AP263 - Gestion des impressions en coût par page

La gestion du parc d’impression en mode coût par page (CPP) vise à : • Remplacer quinze (15) imprimantes couleur par : o quatorze (14) photocopieurs multifonctions couleur et une (1) imprimante couleur; • Remplacer quarante-six (46) photocopieurs multifonctions noir et blanc par : o Trente-deux (32) photocopieurs multifonctions noir et blanc, dont un (1) de table; Le fournisseur doit remplacer les équipements du parc d'impression par de nouveaux équipements lui appartenant. La gestion du parc d’impression inclut : les logiciels de gestion, les services professionnels, les pièces de maintenance et les consommables. Les services professionnels se divisent en deux volets : le volet général pour la gestion du contrat et le volet spécifique pour la gestion du projet. Au volet général, pour la gestion du contrat, les activités à réaliser par le fournisseur sont : • La participation aux rencontres régulières de suivi; • L’élaboration et la réalisation du plan pour les entretiens préventifs; • La gestion et le suivi de l’inventaire des pièces à conserver sur place; • La gestion et le suivi de l’inventaire des consommables; • La coordination et le suivi des appels de service; • L’analyse de la récurrence des incidents sur un même équipement et production des recommandations afin de procéder à la résolution des incidents, le cas échéant. Au volet spécifique pour la gestion du projet, le fournisseur doit prendre en charge les activités suivantes : • La gestion du déploiement; • La gestion du changement; ? Le plan de communication ? La formation o aux utilisateurs o au personnel de soutien • La gestion des configurations; • La gestion des installations, des mouvements, des ajouts et des changements; • La gestion des consommables et des pièces de maintenance; • La gestion des incidents; • La gestion de la disponibilité des services; • La gestion des problèmes; • La gestion de la facturation; • La gestion des rapports de consommation. Le contrat, conditionnel à la réussite du banc d’essai, est consenti pour une période de cinq ans, sans possibilité de renouvellement, et débute à la date de la signature de l’avis d’acceptation du banc d’essai. Tous les équipements proposés et livrés doivent être neufs et de fabrication courante (la Régie n’acceptera pas de prototype, ni de produits bêta), être disponibles sur le marché depuis plus de quatre-vingt-dix (90) jours et ne pas avoir une date d’introduction antérieure à 2012. Tous les produits livrés doivent être des modèles identiques, soit de même marque et ayant le même numéro de modèle que celui présenté dans la soumission. Un fournisseur qui ne peut donner suite à un bon de commande doit proposer un équipement de qualité égale ou supérieure, au même prix. La Régie n’a aucun engagement à accepter un tel équipement. De plus, elle se réserve le droit de le soumettre à un banc d’essai.

ACCORDS DE LIBÉRALISATION DES MARCHÉS PUBLICS

Compte tenu de la nature du contrat, les fournisseurs ayant un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par les accords intergouvernementaux applicables peuvent présenter une soumission.

CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ

Pour être admissible, le fournisseur doit respecter, entre autres, les conditions suivantes :

1. 1)
   Le fournisseur doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrits aux documents d’appel d’offres.
2. 2)
   La soumission doit être présentée par un fournisseur ayant, au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.
3. 3)
   Le fournisseur doit présenter avec sa soumission le formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » joint à l’annexe 1, dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui de la Régie ou contenir les mêmes dispositions.
4. 4)
   Le fournisseur doit présenter avec sa soumission la « Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de l’organisme public relativement à l’appel d’offres » jointe à l’annexe 2, dûment remplie et signée par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui de la Régie ou contenir les mêmes dispositions.
5. 5)
   Le fournisseur doit présenter avec sa soumission une copie du certificat du manufacturier des produits soumis démontrant que ce dernier détient la certification ISO 9001 : 2008;
6. 6)
   Le fournisseur doit présenter avec sa soumission une copie du certificat du manufacturier démontrant que ce dernier détient la certification d’enregistrement ISO 14001 pour chaque usine de fabrication des produits soumis;
7. 7)
   Le fournisseur doit présenter avec sa soumission le formulaire « Autorisation et engagement du fournisseur et du fabricant » joint à l’annexe 6, dûment rempli et signé par une personne autorisée;
8. 8)
   Le fournisseur doit présenter avec sa soumission « La grille des exigences » jointe à l’annexe 9, dûment remplie;
9. 9)
   Le fournisseur ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces date et heure. Par conséquent, une attestation délivrée postérieurement à ces date et heure ne sera pas acceptée.
10. 10)
    Le fournisseur n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Absence d’établissement au Québec » joint à l’annexe 5, dûment rempli et signé par une personne autorisée.
11. 11)
    Le fournisseur ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, sa période d’inadmissibilité aux contrats publics doit être terminée.
12. 12)
    Le fournisseur doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES

Disponibles à compter du jeudi 9 octobre 2015, auprès du système électronique d’appels d’offres du gouvernement du Québec «SÉAO» .

COÛT DES DOCUMENTS

Le coût est déterminé par le «SÉAO».

REPRÉSENTANT DE LA RÉGIE

Toute question relative à l'appel d'offres doit être acheminée directement et uniquement à la représentante de la Régie des rentes du Québec : Madame Célyne Boucher Téléphone : (numéro sur l'avis officiel), poste 4448 Courriel : (courriel sur l'avis officiel)

DATE ET HEURE DE CLÔTURE

Les soumissions doivent parvenir au plus tard le 2 novembre 2015 à 15 heures, heure locale, à l’adresse suivante : Régie des rentes du Québec Service des ressources matérielles Madame Célyne Boucher 2600, boulevard Laurier, Porte 360 Québec (Québec) G1V 4T3 Les fournisseurs pourront assister à l'ouverture des soumissions qui se tiendra à cette même adresse, immédiatement après l'heure de clôture. La Régie des rentes du Québec ne s'engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues. Le Responsable de l’équipe d’approvisionnements Service des ressources matérielles René Gosselin