Gestion de projets: architecture

Le présent mandat vise à procurer à la Direction de l’amélioration continue et du bureau de projets (DACBP) la capacité d’intervention qui lui est nécessaire pour être en mesure d’effectuer sa mission soit la gestion de projets, l’optimisation de processus l’accompagnement en gestion de la performance ainsi que l'architecture d'affaires et d’entreprise pour les différents secteurs du Ministère. 1.1.2.Problématique . Afin d'être en mesure d'exercer pleinement ses responsabilités, il est essentiel de poursuivre la transformation que le Ministère a amorcée et de relever de grands défis afin d’être plus agile et performant. La nécessité d’appliquer et de mettre en place de nouvelles approches pour atteindre ces objectifs engendre le besoin de se doter de nouveaux profils et expertises rares et très recherchés afin de se doter d’une capacité d’intervention supplémentaire dans les profils suivants : Volet A : Architecture d’affaires Conseiller en architecture d’affaires 2 ressources Volet B : Architecture d’entreprise Conseiller en architecture d’entreprise 1 ressource Pour pouvoir compter sur l’expertise et les ressources additionnelles qu’il requiert, le Ministère de l’Éducation (MEQ) veut disposer d’un contrat de services professionnels valide pour une période de vingt-quatre (24) mois. Le Ministère retiendra un (1) prestataire de services par volet . Il s’agira des soumissions qui auront été évaluées et acceptées selon le processus de validation fondé sur le prix ajusté le plus bas. Les prestataires de services ne sont pas tenus de fournir une offre de services pour chacun des volets. Ils doivent par contre faire une démonstration de qualité distincte pour chaque volet pour lesquels ils souhaitent déposer une soumission. 1.1.3.Contexte technologique Les postes de travail du personnel fonctionnent sous Windows10, avec la suite Office 2016 (incluant Office 365), Visio 2013 ou plus récent, Antidote, Solution OGPP (Outil de gestion de projet et de portefeuille) utilisant la solution infonuagique PPM soit Project Online ainsi que le collecticiel Outlook Online pour les besoins de communication et d’échange avec les autres intervenants concernés. La présence du télétravail requiert également l’utilisation de la plateforme Teams. 1.1.4.Structure de réalisation La réalisation du mandat nécessite de contribuer aux efforts de la DACBP. Les coordonnatrices s’assurent du suivi et de la coordination des travaux des membres de son équipe interne ainsi que des personnes-ressources du prestataire de services qui sont affectées à celle-ci. Les travaux à réaliser sont effectués en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe du bureau de projets et de l’amélioration continue ainsi que les autres secteurs du Ministère. 1.1.DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TRAVAUX À RÉALISER 1.1.1.Biens livrables à produire ou type de services à fournir Contrat sur la base d’un taux journalier Pour réaliser l’ensemble des travaux prévus et satisfaire aux attentes du Ministère, les biens livrables à produire et les services à fournir sont présentés en fonction du mandat ainsi que des profils d’expertise recherchés. Profils d’expertise recherchés Pour réaliser l’ensemble des travaux prévus, le Ministère est à la recherche de personnes-ressources qui correspondent aux deux (2) volets composés de deux (2) profils d’expertise suivants: Volet A- Architecture d’affaires Conseiller en architecture d’affaires 2 ressources Activités : Accompagner et soutenir l’élaboration et l’évolution des biens livrables associés aux phases d’avant-projet et de planification des projets. Mentionnons entre autres, les biens livrables suivants : Dossier d’opportunité; Dossier d’affaires; Analyse d’impacts; Dossier d’architecture entourant la conception des solutions d’affaires; Napperons stratégiques; Modèles et vision d’affaires; Stratégie de mise en œuvre; Documents de présentations; Sommaire exécutif. Collaborer à la définition et à l’élaboration de politiques, énoncés d’orientation, règles de gouvernance et cadres de gestion; Interpréter les besoins de l’entreprise ministérielle en solution fiable, agile et abordable; Participer à l’évolution de l’architecture d’entreprise ministérielle ainsi qu’aux travaux relatifs à la gouvernance du portefeuille de projets ministériels; Produire sur demande tout autre livrable ou fournir tout autre service de nature similaire dans des dossiers stratégiques comme la gestion de la capacité organisationnelle du Ministère en lien avec la performance ministérielle; Modéliser les processus d’affaires actuels ainsi que les cibles et déterminer les possibilités d’optimisation des processus; Réaliser des études d’opportunité (ou en être responsable), à des analyses préliminaires et à la conception de la solution d’affaires; Participer à l’élaboration et l’évolution de l’architecture d’entreprise afin qu’elles reflètent les besoins d’affaires. Volet B- Architecture d’entreprise Conseiller en architecture d’entreprise- 1 ressource Activités : Contribuer à bâtir et à faire évoluer l’architecture d’entreprise (AE) au Ministère de l’Éducation; Concevoir et faire évoluer le volet « affaires » de l’AE; S’assurer de la cohérence et de l’intégration des autres volets d’architecture (Information, application et technologie) au volet « affaires »; Procéder à des analyses pour soutenir une prise de décisions éclairé des autorités du Ministère ; Contribuer à définir des principes et des orientations pour s’assurer de l’alignement des investissements en ressources informationnelles avec les objectifs stratégiques et donc aux besoins d’affaires; Collaborer aux dossiers d’opportunités et aux dossiers d’affaires des projets en ressources informationnelles; Soutenir la sélection, la priorisation et l’évaluation des opportunités et investissements pour favoriser un alignement optimal aux priorités et objectifs du Ministère ; Participer à l’évolution des architectures entreprise et affaires en se basant sur les bonnes pratiques du marché (ex : TOGAF et Bizbok) ; Réaliser les livrables et artéfacts de qualité et de haut niveau; Conseiller la gestionnaire dans tout ce qui a trait à l’AE et à l’architecture d’affaires; Favoriser l’arrimage entre l’AE et les autres produits ou services de la direction; Vulgariser l’AE auprès des ressources de la direction. De façon générale, le Ministère s’attend à ce que les ressources s’expriment à l’écrit et à l’oral dans un français de qualité, et qu’elles aient une autonomie professionnelle et du leadership pour accomplir les responsabilités associées à chacun des profils d’expertises. À défaut de respecter le critère lié à la communication en langue française (oral et écrit), le Ministère se réserve le droit de demander une substitution si la personne-ressource initiale ne satisfaisait pas ce critère. De manière à assurer une compréhension commune des attentes du Ministère à l’égard de chacun des profils d’expertise recherchés, même si des précisions ou attentes particulières pourront également s’ajouter en cours de mandat, les paragraphes précédents donnent une bonne idée des travaux à réaliser et des responsabilités à assumer. 1.1.2.Étapes du projet et échéancier des travaux Le calendrier ci-dessous présente approximativement les principales dates relatives au présent appel d’offres : DATE ÉTAPE 27 mai 2022 Publication de l’appel d’offres 17 juin 2022 Limite de réception des plaintes 7 juillet 2022 Réception des soumissions, 11 h 8 août 2022 Signature du contrat 22 août 2022 Début des travaux 21 août 2024 Fin des travaux