Production et distribution de la facturation annuelle de taxes scolaires (2016-17)

DESCRIPTION DES BESOINS

Facturation de taxes scolaires 2016-2017 1. Date de facturation: La date d’envoi de notre facturation annuelle pour 2016-2017 est le 29 juillet 2016. 2. Papeterie: ? 70,000* formulaires de facture imprimée** (selon les spécifications de la CSWQ avec 2 talons détachables incorporés - spécimen en pièce jointe) ? 60,000* enveloppes retour affaires pré-identifiées (impression noire) *** ? 60,000* enveloppes postales standards avec deux fenêtres ? 2,000 Courrier sortant 9 1/2 x 14 1/2 (imprimé avec logo et adresse de retour) * les quantités sont approximatives et sont susceptibles de fluctuer jusqu’à un maximum de 10% ** poids minimal du papier = 48M *** en option seulement DISTRIBUTION ANNUELLE Ceci devrait inclure une confirmation de réception de fichiers avec statistiques ainsi qu’un imprimé de compte acheminés à Nancy Kock via courriel (courriel sur l'avis officiel) dans les 4 à 6 heures de réception du fichier. Ces communications permettront l’obtention des accords nécessaires pour poursuivre les travaux. Un tri de courrier et regroupement de factures multiples destinées à la même adresse doit être inclus dans le processus. 3. Réception de fichiers: Pour 16h00 le 8 juillet 2016 (Gros envoi de 70 000 environ). 4. Production d'un document contenant les détails de toutes les factures traitées. 5. Tri avant l’envoi afin que plusieurs factures pour le même nom et adresse postale soient insérées dans la même enveloppe. (Les grandes enveloppes sont demandées pour les envois de plus de 4 documents) 6. La transmission de fichiers de la CSWQ à l'imprimerie doit être faite électroniquement par le biais d’un site sécurisé. Le volume des gros fichiers représentera environ 280 000 Koctets. Il est souhaité que le processus de téléchargement de ce fichier soit le fruit d’un effort de collaboration doublé de l’appui du destinataire, jusqu'à ce que toute la transmission des données soit complétée dans le format requis. 7. Code MICR variable (avec garantie bancaire) est imprimé sur chaque facture pendant la production.