Mise en ligne des demandes de permis de rembourrage (PES)

1.1.2 Structure administrative de l’unité responsable du mandat La Direction des ressources informationnelles (DRI) est responsable de la disponibilité de l’infrastructure informatique, du développement, de l’entretien et de l’exploitation des systèmes informatiques du Ministère. La Direction des ressources informationnelles (DRI) a principalement pour rôle de : · conseiller stratégiquement le directeur général des services à la gestion et le Ministère sur le potentiel des ressources informationnelles et les solutions informatiques pour supporter ses missions; · proposer au directeur général des services à la gestion et au Ministère les politiques de gestion appropriées en matière de technologies de l’information; · accompagner les directions utilisatrices dans la définition et la mise en place de leurs processus d'affaire et leur organisation du travail ainsi que dans la préparation de leurs dossiers d’affaires; · concevoir, effectuer l'architecture, réaliser et implanter des développements d’applications et des projets d’infrastructure technologique en concertation avec les directions utilisatrices; · procéder aux différentes études et étapes de réalisation des projets conformément à la démarche de gestion de projet en TI; · assurer la formation, le support et l’encadrement des pilotes; · fournir aux utilisateurs l'assistance requise dans le fonctionnement et l'utilisation des applications et des ressources informatiques mises à leur disposition; · coordonner et administrer la sécurité de l’information numérique et des échanges électroniques conformément aux politiques et directives en vigueur au gouvernement et au ministère. 1.1.3 Identification du domaine visé par le mandat La mission du MDEIE s’inscrit principalement dans les domaines d'activités suivants : · Conception d'orientations et de stratégies touchant le développement économique, l'innovation et l'exportation; · Offre de services-conseils dans ses champs d'expertise, tant à sa clientèle qu'à ses partenaires, et réalisation des études et analyses qui soutiennent ces services; · Élaboration et mise en œuvre, directement ou par l'intermédiaire de partenaires, de mesures et programmes dans ses champs d'activités; · Promotion de l'image et des avantages du Québec à l'étranger auprès des investisseurs ; · Concertation et mobilisation de ses partenaires publics et privés. Le ministère est responsable de sa loi constitutive, des lois constitutives des sociétés d'état relevant du ministre ainsi que des lois relatives au développement industriel et au commerce. Parmi les lois relatives au commerce, il y a la Loi sur les matériaux de rembourrage et les articles rembourrés (L.R.Q., c. M-5) . Le ministère applique cette loi en recevant des demandes d'émission de permis de rembourrage provenant d'entreprises situées partout à travers le monde, en encaissant les chèques associés à ces demandes et en émettant les permis ou en les renouvelant au besoin. Le présent mandat concerne cette Loi. 1.1.4 Problématique C’est la Direction du commerce et de la construction (DCC) qui est responsable de l’application et l’administration de la Loi sur les matériaux de rembourrage et les articles rembourrés (L.R.Q., c. M-5) . La gestion de la Loi requiert l’emploi de deux (2) personnes (ETC) et traite un ensemble de 4200 demandes annuelles qui se composent à 75 % de renouvellement de permis existant et 25 % de nouvelles demandes. Près de 1000 permis (25 %) ne sont pas renouvelés. La clientèle se compose d’artisans, de fabricants et de réparateurs. Ils doivent tous détenir un permis délivré par la DCC pour pouvoir agir comme fabricant, artisan ou réparateur au Québec ou pour que leurs produits puissent être mis en vente au Québec. Les artisans doivent obligatoirement avoir leur place d’affaires au Québec ou dans une des provinces désignées par règlement, soit l’Ontario ou le Manitoba. La majorité de la clientèle (90 %) se trouve à l’extérieur du pays, notamment dans les pays d’Asie (80 % de la clientèle étrangère, p.ex. Chine, Inde). La DCC reçoit en moyenne 25 demandes par jour et les traite 95 % du temps la même journée ou le jour ouvrable suivant. Le délai moyen de traitement d’une demande est de 15 minutes. Le système Permis de rembourrage qui supporte l'application de la Loi sur les matériaux de rembourrage et les articles rembourrés se compose essentiellement d’une base de données de type Access. Ce système, basé sur une technologie non porteuse, est non centralisé mais répond tout de même aux besoins de la DCC. Les principaux