Plan Directeur Clinique et Immobilier (PDCI) pour six installations du CIUSSS de l’Estrie - CHUS

Le premier plan clinique est pour la modernisation des soins critiques (médicaux, coronariens et chirurgicaux) de l’installation Hôpital Fleurimont en les regroupant à un seul endroit. Le second plan clinique est pour la rénovation de deux unités de soins, soit l’unité mère-enfant et la santé mentale de l’installation Hôpital de Granby. Ces deux plans cliniques serviront d’intrant pour obtenir les avis de pertinences cliniques, auprès du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), requis pour que les projets soient inscrits au Plan québécois des infrastructures (PQI) 2021-2031. Le fournisseur de service doit démontrer qu’il peut interpréter et tirer des conclusions des diverses bases de données de l’Établissement et du MSSS, notamment le AS-478, Institut de la statistique du Québec (ISQ), Institut national de santé publique (INSPQ), banque de données ministérielles, tel que APR-DRG, MED-ECHO, etc, 1.2 APPROCHE DE RÉALISATION ET ÉCHÉANCIER Le CIUSSSE-CHUS assumera la gestion de la planification du projet. Un comité de gestion du projet composé de représentants de l’Établissement et de la firme de professionnels sera formé dès le départ pour s’assurer d’un processus décisionnel efficace et obtenir la meilleure collaboration de tous les intervenants. Compte tenu du cours échéancier de réalisation du projet, les plans cliniques pour les deux installations seront réalisés en simultanés. Un échéancier détaillé de travail sera élaboré avec la firme de professionnels retenu et des jalons de dépôt des documents seront établis. Compte tenu des délais très courts, plusieurs étapes de la démarche de projet devront être réalisées en parallèles. L’échéancier préliminaire de l’exercice d’élaboration des plans cliniques est le suivant : • Réunion de démarrage : juillet 2020 • Début du travail avec les services cliniques : août 2020 • Fin de l’exercice d’élaboration des plans cliniques : 30 octobre 2020 • Période d’analyse des plans cliniques au MSSS et corrections : novembre 2020 • Dépôt des plans cliniques finaux au ministère de la Santé et des Services sociaux et corrections : 4 décembre 2020 • Réception de l’avis de pertinence du MSSS sur les plans cliniques : 18 décembre 2020 Pour chacune des installations, un rapport final répondant aux exigences du Guide d’élaboration du plan clinique version 2014 du MSSS sera déposé.. Les livrables attendus pour chacune des installations faisant l’objet d’un plan clinique I doivent répondre minimalement aux exigences du Guide d’élaboration du plan clinique version 2014 de MSSS, mais sans s’y limiter: • Sommaire exécutif • L’Établissement, l’installation et sa population à desservir o Mission, vision et valeurs ? Historique de l’établissement et de l’installation ? Profil populationnel pour le réseau territoire de services (RTS) et le réseau local de services (RLS) de l’installation faisant l’objet du plan clinique ? Données démographiques de la région ? Épidémiologie du RLS couvert par l’installation • L’offre de services cliniques actuelle o Les ressources disponibles o Statistiques des volumes d’activités pour les divers secteurs d’activités o Entente de service avec d’autres installations o Enjeux cliniques principaux o Milieu physique actuel o Mission universitaire o Services spécifiques offerts o Nombre de lits par service o Plan d’effectifs médicaux o Problématique de fonctionnement o Projets passés mis en place pour tenter de régler les problématiques. o Admission, durée moyenne de séjour, volume d’activités des programmes existants o Spécifiquement pour les soins critiques ? Liens fonctionnels entre le bloc opératoire, l’urgence et les unités de soins pertinentes o Spécifiquement pour le secteur de l’unité de santé mentale ? Type d’établissement. ? Type de soins offerts en psychiatrie (intensifs en psychiatrie, aigus, de réadaptation, en gérontopsychiatrie, en pédopsychiatrie, en psychiatrie légale, dans un hôpital de jour, autre). ? Pour la psychiatrie légale, désignation officielle. ? Faire la démonstration que les équipes de première ligne adulte, jeunesse, de suivi intensif et de suivi d’intensité variable sont en place (pourcentage de déploiement, lieu de leurs activités). ? Faire la démonstration de la mise en place des psychiatres répondants sur votre territoire ainsi que les liens avec les lieux d’exercice. ? Faire ressortir la synergie existante entre les acteurs du réseau de la santé mentale sur votre territoire, incluant les ressources communautaires. ? Décrire les locaux et leur utilisation (faire ressortir ce qui est problématique). • L’offre de services cliniques proposée o Justification sommaire du besoin ? Valeurs et philosophie menant au projet actuel. ? Lien avec le plan stratégique. o Projection pour les 10 à 15 prochaines années à partir des données démographiques o Services ciblés par le projet o Identification des liens avec les autres établissements du CIUSSSE-CHUS o Trajectoires patients o Organisation souhaitée en fonction des tendances émergentes (processus, etc.); o Liens avec les orientations ministérielles o Avantages pour la clientèle o Impacts envisagés sur l’offre de service de l’établissement et du CIUSSSE-CHUS o Impacts d’autres projets en élaboration ou de projets immobiliers en cours sur le présent plan clinique o Écart entre l’offre de service réelle et l’offre de service souhaitée o -Révision de processus et optimisation ? Démonstration des révisions de processus mises en place; ? Optimisation des ressources humaines