Acquisition d’une solution pour la gestion des bourses d’étude

Objectifs et orientations de mise en œuvre L’UdeM désire procéder à l’acquisition d’une solution clé en main spécialisée dans le but de moderniser et d’uniformiser les processus de gestion des concours de bourses étudiantes ou de recherches, de l’affichage des bourses disponibles à l’autorisation des paiements en passant par la sélection des candidats, la validation des dossiers ou la sélection des évaluateurs. Le contrat de service sera d’une durée de 5 ans. Cette acquisition doit permettre de répondre aux cinq grands besoins d’affaires suivants : § Supporter l’affichage des bourses § Supporter la gestion des candidatures § Supporter les processus d’évaluation des candidatures § Supporter la gestion des évaluateurs § Supporter la gestion des octrois Tout en fournissant des fonctionnalités comme : § Une gestion décentralisée des accès (données et applicatifs) § Des affichages dynamiques et adaptés § La production de diverses statistiques et de rapports sur celles-ci § Un engin de notification automatiques et personnalisable Et ce, en respectant : § Les principes de sécurité de l’UdeM, les lois Québécoises et Canadiennes sur les données sensibles comme la loi 25 § Le caractère francophone de l’UdeM. Il est prévu que l’implantation débute juste après l’adjudication du contrat dans les services ESP et SVÉ. Pour les facultés et écoles, ce sera réalisé progressivement selon les disponibilités des unités en question avec le soutien des supers-utilisateurs. Pour être admissibles à soumissionner, le soumissionnaire doit respecter les exigences suivantes : Ø Offre une solution SAAS (haute disponibilité et relève gérée par le prestataire de services) Ø Solution SAAS doit être hébergé au Canada et/ou au Québec Ø La solution doit être utilisée par une autre université ou par une autre unité de l'UdeM. Et répondre aux critères suivants : Ø Supporter les fonctionnalités énumérées dans l’Annexe A ; Ø Avoir une capacité volumétrique de 400 concours et fournir avec la solution 40 modèles de concours. Ces modèles seront utilisés par les usagers pour la création des concours supplémentaires. En cours de contrat, l’Université se réserve le droit de demander jusqu’à 60 autres modèles de concours. Ø La solution doit offrir aux utilisateurs la possibilité de créer facilement des concours supplémentaires en copiant les modèles parmi les 40 concours déjà disponibles. Ø Faire la formation des administrateurs et des super utilisateurs. Le prestataire de service devra former des membres de l’UdeM identifiés à la bonne utilisation de leur solution afin qu’ils puissent, à leur tour, transmettre efficacement les compétences ou les connaissances aux futurs utilisateurs L'Université de Montréal ne s'engage à accepter aucune des Soumissions reçues. Tout renseignement peut être obtenu auprès de Sylvain Champagne au courriel (courriel sur l'avis officiel) Les documents d'appel d'offres ne peuvent être obtenus que par l'intermédiaire du système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SEAO), selon les modalités prescrites par cet organisme et les tarifs en vigueur.