SERVICE DE VERIFICATEURS EXTERNES

UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À RIMOUSKI SERVICE DES FINANCES ET DES APPROVISIONNEMENTS

1 .

LE BUT DE L’APPEL D’OFFRES

Le but de cet appel d’offres est de permettre au Conseil d’administration de procéder à la nomination du vérificateur externe de l’Université du Québec à Rimouski. Conformément à la politique relative au changement périodique de firme de vérificateurs externes (annexe I), la firme sera retenue pour une période de quatre ans sous réserve de l’approbation annuelle par le Conseil d’administration. Le Comité de vérification procédera à l’analyse des offres de service et formulera une recommandation au Conseil d’administration.

2. LE MANDAT DU VÉRIFICATEUR EXTERNE

Le contenu des documents suivants émis par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS), et dont copie est jointe à l’annexe II, constitue le mandat du vérificateur externe de l’Université. Le mandat de vérification des universités québécoises qui implique l’expression d’une opinion sur le rapport financier annuel de l’Université du Québec à Rimouski préparé selon les règles du plan et cadre comptable de l’Université du Québec et le rapport financier annuel (SIFU) préparé en conformité avec les exigences du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport; Le questionnaire à l’intention du vérificateur externe des établissements universitaires; Le mandat de vérification des données du système de recensement des clientèles universitaires (GDEU) pour l’année 2006-2007 alors que 600 dossiers ont fait l’objet d’un examen de la part des vérificateurs; Le mandat de vérification externe des universités québécoises sur l’état du traitement 2007-2008; Le mandat de vérification externe portant sur l’exactitude des données inscrites au fichier «EnerUniv» 2007-2008; Le rapport financier annuel préparé selon les règles du plan et cadre comptable de l’Université du Québec; ce rapport accompagné du mémoire des recommandations est présenté au Comité de vérification avant que le rapport financier annuel soit approuvé par le Conseil d’administration. La présence des vérificateurs est requise pour ces deux présentations.

3. L’OFFRE DE SERVICE

3.1 . Le contenu L’offre de service soumise par la firme de vérificateurs devra contenir les informations suivantes : · La présentation de la firme : - les principaux services offerts, - l’état des effectifs en personnel régulier, par catégorie. .. · L’expérience pertinente dans la vérification d’organismes du secteur parapublic, plus particulièrement du secteur de l’éducation. Joindre la liste de ces organismes. · La description de l’approche adoptée pour réaliser le mandat en précisant les modalités entourant le seuil d’importance relative. · La tarification horaire des honoraires chargés pour chaque catégorie du personnel qui sera affecté au mandat. · Une estimation du temps requis, par catégorie de personnel, pour l’exécution du mandat de vérification décrit aux articles 2 et 5 du présent devis et aux annexes s’y rapportant. · Un prix global incluant les taxes et les déplacements requis pour l’exécution du mandat décrit aux articles 2 et 5. Ce prix devra être assujetti à une indexation annuelle sur la base de l’indice des prix à la consommation pour le Québec. · Toute autre information jugée pertinente. 3.2 . Les conditions · La firme devra avoir une place d’affaires dans les principales régions desservies par l’UQAR soit le Bas Saint-Laurent, la Gaspésie, les Îles-de-la-Madeleine et Lévis. · Au moins cinq personnes possédant le titre de comptable agréé devront œuvrer à la principale place d’affaires identifiée par la firme. · La firme devra être en mesure de démontrer son expérience dans la vérification d’organismes du secteur parapublic. · La firme devra aussi démontrer que les membres de l’équipe présentée ont l’expérience requise pour assurer la réalisation conforme et complète du mandat. · La firme devra reconnaître que le mandat du vérificateur, tel que mentionné aux articles 2 et 5 du présent devis et aux annexes s’y rapportant, fait partie intégrante de son offre de service. · Le mandat de vérification externe doit être complété dans le délai prescrit par le MELS et conformément à un plan de vérification à convenir avec la directrice du Service des finances et des approvisionnements. Le calendrier de vérification présenté à l’annexe IV permet de connaître la période éventuelle de vérification. · L’offre de service et les documents s’y rapportant doivent être signés par un professionnel associé. · L’université n’est nullement tenue d’accepter l’une ou l’autre des offres de service reçues.