processus supportés par ce système sont : · L'émission et le renouvellement d'un permis de rembourrage · L'émission des avis de renouvellement · La gestion des recettes · Le pilotage du système · La gestion des inspections Désireux de s'inscrire dans le cadre de la politique Gouvernement en ligne , le Ministère a décidé de développer une prestation électronique de services pour supporter l'application de la Loi sur les matériaux de rembourrage et les articles rembourrés. L'analyse préliminaire réalisée à cette fin a permis d'identifier les principales problématiques suivantes : · Utilisation des mauvais formulaires par les clients · Beaucoup de communications par les clients afin d'obtenir de l'information sur la loi et sur le règlement · Le délai entre le moment où le client demande un permis et le moment où il le reçoit est très long · Les formulaires sont illisibles · Les formulaires ne sont pas conformes · Les lettres-types ne sont pas normalisées ni automatisées · Erreurs de saisie · Beaucoup d'activités manuelles sans valeur ajoutée · Montants de chèques incorrects · Le ministère des Finances ne peut encaisser un chèque provenant d'une banque étrangère (autre que les États-Unis) · Le cumulatif annuel des montants perçus ne correspond pas à la réalité. 1.1.5 Objectifs et orientations de mise en œuvre On trouvera à l'ANNEXE 8, un document qui intègre l'analyse préliminaire ainsi que l'architecture du système cible Mise en ligne des permis de rembourrage (PES) . L'annexe 8 n'est pas inclus dans ce document. Vous pouvez le télécharger via SÉAO. Ce document présente notamment : · Le contexte ainsi que les objectifs poursuivis et la portée du système cible. La portée du présent mandat se limite à la livraison 1 du nouveau système , · La situation actuelle, · Les besoins à satisfaire, · La solution cible retenue, · Les impacts et bénéfices, · Les coûts estimés du projet, · Le plan de réalisation, · La stratégie de conversion, · Plusieurs annexes dont : o Les processus actuels et les processus cible, o La loi et le règlement, o Les formulaires de demande de permis, o Les documents émis dont le permis. Le Ministère ayant donné son accord pour la réalisation du système Mise en ligne des demandes de permis de rembourrage (PES) , la DRI requiert, pour compléter l'équipe de réalisation, les services d’un minimum de deux ressources externes : · Un chargé de projet · Un architecte fonctionnel · Un analyste organique. 1.1.6 Contexte technologique Les renseignements sur les principaux environnements technologique et applicatif du MDEIE, pertinents à cet appel d'offres, sont présentés selon les composantes suivantes : · Les composantes logicielles – systèmes d’exploitation serveurs · Les composantes logicielles – pour les postes clients · Les composantes logicielles – applications · Les composantes logicielles – outils de développement Les composantes logicielles – systèmes d’exploitation serveurs Les systèmes d’exploitation pour les serveurs sont actuellement répartis comme suit : Apache : Linux : 13 Netware 5.1 : 13 Win Server NT 4.0 : 6 Win. Server 2000 : 9 Win Server 2003 : 82 Autres : 5 Les composantes logicielles – pour les postes clients : Clients de courrier électronique Lotus Notes 6.5.3 Client réseau Microsoft Suite bureautique Office XP Fureteur Internet Explorer v.6.0 Client 3270 Aviva Les composantes logicielles – applications : Gestionnaire de bases de données Oracle 9i, Oracle 10g, Notes, MS-SQL et Access Gestionnaire de contenus Typo3 Gestion de dossiers clients Suite de produits Siebel 7.5.3 Services en ligne J2EE, Oracle 91AS, DELPHI, NOTES/DOMINO, IIS Gestion de courrier NOTES/DOMINO V 6.5.x Gestion documentaire Gestion virtuelle WEB Bastion Microsoft ISA 2004, Cisco PIX v6.3(4), Cisco PIX 515 v6.2 Gestion à distance du parc informatique et le déploiement d'applications sur les postes de utilisateurs internes SMS Les composantes logicielles – outils de développement : Lotus Notes LotusScript, Lotus Designer Oracle PL/SQL, Discoverer, JDeveloper, HTMLDB, TOAD JAVA Plateforme de développement SOFI, SOA Birt Siebel Tools, Actuate Le choix technologique pour les serveurs WEB et le développement interne d'applications est la plate-forme JAVA avec le framework de développement d'applications J2EE. Le logiciel QuickPlace de la compagnie IBM est utilisé pour le partage de documents et la création d'un espace de travail collaboratif accessible via un fureteur. 1.1.7 Structure de réalisation et rôle de chacune des parties Les principaux acteurs du projet sont les suivants (voir structure à la page précédente) :

1. 1.
