ. 1.2.5 Transition avec le programme d’aide aux employés actuellement en place La firme devra permettre aux employés qui utilisent actuellement un service avec un professionnel du PAE Homewood Santé de pouvoir continuer de faire le suivi avec ce même spécialiste jusqu’à la résolution de la problématique à moins que l’employé ne voit pas d’inconvénient à se voir proposer un autre professionnel de la santé. 1.3 DURÉE DU CONTRAT Le présent contrat sera en vigueur pour une durée de deux (2) ans, avec possibilité de renouvellement pour trois (3) périodes supplémentaires de un (1) an chacune, selon les modalités de renouvellement prévues au contrat. Période contractuelle principale : 1er septembre 2016 au 31 août 2018 Premier renouvellement : 1er septembre 2018 au 31 août 2019 Deuxième renouvellement : 1er septembre 2019 au 31 août 2020 Troisième renouvellement : 1er septembre 2020 au 31 août 2021 1.4 PRIX Tous les services détaillés au point 2.2 doivent être inclus dans le prix soumis, à moins d‘indication contraire. Le prix soumis sera le coût annuel pour 650 employés (nombre d’employés déterminé au seul but de comparaison des soumissions), basé sur un taux d’utilisation estimé de 10%, et offrant une moyenne d’environ 5 rencontres par personnes demandant de l’aide, par problème, par année. Le prix soumis sera fixe pour la période contractuelle principale et pourra être ajusté annuellement, à la date anniversaire du contrat, selon la variation en pourcentage de l’indice des prix à la consommation (IPC), tel que publié par la Banque du Canada pour l’exercice terminé le 31 mai précédent la date anniversaire. Site web de la Banque du Canada : http://www.banqueducanada.ca/taux/indices-des-prix/ipc/ 1.5 AJUSTEMENT Si l’utilisation du service s’avérait plus élevée que le taux estimé de 10%, le PRESTATAIRE DE SERVICE facturera à la STQ le montant correspondant à 1% d’utilisation pour chaque tranche de 1% supérieure à 10%. Si l’utilisation réelle s’avérait en-deçà du taux estimé de 10%, le PRESTATAIRE DE SERVICE créditera un montant correspondant à 1% d’utilisation pour chaque tranche de 1% inférieure à 10%.