4. LA DESCRIPTION DE L’INSTITUTION

L’Université du Québec à Rimouski, constituante du réseau de l’Université du Québec, est présente sur un territoire s’étendant de Lévis aux Îles-de-la-Madeleine et sur la Côte-Nord. Sa clientèle étudiante se chiffre à 3 600 étudiants équivalents temps complet. Le plan d’effectif indique 478 employés réguliers. La principale source de revenus de l’Université du Québec à Rimouski est la subvention de fonctionnement et d’investissement qui est versée par le gouvernement du Québec à même l’enveloppe du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport. Obligation de rendre compte et de maintenir des systèmes de contrôle et de gestion L’Université du Québec à Rimouski est un établissement à caractère public financé principalement par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS); elle doit rendre compte de l’utilisation des ressources accordées par l’État. La Loi sur l’Université du Québec (L.R.Q. 1977, ch. U-1) et le Règlement général 7 (annexe V) traitant des affaires concernant l’administration fixent les obligations de l’Université du Québec et de ses unités constituantes en matière administrative et financière. De son côté, l’Université du Québec à Rimouski s’est donnée un ensemble de règlements, règles et politiques qui encadrent l’ensemble des opérations. Système comptable L’Université du Québec à Rimouski utilise un système informatisé pour traiter l’ensemble de ses transactions financières. Ce système est utilisé par la majorité des unités constituantes du réseau de l’Université du Québec. Un plan et cadre comptable commun gouverne les méthodes de comptabilisation financière. Ce document est disponible pour consultation au bureau de la directrice du Service des finances et des approvisionnements. Les principales conventions comptables utilisées apparaissent dans les notes complémentaires au Rapport financier annuel au 31 mai 2008 qui est fourni à l’annexe VI. Les opérations financières de l’Université du Québec à Rimouski Les opérations financières de l’Université du Québec à Rimouski sont régies par un ensemble de règlements, règles, politiques, procédures et de principes de contrôle interne. Vous en trouverez en annexe VII une liste exhaustive. Les résultats financiers de l’UQAR pour l’année 2007-2008 sont présentés à l’annexe VI. Le fonds de fonctionnement correspond aux activités régulières de l’université. En 2007-2008, les revenus de scolarité ont atteint 6,5 M$ et la subvention de fonctionnement du MELS près de 50 M$. Le fonds avec restrictions regroupe les activités de recherche avec des revenus en 2007-2008 de 13 M$. Le fonds des immobilisations sert à l’enregistrement des transactions relatives aux immobilisations et à leur financement. Pour l’année 2007-2008, le total des salaires versés par l’UQAR incluant les avantages sociaux se chiffre à près de 52 M$. Un dossier, comprenant des feuilles de travail appuyant les postes pertinents des états financiers ainsi qu’un projet d’états financiers, est préparé par le personnel de l’Université et est remis aux vérificateurs. Le rapport financier annuel (SIFU) est préparé par le personnel de l’Université. Ces documents ainsi que le document cahier du plan et cadre comptable et tous les autres documents nécessaires à la préparation de l’offre de service sont disponibles pour consultation au bureau de la directrice du Service des finances et des approvisionnements. Certaines opérations ont été décentralisées au Campus de Lévis touchant notamment l’inscription des étudiants, la perception des frais de scolarité et la réception de la marchandise. Le vérificateur pourrait juger pertinent d’effectuer des travaux de vérification sur place à Lévis.

5. LES MANDATS SPÉCIAUX

L’Université du Québec, dans le cadre du processus de réclamations des dépenses d’investissement a élaboré un programme de vérification pour s’assurer de la conformité d’application du processus par les établissements du réseau (annexe III). Ce mandat annuel est donné aux vérificateurs externes. L’offre de service devrait inclure le temps prévu pour réaliser ce mandat. La firme comptable peut être appelée à exécuter des mandats spéciaux. Cependant, il n’y a aucun engagement de la part de l’Université de confier ces mandats spéciaux ou tout autre, aux vérificateurs externes qui auront été retenus suite à cet appel d’offres. L’offre de service devrait fournir des informations sur les taux horaires facturés pour ces autres mandats spéciaux.

6. L’EXÉCUTION DU MANDAT

La firme comptable devra rendre compte par écrit de l’ensemble de son mandat au Comité de vérification et faire des recommandations, s’il y a lieu. Toute information supplémentaire pourra être obtenue en communiquant avec la directrice du Service des finances et des approvisionnements, madame Marjolaine Viel, au numéro (number on the official notice).

7. DÉPÔT ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS

L’offre de service devra être reçue au plus tard le 18 décembre 2008 à 15 h à l’adresse suivante : Madame Marjolaine Viel Directrice du Service des finances et des approvisionnements Université du Québec à Rimouski 300, allée des Ursulines, C.P. 3300, Succ. A Rimouski (Québec) G5L 3A1 Ce 24 novembre 2008