   Le chef de Service du développement des systèmes de la DRI est responsable du projet. Il supervise globalement la réalisation des travaux conformément aux dispositions contractuelles et règle, au besoin, tout litige contractuel.
2. 2.
   Le chef de la division Développement et entretien de la DRI agit en tant que chargé de projet interne. Il coordonne l’ensemble des activités et des biens livrables associés aux travaux réalisés par le prestataire de services. Il vérifie la conformité et la qualité des résultats livrés en fonction des attentes de la clientèle. Il s’assure de la résolution des points en suspens en cours de projet.
3. 3.
   Le groupe "assurance-qualité" est formée d'architectes internes.

Son mandat est de réviser la qualité de tous les livrables produits par les ressources affectées au projet. 4 Le groupe "support au développement et à la mise en place" représente toutes les ressources de la DRI qui contribueront, de façon ponctuelle ou spécifique, au développement ou à l'implantation du système. Mentionnons, entre autres, le Service aux utilisateurs et des technologies, la division Solutions d'affaires… 5. La Direction des services à la clientèle (DSC) confirme le respect des orientations et politiques du ministère de toutes les communications destinées aux clients. Elle s'assurera notamment que le système respectera les normes d'accessibilité WEB qui entreront en vigueur en janvier 2010. Elle effectue la révision linguistique ainsi que la validation de l'ergonomie des interfaces utilisateurs. De plus, la DSC réalise les traductions anglaises tant pour les communications électroniques (Contenu WEB, documents électroniques destinés aux clients,…) que pour les communications écrites produites par le système et destinées aux clients. 6. Le pilote de la Direction du commerce et de la construction (DCC) à Montréal collabore étroitement à la réalisation des travaux en spécifiant les besoins des utilisateurs et en validant les biens livrables. Acceptant les solutions qui lui sont proposées, il consulte les utilisateurs du domaine interpellé par le développement effectué par la DRI. Les rencontres devraient pouvoir se faire par conférence téléphonique ou vidéoconférence, il se peut toutefois que quelques déplacements soient nécessaires. 7. Les utilisateurs collaborent à la définition des besoins et à leur prise en compte par les ressources du prestataire de services. Ils informent le pilote des non-conformités. Lorsque requis, ils apportent les modifications aux documents d’information. 8. L'équipe principale de réalisation qui est composée d'une part, de 4 ressources internes et de 3 ressources externes. Les ressources internes seront dégagées à plein temps pour ne travailler qu'à la réalisation technique du système. Il s'agit de 2 analystes, le premier disposant de un an d'expérience et le second de dix années d'expérience et de 2 programmeurs, le premier disposant de dix années d'expérience dont trois en JAVA et le second de trois années d'expérience toutes en JAVA. Les 4 ressources internes n'ont aucune expérience de développement de PES. Les 3 ressources externes seront composées d'un chargé de projet qui aura la responsabilité de livrer le système et qui transigera avec le ministère des Finances pour assurer le paiement par carte de crédit, d'un architecte fonctionnel et d'un analyste organique. Les ressources externes réalisent les travaux décrits à la section 2.2.1. 1.1 DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TRAVAUX À RÉALISER 1.1.1 Biens livrables à produire ou type de services à fournir Le chargé de projet Le mandat premier de cette ressource sera la charge de projet. À ce titre, il : · Organise et gère le développement de la livraison 1 du système Mise en ligne des permis de rembourrage (PES) ; · revoit les évaluations d'efforts faits lors de l'architecture du système. Il les confirme ou, le cas échéant, les révise en les justifiant pleinement; · élabore une stratégie et un plan détaillés de la réalisation de la livraison 1 qui respecte les échéances et le budget; · planifie le travail des membres (internes et externes) de l'équipe de projet; · assure la collaboration de toutes les parties impliquées dans le projet; · identifie