Remplacement et réaménagement du secteur lave-chaudrons

Approche de réalisation et échéancier 5 3.4. Systèmes de gestion et de traitement des données . Erreur ! Signet non défini. 3.5. Contenu et forme des documents à produire . 5 3.6. Rencontres de coordination relatives au projet 5 3.7. Conception et mise en plan . 6 3.8. RÉALISATION . 7 3.9. Mise en service . 8 3.10. Clôture du projet 8 4. RÉMUNÉRATION DES DIFFÉRENTS SERVICES . 8 4.1. Services de base . 8 4.2. Autres services . 9 1. PRÉSENTATION L’approche de réalisation du projet prend en considération l’ensemble des services professionnels, dont : l’ingénierie comprenant les services de génie mécanique et de génie électrique ; l’architecture. La sélection des professionnels en architecture sera effectuée par un comité de sélection selon les règles et les exigences gouvernementales en vigueur, et ce, dans le cadre d’un appel d’offres sur invitation qui sollicite uniquement une démonstration de qualité des candidatures. L`Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec ci-après désignée la «IUCPQ» ou le « gestionnaire de projet » est le gestionnaire de projet désigné par le ministère de la Santé et des Services sociaux, ci-après désigné « MSSS ». À ce titre, elle est la seule interlocutrice auprès des fournisseurs pour la réalisation complète et entière du projet.

2. DESCRIPTION SOMMAIRE DU PROJET

2.1. Mise en situation Dans le cadre du projet « Mise aux normes et réaménagement du local lave-chaudrons », l’Institut Universitaire de Cardiologie et de Pneumologie de Québec souhaite obtenir les services d’une firme d’architectes pour réaliser le mandat suivant conformément aux dispositions du décret 2402-84. 2.2. Portée des travaux La firme retenue devra faire l’élaboration du programme (en se basant sur l’étude pour le remplacement du lave-chaudrons du service alimentaire de la firme Bernard & associés, à ce jour l’option 2 est celle qui est retenue), la préparation des plans et devis par phasage et le suivi de projet de construction pour la mise aux normes du local du lave-chaudrons. La mise aux normes et le réaménagement du local du lave-chaudrons implique le réaménagement du secteur pots d’eau de la cuisine. En résumé, l’entreposage de la vaisselle propre se fera dans l’emplacement du garde-manger qui sera déplacé dans une partie du secteur pots d’eau. Il est à noter que lors de la réalisation des travaux du réaménagement du local du lave-chaudrons, des installations temporaires devront être planifiés dans la laverie existante de l’hôpital. 2.2.1. Analyse des éléments suivants : Mise en contexte Analyse et impacts : -Sur la prévention des infections; -Sur la circulation; -Sur les autres locaux avoisinants; -Sur la distribution des services mécaniques et électriques. 2.2.2. Plans et devis + document d’appel d’offre pour la mise aux normes du local lave-chaudrons : Concept; Tous les relevés pertinents; Plans et devis préliminaires; Plans et devis définitifs; L’estimation des coûts à chacune des étapes; Surveillance des travaux; Échéancier du projet. 2.2.3. Documents et références fournis par l’IUCPQ : Rapport final (Étude pour le remplacement du lave-chaudrons du service alimentaire) de la firme Bernard & Associés. 2.3. Mode de gestion Le représentant de l’IUCPQ aux fins de la gestion du projet est le chargé de projets. 2.4. Mode de réalisation Le mode de réalisation est le mode traditionnel. 2.5. Coût du projet Le budget de réalisation des travaux est estimé à 350 000$ et inclut les frais généraux, l’administration et profit et les conditions de mise en œuvre. 2.6. Échéancier du projet Les professionnels retenus sont appelés à préparer les plans et devis pour les travaux correctifs à réaliser et les documents pour soumission devront être prêts pour le début mars 2015.

