Numérisation des dossiers du Service de l’urbanisme

La nature, le format, le nombre de pages et l’état physique des documents peuvent varier d’un dossier à l’autre. Les dossiers de propriété à numériser seront préalablement regroupés et placés en boîtes par la Ville. Le mandat consiste notamment à effectuer leur cueillette et à assurer leur transport sécuritaire, la préparation des documents, leur numérisation, le contrôle de la qualité, le classement et le nommage des fichiers numériques ainsi que leur livraison à la Ville, le tout conformément aux exigences techniques, administratives, légales et normatives prévues aux documents d’appel d’offres. L’ensemble des opérations devra être réalisé de manière à assurer en tout temps l’intégrité, la confidentialité, la traçabilité et la sécurité des dossiers confiés au prestataire de services. La réalisation du mandat sera effectuée avec l’accompagnement, la supervision et la validation des différentes étapes par un représentant désigné de la Ville de Sept-Îles. 3.1 DESCRIPTION DES TRAVAUX Les dossiers à numériser sont constitués par propriété et peuvent comprendre, notamment, des permis municipaux, des certificats, des plans de différents formats, des croquis, des formulaires, de la correspondance ainsi que tout autre document relatif à une propriété. La nature, le format, le nombre de pages et l’état physique des documents peuvent varier d’un dossier à l’autre. Les documents se situent au Service de l’urbanisme à l’Hôtel de Ville, 350, rue Smith, bureau 180, Sept Îles (Québec) G4R 3X2. 3.2 QUANTITÉ ESTIMÉES La Ville estime que le mandat comprend la numérisation d’environ 11 000 dossiers de propriété, représentant approximativement 400 boîtes de gestion documentaire. Ces dossiers peuvent contenir un nombre variable de documents, lesquels peuvent être de différents types, dimensions et formats, tels qu’indiqués précédemment. À cette quantité s’ajoutent approximativement 20 boîtes de gestion documentaire contenant des dossiers relatifs aux demandes d’urbanisme. Les quantités indiquées au présent document d’appel d’offres sont des estimations fournies à titre indicatif seulement. Le nombre réel de dossiers, de boîtes, de documents et de pages à traiter peut varier à la hausse ou à la baisse. Les erreurs ou omissions découvertes dans l’estimation des quantités ne sont pas jugées comme étant un motif suffisant et raisonnable par les parties pour demander la résiliation du contrat ni pour relever l’adjudicataire de son obligation d’exécuter le contrat à la satisfaction de la Ville. Par conséquent, peu importe la différence entre la quantité indiquée et la quantité réellement numérisée, l’adjudicataire n’a droit qu’au paiement de la quantité réellement numérisée.