ainsi que matérielles; ? Statistiques concernant l’amélioration de la rétention de clientèle. o - Ressources ? Humaines : • projeter les besoins en ressources humaines requises (présentes, développement, etc.) et les enjeux en lien avec ces dernières (recrutement, pénurie, rétention). ? Financières : • estimer les budgets requis en lien avec les budgets de fonctionnement (de haut niveau) ainsi que ceux requis pour les équipements qui ont un impact immobilier; • documenter les sources de financement confirmées. ? Matérielles : • examiner les équipements qui ont un impact sur la programmation des besoins; • évaluer les impacts fonctionnels reliés à ces derniers. ? Informationnelles : • évaluer les besoins en matière de technologie de l’information et communication; • évaluer les possibilités d’utiliser la télésanté; • Revenir sur les impacts d’un statu quo • L’avant-projet sommaire o Démontrer comment ce plan clinique s’intègre avec le plan directeur clinique et immobilier (PDCI) de l’installation à l’étude. o Dimensionner les besoins immobiliers des services faisant l’objet du plan clinique Le fournisseur de services professionnels sera responsable de la coordination des activités et de s’assurer du respect des paramètres du projet nécessaires à la réalisation complète et entière de chacune des étapes. Le fournisseur de service professionnels présentera au CIUSSSE-CHUS les livrables prescrits à la fin de chaque étape. Un délai de deux (2) semaines sera prévu pour l’évaluation par le CIUSSSE-CHUS du contenu du projet quant au contenu, à la qualité, aux coûts et aux échéanciers. Durant cette période, le CIUSSSE-CHUS se réserve le droit de demander aux fournisseurs de services professionnels d’apporter des modifications et/ou révisions nécessaires si certains paramètres ne sont pas rencontrés ou si une coordination supplémentaire est requise. 2 DESCRIPTION DE LA PORTÉE DU CONTRAT DE SERVICES 2.1 GÉNÉRALITÉS Approche de réalisation Le fournisseur de services professionnels sera responsable du respect des paramètres de contenu, de qualité et d’échéancier établis pour la réalisation du projet. Pour chacun de ces paramètres, on entend par : • Contenu : la portée des livrables à la livraison complète et entière de l’ensemble des plans cliniques; • Qualité : les caractéristiques fonctionnelles et techniques appropriés; • Échéancier : les dates de livraison des différentes étapes du projet Le fournisseur des services professionnels sera responsable de la coordination des activités et de s’assurer du respect des paramètres du projet nécessaires à la réalisation complète et entière du projet. Portée La portée du contrat de services professionnels consiste, pour son secteur d’activité; • à supporter et conseiller le CIUSSSE-CHUS pour planifier, établir, convenir et assurer le suivi, le respect et l’optimisation des paramètres de contenu, de qualité, et d’échéancier établis ; • à identifier et effectuer toutes les études et tous les relevés pertinents et requis à la préparation des plans cliniques; • à collaborer, préparer, assister et assurer le suivi de tous les documents administratifs et de supports, toutes les rencontres, toutes les réunions et toutes les présentations et autres nécessaires à l’avancement et la réalisation complète et entière du projet. Systèmes de gestion et de traitement des données Le fournisseur de services professionnels doit collaborer et s’adapter aux modes de gestion inhérents au système comptable et au système de gestion de projet qui sont en exploitation et/ou qui seront mis en oeuvre par le CIUSSSE-CHUS. 2.2 PLANS DE GESTION ET DE SUIVI Échéancier et plan de gestion des délais Le fournisseur de services professionnels élaborera, avec le CIUSSSE-CHUS, l’échéancier de travail pour l’ensemble du projet comprenant : • La liste des activités de l’échéancier sur la base principalement de la structure de découpage du projet (SDP) ; • Les attributs de chacune des activités (les codes de l’activité, la séquence permettant d’identifier et de documenter les liens logiques, les ressources nécessaires, la durée de chacune des activités en unités hebdomadaires à l’échelle du temps, les dates imposées, les contraintes et les hypothèses, etc.) ; • La liste des jalons ; • Le cheminement critique. Le fournisseur de services professionnels doit mettre à jour mensuellement et/ou réviser de façon continue les données de l’échéancier de l’ensemble du projet, en assurer le suivi et la maîtrise afin notamment : • d’identifier et d’analyser les impacts des retards anticipés sur la (les) phase(s) à venir et la date de fin de projet ; • de recommander et de mettre en oeuvre tout correctif et moyen afin de respecter et/ou accélérer l’échéancier de l’ensemble du projet. Le fournisseur des services professionnels doit assurer, tout au long du projet, la coordination et l’uniformité des données de l’échéancier de l’ensemble du projet. Gestion des communications Le fournisseur de services professionnels doit collaborer, convenir, diffuser et mettre à la disposition à l’ensemble des intervenants au projet, l’information appropriée à l’avancement du projet. Les communications avec les médias et les organismes publics ainsi que les communications internes de l’établissement sont sous la responsabilité du CIUSSSE-CHUS. 2.3 DÉMARRAGE DU PROJET Le fournisseur de services professionnels doit prendre connaissance et s’approprier les données disponibles du projet à ce jour afin de les évaluer en fonction des objectifs de contenu, de qualité, et d’échéancier poursuivis pour la réalisation de l’ensemble du projet.