3. DESCRIPTION DE LA PORTÉE DU CONTRAT DE SERVICES

3.1. Généralités La portée du contrat de services du fournisseur, pour son secteur d’activité, consiste à : réaliser les plans et devis ainsi que tous les autres documents techniques en vue d’appels d’offres de construction pour la réalisation complète et entière du projet en assurant la coordination et l’intégration des documents d’appel d’offres des spécialités connexes. Pour la préparation du devis, la nomenclature du Devis directeur national – DDN (révision d’octobre 2005) doit être utilisée ; proposer au chargé de projet de l`IUCPQ des clauses complémentaires à inclure à l’appel d’offres qui permettent une réalisation plus efficiente des travaux de construction et de la gestion du chantier eu égard aux circonstances spécifiques du projet; participer à la préparation de tous les documents administratifs et de soutien, à assister aux rencontres, aux réunions et à d’autres activités nécessaires à l’avancement et à la réalisation complète et entière du projet ; mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer et garantir le maintien des activités de l’établissement tout au long de la réalisation de l’ensemble du projet, et ce, en toute sécurité pour l’ensemble des usagers ; assurer la surveillance de l’ensemble des travaux et de leur conformité aux paramètres de contenu, de qualité, de coût et d’échéancier autorisés ; assurer le support technique lors de la mise en marche des systèmes ; soutenir et conseiller le gestionnaire de projet auprès des autorités publiques, notamment la Régie du bâtiment du Québec (RBQ), la municipalité concernée ainsi que toutes les autres parties prenantes du projet, le cas échéant ; soutenir et conseiller au besoin le gestionnaire de projet dans la fermeture de tous les contrats. Pour ce faire, le fournisseur doit regrouper et intégrer à même ses services, dans sa spécialité, les expertises requises pour la réalisation complète et entière de l’ensemble du projet, notamment la réglementation du bâtiment, les systèmes de surveillance, sécurité et contrôle. L'Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec s’est fixé comme objectif d’améliorer la performance énergétique de l’ensemble de son parc immobilier. Dans cette optique, la réalisation de projets de rénovation, de réaménagement et d’agrandissement des bâtiments de l’établissement devra viser des objectifs de réduction de la consommation énergétique selon le type de projet réalisé. Dans le cadre des projets de nouvelles constructions et d’agrandissements de bâtiments, la cible de réduction de la consommation d’énergie est fixée à un minimum de 30% par rapport à la référence ASHRAE 90.1-2007. Pour tout autre projet réalisé dans les bâtiments existants, la cible est fixée à un minimum de 20% par rapport à la consommation existante du bâtiment, ou de la portion du bâtiment touchée par les travaux. La firme retenue devra inscrire le ou les projets au Programme Bâtiments d’Hydro-Québec géré par ÉnerCible, réaliser les démarches nécessaires (proposition de réduction de la consommation, obtention d’une lettre d’entente, présentation des simulations, fichiers de calculs, fiches techniques, plans, devis etc.) afin de permettre l’obtention par l’établissement des appuis financiers auxquels il a droit dans le cadre du projet faisant partie du présent appel d’offres. La firme pourra trouver sur le site internet www.programmebatiments.com toutes les informations nécessaires pour être en mesure de présenter les demandes d’appui financier. Enfin, la firme devra prévoir dans son équipe, un ingénieur ou technicien spécialisé en efficacité énergétique ainsi que dans les demandes d’appui financier auprès d’Hydro-Québec. 3.2. Guides, codes, et normes Le fournisseur doit respecter les exigences ci-après décrites. L’ouvrage devra être conforme aux exigences du Code de construction du Québec 2005, au Code national du Bâtiment 2010, norme CSA Z317-2010, aux règlements de la municipalité, ainsi qu’aux dernières versions des codes, des normes, des standards, des lois et des règlements applicables ou autres recommandations acceptées par l’IUCPQ. 3.3. Approche de réalisation et échéancier Le gestionnaire de projet se réserve le droit de procéder à une analyse détaillée des documents techniques produits par les fournisseurs, de manière à s’assurer notamment du niveau de coordination et d’intégration des données de chacune des spécialités. Les fournisseurs devront apporter les modifications et/ou les révisions nécessaires, et ce, à l’intérieur des délais établis et de l’enveloppe d’honoraires déjà autorisée. Les services durant la construction, inclut la mise en service des installations et la réception sans réserve des ouvrages. 