et gère les risques; · veille au respect des normes et méthodes en vigueur au MDEIE; · assure et contrôle la qualité des biens livrables produits; · assure la documentation des travaux réalisés et des biens produits, essentielle au fonctionnement et à l'évolution du système; · propose les moyens et ressources à mettre en œuvre afin d'optimiser les conditions de réalisation de son mandat; · rend compte sur base régulière de l'état et de la progression de son mandat aux différentes instances du projet dont le chef de la division développement et entretien de la DRI et le comité de suivi du projet. Pour assumer ses responsabilités, le chargé de projet réalise un plan d'action de son mandat qu'il consigne dans un manuel d'organisation du projet (MOP). Le MOP fait état des modalités de gestion et des outils envisagés, notamment pour : · La planification du mandat : o les étapes à franchir, les activités à réaliser et les biens à produire, o le calendrier de réalisation, o les efforts et le budget requis. o L’identification, l’évaluation et la gestion des risques · Le suivi du projet : o Rencontres de suivi pré-planifiées avec un ordre du jour statutaire o La gestion des budgets · La gestion des points en suspens : o Définition et évaluation o Portée et niveau d’intervention requis o Cheminement des points en suspens · La gestion des demandes de changement : o L’introduction d’une nouvelle demande o L’évaluation des impacts administratifs, informatiques ou autres o L’évaluation des efforts et des budgets o La recommandation o Le processus d’approbation · La gestion des anomalies du système : o L’organisation, la préparation, la réalisation, le suivi de la correction des anomalies observées o La réalisation et la documentation des essais d’acceptation o La gestion de la qualité : o La conformité, la validation et l’approbation des biens livrables o Les niveaux d’approbation o La documentation et le suivi des approbations · La gestion de la documentation : o Portée o Nomenclature o Classement o Droits d'accès Dans son rôle de chargé de projet, la ressource retenue réalisera les livrables requis du guide vert (Macroscope) identifiés conjointement par le chargé de projet et le chef de la division développement et entretien de la DRI. L'architecte fonctionnel L'architecte fonctionnel sera principalement chargé de : · assister le chargé de projet externe dans la planification des étapes de réalisation et de livraison du système; · définir l’architecture logique et physique du système; · documenter l’architecture fonctionnelle du système; · soutenir les ressources de développement afin d’assurer la rencontre des objectifs fonctionnels, ainsi que des exigences techniques de l’environnement; · valider tous les dossiers fonctionnels produits; · superviser l’exécution des tests d’acceptation et d’intégration du système; · soutenir les autres collaborateurs à la réalisation ou à la mise en place du système dont les ressources du Service aux utilisateurs et des technologies; · superviser, si requis, les activités d’intégration des différentes livraisons du système; · faire valider son travail par les architectes des solutions d’affaires responsables de la qualité; · s'assurer de l’application des concepts de qualité dans la réalisation du système ; Dans son rôle d'architecte fonctionnel, la ressource retenue réalisera les livrables requis du guide vert (Macroscope) identifiés conjointement par le chargé de projet et le chef de la division développement et entretien de la DRI. L'analyste organique L'analyste organique sera principalement chargé de : · Concevoir le découpage organique, à partir de l’architecture de système et des orientations techniques du MDEIE; · Définir les règles organiques et de programmation; · Évaluer la complexité des composantes à développer; · Concevoir, réaliser et tester les applications, interfaces ou services dans un environnement utilisant la plateforme de développement JAVA avec SOFI; · Coordonner et supporter l’équipe de développement; · Collaborer aux essais unitaires; · Contrôler l’assurance-qualité des biens livrables de programmation. Dans son rôle d'analyste organique, la ressource retenue réalisera les livrables requis du guide vert (Macroscope) identifiés conjointement par le chargé de projet et le chef de la division développement et entretien de la DRI. 1.1.2 Étapes du projet et échéancier des travaux Le chapitre 8 du document d'analyse préliminaire et d'architecture de système (ANNEXE 8) présente la stratégie de réalisation du système, le chapitre 9 présente une évaluation des efforts requis et le chapitre 10, une planification sommaire de réalisation. Il appartiendra au chargé de projet, dans le cadre de la réalisation du Manuel d'organisation de projet (MOP), de confirmer les évaluations d'efforts ainsi que la planification contenues dans le document ou, le cas échéant, de les réviser en justifiant les écarts. Le présent mandat se déroulera sur une durée approximative de neuf (9) mois à compter de l'entrée en fonction du chargé de projet. 1.1.3 Envergure du mandat Le prestataire de services ne doit considérer cet ordre de grandeur qu’à titre indicatif et non comme des minimums et des maximums. De 100 000 $ à 130 000 $. 1.2 MODALITÉS D’EXÉCUTION ET DE GESTION DU MANDAT 1.2.1 Exigences relatives à l’exécution du mandat Les travaux seront réalisés dans les locaux du MDEIE selon l’horaire normal de travail (semaine de 35 heures). Les travaux seront réalisés dans une approche de gestion par projet et conformément à la méthode de développement du MDEIE : le guide vert (Macroscope). L’organisation du projet, les rôles et responsabilités, l’approbation des biens livrables, la communication des informations nécessaires, la résolution des points en suspens ainsi que la vérification de la qualité des biens livrables du projet seront convenus entre le MDEIE et le prestataire de services et seront formalisés dans un manuel d’organisation de projet (MOP). 1.2.2 Équipement (logiciels ou composantes) nécessaire ou mis à la disposition du prestataire de services. Pour la durée du contrat, le MDEIE offre au prestataire de services, selon les disponibilités, les services de soutien suivants : · un maximum de 3 espaces de travail sur les lieux d’exécution du mandat; · l’accès au réseau de télécommunications et au réseau local selon les besoins; · le service de photocopie; · le service téléphonique excluant les appels interurbains; · les postes de travail avec les logiciels habituels. Le MDEIE exclut tout service de secrétariat. Le prestataire de services devra assumer les frais de secrétariat, de papeterie, d’articles de bureau et d’espace de stationnement. Les documents devront être réalisés avec les outils de la suite Microsoft ou tout autre logiciel en usage au MDEIE. Tous les logiciels et versions de ces logiciels utilisés pour fins de documentation devront être préalablement acceptés par le MDEIE. 1.2.3 Rapports d’étape Une revue de projet est produite par le chargé de projet externe sur une base régulière, habituellement à toutes les deux (2) semaines. Elle comprend l’état d’avancement des travaux, le suivi des efforts et des coûts impliqués, l’état de la situation par rapport à la planification, les points en suspens et leur résolution, les demandes de changements, les objectifs de réalisation de la prochaine période et les décisions et orientations attendues. 1.2.4 Rencontres entre le donneur d’ouvrage et le prestataire de services Il y aura une rencontre au début du mandat avec le prestataire de services. Une rencontre mensuelle sera par la suite tenue au cours de laquelle le rapport d’étape, prévu à l’article 2.3.3, servira de document de référence pour les discussions et pour effectuer, le cas échéant, les mises au point nécessaires pour le bon déroulement des interventions du prestataire de services. 1.2.5 Modalités de suivi d’exécution Le chargé de projet externe conviendra avec chef de la division développement et entretien de la DRI des modalités d'un suivi continu de l'exécution du mandat. Le MOP que réalisera le chargé de projet précisera les modalités de suivi d'exécution du projet convenues. 1.2.6 Processus de réception et d’approbation des biens livrables ou des services rendus Le chef de la division développement et entretien de la DRI reçoit, vérifie la conformité et la qualité des biens produits par le prestataire de services, requiert des ajustements lorsque requis et les approuve.