Système intégré de gestion de bibliothèques (SIGB)

FICHE D’IDENTIFICATION DU REPRÉSENTANT DU SOUMISSIONNAIRE

Afin d’assurer la diffusion des informations de l’appel d’offres à la personne responsable chez les soumissionnaires, la fiche d’identification du représentant du soumissionnaire doit être retournée au CCSR au plus tard le 3 mars 2010, à 17 h 00 . Cette fiche correspond à l’annexe A des documents d’appel d’offres.

RENCONTRE D’INFORMATION OBLIGATOIRE

Le CCSR tiendra une rencontre d’information obligatoire à l’intention des soumissionnaires le vendredi 5 mars 2010, de 10 h à 12 h , au : CENTRE COLLÉGIAL DES SERVICES REGROUPÉS Bureau de Montréal 8600, rue Lajeunesse, 2 e étage, (nom de la salle à confirmer) Montréal (Québec) H2P 1E7 ORGANISME MANDATAIRE (REGROUPEMENT D’ACHAT) Le Centre collégial des services regroupés (CCSR) est une corporation créée par les collèges en 1997 dans le but de mettre en commun des services et de réaliser des économies significatives. Il a pour mission :

• ·
  de développer et gérer, à la demande des établissements, la mise en commun de services collectifs dans des domaines tels : les achats regroupés, les services documentaires (Resdoc), la santé et la sécurité ;
• ·
  d’offrir aux établissements d’enseignement des services pour le développement de leurs équipes de gestion.

DESCRIPTION SOMMAIRE DES BESOINS

Depuis le 1er juillet 2005, 21 cégeps du réseau ainsi que le centre de documentation de la Fédération des cégeps, utilisent le logiciel Manitou, mis en marché par la firme Telus. Le contrat avec Telus prend fin le 1 er juillet 2011. Le CCSR est mandataire pour lancer un appel d’offres pour son remplacement. Avec cet appel d’offres, le CCSR veut offrir aux établissements d’enseignement mandants un système intégré de gestion de bibliothèques (SIGB) ainsi que les services d’un fournisseur de qualité qui répondront adéquatement à leurs besoins et ce, aux meilleurs prix possibles. Tous les cégeps qui utilisent présentement le système Manitou et qui signeront le mandat ferme du CCSR devront pouvoir compter sur un nouveau SIGB fonctionnel, le 1 er juin 2011 .

NATURE ET MONTANT DE LA GARANTIE DE SOUMISSION

La soumission doit obligatoirement être accompagnée d’une garantie de soumission au montant de 50 000 $ sous la forme d’un chèque visé ou d’un cautionnement de soumission. À QUI S’ADRESSE CET APPEL D’OFFRES ? · Le présent appel d’offres s’adresse aux sociétés prestataires de logiciels libres ainsi qu’aux fournisseurs de logiciels propriétaires. Ceux-ci peuvent présenter des offres seuls ou en consortium. · La soumission doit être présentée par un fournisseur ayant un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par les accords sur les marchés publics où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. · Si la concurrence est insuffisante, le CCSR pourra permettre à tout fournisseur qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord gouvernemental de déposer une soumission. Le CCSR estime qu’un minimum de trois fournisseurs doivent être présents à la rencontre d’information pour avoir une concurrence suffisante dans ce dossier. ENDROITS POUR SE PROCURER LES DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES CENTRE COLLÉGIAL DES SERVICES REGROUPÉS Bureau de Québec 965, avenue Newton, bureau 256 Québec (Québec) G1P 4M4 Contact : Nicole Thireau Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Heures d’ouverture : 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30 Bureau de Montréal 8600, rue Lajeunesse, 2 e étage (angle Crémazie et Lajeunesse) Montréal (Québec) H2P 1E7 Contact : Olivia Weyland Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Heures d’ouverture : 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30 Les documents d’appel d’offres vous seront remis contre un versement non remboursable de 50 $ (documents sur CD). Cette somme est payable en argent comptant ou par chèque seulement. Vous pouvez également commander les documents d’appels d’offres par téléphone auprès des personnes ci-haut mentionnées, soit à Québec ou à Montréal. Toutefois, pour que votre soumission soit admissible, les frais de 50 $ pour l’achat des documents devront avoir été acquittés. PROCESSUS DE TRANSMISSION DE L’INFORMATION · Aux fins d’assurer une uniformité d’interprétation du document d’appel d’offres et pour faciliter les échanges d’information, le CCSR désigne la seule personne suivante pour le représenter : Pierre Noreau, conseiller en approvisionnement au CCSR (courriel sur l'avis officiel) · Les soumissionnaires doivent transmettre leurs questions par courriel exclusivement à l’adresse ci-dessus désignée. · Le CCSR répondra aux questions des soumissionnaires lors de la rencontre d’information obligatoire du vendredi 5 mars 2010. · Après la rencontre d’information, le CCSR répondra aux questions des soumissionnaires par courriel exclusivement, sous forme d’addenda de façon à ce que tous les soumissionnaires présents à la rencontre d’information puissent prendre connaissance de l’information. · Le CCSR ne répondra à aucune demande d’information après le vendredi 5 mars 2010 . ENDROIT, DATE ET HEURE LIMITES POUR LA RÉCEPTION ET L’OUVERTURE DES SOUMISSIONS Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être déposées, sous pli cacheté, avec les coordonnées du soumissionnaire, à la réception du CCSR, bureau de Québec, au plus tard le vendredi 26 mars 2010 à 11 h , à l’adresse suivante : CENTRE COLLÉGIAL DES SERVICES REGROUPÉS (CCSR) Bureau de Québec 965, avenue Newton, bureau 256 Québec (Québec) G1P 4M4 Heures d’ouverture : 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30 RÉSERVE Le CCSR de même que les établissements d’enseignement mandants ne s’engagent à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’ils jugent que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

DURÉE DU CONTRAT

L’’intention du CCSR est de conclure une entente initiale de 6 ans (1 an d’implantation +5 ans d’opération) avec deux prolongations possibles de deux ans chacune.

CALENDRIER D’APPEL D’OFFRES

À noter que le calendrier est fourni à titre indicatif seulement et pourrait être modifié sans préavis. Dates Période de disponibilité des documents sur le SÉAO 25 janvier au 19 février 2010 Date limite pour les soumissionnaires pour soumettre des questions 26 février 2010 Rencontre d’information obligatoire avec les soumissionnaires 5 mars 2010 Dépôt/ouverture des offres 26 mars 2010 Démonstrations Avril 2010 Adjudication du contrat Juin 2010 Phase d’implantation Juillet 2010 à juin 2011 Mise en opération du système 1 er juin 2011