3.4. Contenu et forme des documents à produire Le fournisseur doit, dans sa spécialité, réaliser et transmettre au gestionnaire de projet les plans sur support informatique en format Acrobat (PDF) et AutoCAD (DWG). Il doit également transmettre les devis et les autres documents requis en format Acrobat (PDF), MS Word (DOC) et MS Excel (XLS). 3.5. Rencontres de coordination relatives au projet En plus des réunions nécessaires à la réalisation complète et entière du projet, les fournisseurs devront participer aux réunions de coordination décrites ci-dessous. Tous les documents déposés en réunion doivent être préalablement coordonnés et doivent respecter les paramètres autorisés du projet. 3.5.1. Réunions de gestion de projet Les réunions de gestion de projet, auxquelles doivent participer tous les chargés de projet des fournisseurs et les représentants de l`IUCPQ se tiendront de façon régulière selon un calendrier à convenir lors du démarrage du projet et, au besoin, à la demande du gestionnaire de projet. Les réunions seront coordonnées par l’architecte du projet qui assurera la production et la diffusion des comptes rendus. Les livrables suivants seront requis pour la réunion, et ce, à la demande du chargé de projet : dépôt des documents d’estimation en fonction des lots (Uniformat II, niveau III) : dépôt d’un échéancier MS Project à jour ; toute autre étude, analyse, suivi ou document requis pour une gestion performante du projet. 3.5.2. Réunions de coordination de conception Les réunions de coordination de conception, auxquelles doivent participer tous les chargés de projet et concepteurs principaux des fournisseurs et de l`IUCPQ, se tiendront toutes les deux semaines pendant la conception des plans et devis, et au besoin, à la demande de l`IUCPQ. Les livrables suivants sont requis au à la réunion : dépôt des plans, et de tout autre document en élaboration, sans préparation particulière ; toute autre étude, analyse, suivi ou document requis pour une conception optimale du projet. 3.5.3. Réunions de coordination du chantier Les réunions de coordination du chantier, auxquelles doivent participer tous les chargés de projet des fournisseurs et les représentants du IUCPQ se tiendront toutes les deux semaines pendant le chantier et, au besoin, à la demande de l`IUCPQ. Les livrables suivants sont requis plus tard trois jours avant la réunion : liste des dépôts et vérifications des dessins d’ateliers, fiches techniques de matériaux, échantillons d’ouvrage et échantillons ; liste des nouvelles demandes de changement, demandes de changement en analyse et des ODC approuvés ; toute autre étude, analyse, suivi ou document requis pour une supervision adéquate du chantier. 3.6. Conception et mise en plan 3.6.1. Plans et devis (documents pour appel d’offres – par lots) Le fournisseur doit, dans sa spécialité, préparer tous les plans et devis, les estimations des coûts (structurée selon la classification des éléments du bâtiment Uniformat II, niveaux III), les documents de soutien aux appels d’offres, les rapports, les études requises pour l’exécution complète et entière des ouvrages, des achats, des équipements et autres, conformément au programme du projet et aux paramètres de contenu, de qualité, de coût et d’échéancier établis. Les fournisseurs devront produire, à l’intérieur des devis, des listes de contrôle complètes relatives : aux dessins d’atelier et fiches techniques à soumettre par l’entrepreneur ; aux séances de formation du personnel d’opération ; aux rapports de mise en marche des différents systèmes et appareils ; aux matériaux à remettre au propriétaire à la fin des travaux ; aux garanties ; aux certificats de conformité ; la documentation requise en lien avec l’opération de l’immeuble. La liste portant sur les formations devra préciser les équipements visés, les responsables de chacune des formations ainsi que les périodes prévues pour les séances. Également, le fournisseur devra remettre au chargé de projet de l`IUCPQ, au plus tard cinq jours avant la publication de l’appel d’offres de travaux de construction, la liste complète des plans, des dessins et des devis de sa spécialité. Tout document d’appel d’offres incomplet qui expose le gestionnaire de projet à des retards ou à d’éventuelles réclamations de la part de l’entrepreneur devra être corrigé et/ou repris aux frais du fournisseur. 3.7.

