Service d'implantation et de maintenance d'une solution de gestion intégrée des documents (GID).

Les documents de l'Université, peu importe leur support, témoignent de la mission, des principes fondateurs, des valeurs, des structures, des méthodes et des fonctions de l'Université et lui permettant de réaliser sa mission et d’honorer ses obligations. Pour ce faire, l’Université doit être en mesure d'exercer un sain contrôle de la production, de la conservation, de la transmission et de la préservation ou de l’élimination de ses documents. Dans une optique de gérer la masse documentaire produite dans le cadre de ses activités d’enseignement, de recherche et d’administration, l'Université Laval est à réaliser la mise en place d’un programme institutionnel de gestion intégrée des documents (GID), lequel comporte, entre autres, une composante logiciel. La GID étant la gestion des documents et des dossiers, peu importe leur support et leur format, durant tout leur cycle de vie, soit de leur création ou réception jusqu’à leur élimination ou leur conservation. À la suite d’une analyse du marché et des possibilités qui s’offrent à elle, l’Université a pris la décision d’implanter le logiciel libre québécois Constellio EIM. Cette décision repose, principalement, sur le fait que ce logiciel : Est libre et gratuit; Offre un module d’audit qui permet un suivi et une reddition de compte en lien avec le programme de GID; Offre de grandes possibilités de personnalisation, ce qui permet la création d’interfaces utilisateurs personnalisées et conviviales; Est conforme aux principes définis par le gouvernement du Québec en gestion intégrée des documents; Couvre les principales exigences de gestion intégrée des documents de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives de l’Université (DGDAA); S’intègre à l’infrastructure technologique en place et permet la gestion des documents à partir d’applications de tous genres et leur conservation; Constellio EIM est un logiciel libre sous licence AGPL 3.0. Plusieurs organismes publics contribuent à son développement par le biais d’une communauté « logicielle libre » dont font partie, entre autres, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), l’Université Laval, l’Université du Québec à Montréal (UQAM), les Hautes études commerciales (HEC), l’École Polytechnique de Montréal, la Société d’habitation du Québec (SHQ), la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ), le ministère de la Culture et des communications et le ministère de la Famille. Cependant, en raison de nombreux grands projets de technologies de l’information actuellement en cours, l’Université manque de ressources internes ayant les connaissances appropriées pour réaliser rapidement les travaux permettant l’implantation de la solution et le développement des nouvelles fonctionnalités (modules). Elle publie donc le présent appel d’offres afin d’obtenir les services professionnels nécessaires à l’implantation de Constellio EIM comme système institutionnel de gestion intégrée des documents. Ces services professionnels comprennent : La réalisation de l’architecture de la solution, notamment son intégration dans les environnements de l’Université, son dimensionnement, sa sécurité et sa redondance; les recommandations d’implantation de l’infrastructure nécessaires; la documentation nécessaire à l’installation, la configuration, la maintenance et l’utilisation de la solution; l'implantation de l'infrastructure; l’installation de Constellio EIM; la formation et le support technique; le développement de nouvelles fonctionnalités, au besoin.