RÉALISATION

3.7.1. Surveillance des travaux Le fournisseur doit, dans sa spécialité, assurer la surveillance régulière et suffisante des travaux au chantier, afin de s’assurer d’une façon générale que le progrès de l’ensemble des travaux des différents lots, leur exécution, la qualité des matériaux et de la main-d’œuvre respectent les exigences des documents d’appel d’offres, notamment leur conformité aux paramètres de contenu, de qualité, de coût et d’échéancier autorisés, et ce, dans un contexte où les opérations et les activités de l’établissement doivent être maintenues durant le chantier, le cas échéant. Le fournisseur pourra être appelé à participer à la vérification de la conformité des soumissions obtenues par appel d’offres, ainsi qu’à leur analyse, et à faire ses recommandations au gestionnaire de projet. La formation du personnel d’opération sera un préalable à la réception avec réserve des travaux et le fournisseur de services professionnels en assurera la coordination. Il y participera également en expliquant au personnel les bases de conception du bâtiment. Le personnel d’opération doit être en mesure d’assurer la gestion de l’immeuble dès la présence de l’occupant. Chaque fournisseur validera l’information qui se retrouve dans les manuels d’opération et d’entretien, puis s’assurera que celle-ci est complète avant de les remettre au gestionnaire de projet. Le fournisseur devra, dans sa spécialité, réaliser en collaboration avec le gestionnaire de projet la mise à jour et le suivi des données de l’ensemble du projet. 3.7.2. Gestion et optimisation de la qualité des travaux Le fournisseur doit, entre autres tâches : réviser les dessins d’atelier ; assurer la surveillance au chantier selon les besoins que commande le chantier ; transmettre au gestionnaire de projet un rapport de visite qui détaille les équipements, les systèmes, les zones/secteurs inspectés, et ce, au plus tard cinq jours après la réalisation de la visite ; voir à ce que les différents systèmes, composantes, réseaux et équipements prescrits aux plans et devis soient conformes aux seuils de qualité et de performance attendus ; s’assurer du respect et de l’application des règlements municipaux et publics applicables en matière de travaux de construction ; s’assurer de la réalisation complète des ordres de changement approuvés ; faire un suivi rigoureux et assidu de la correction des déficiences ; obtenir les manuels d’instruction pour l’opération des différents systèmes, composantes, réseaux et équipements de même que leur manuel d’entretien, puis faire le suivi des garanties contractuelles de chacun ; voir au transfert harmonieux des ouvrages à l’Établissement et au personnel d’opération de l’immeuble. 3.7.3. Gestion des changements approuvés (ODC) Le professionnel doit assurer la gestion, la coordination et l’intégration des changements approuvés (ODC). 3.8. Mise en service La méthodologie, pour la mise en service sera remise aux professionnels retenus. 3.9. Clôture du projet Le fournisseur doit, dans sa spécialité, soutenir et conseiller le gestionnaire de projet et, au besoin, réaliser les démarches nécessaires à la clôture du projet, notamment : participer à l’analyse et aux discussions qui concernent le règlement de toute réclamation, poursuite ou mise en demeure qui découle de la réalisation de l’ensemble du projet jusqu’à une période d’un an après la réception sans réserve de l’ouvrage ; transmettre tous les documents contractuels et techniques, les photos prises durant le projet, les comptes rendus de réunions, les rapports et tout autre document qui se rapporte au projet sur support informatique selon le format souhaité par le gestionnaire de projet ; préparer un rapport final sur les coûts et les données comptables ; préparer un calendrier des dates d’entrée en vigueur des garanties et leur durée pour l’ensemble des ouvrages ; s’assurer du respect des garanties pendant une période d’un an suivant la réception avec réserve des ouvrages ; contribuer à la réalisation du bilan de projet, en particulier sur le développement de la conception et de la construction des ouvrages, ainsi que des résultats obtenus en fonction des paramètres du projet. Le fournisseur doit, dans son secteur d’activité, réaliser les plans des ouvrages tels que construits (annotés par l’entrepreneur) sur support informatique en format Acrobat (PDF) et AutoCAD (DWG).

4. RÉMUNÉRATION DES DIFFÉRENTS SERVICES

4.1. Services de base La rémunération des services à pourcentage se fait selon les décrets applicables sur la base du coût des travaux par catégorie de bâtiment, tel que préciser à l’article 2.5 – Coût , à l’exception des services énoncés à l’article 4.2 – Autres services du présent document. La méthode à pourcentage consiste à calculer les honoraires de la firme selon des pourcentages appliqués sur le coût estimé ou réel des travaux, en fonction de l’avancement du projet, et ce, pour la préparation des plans et devis. Les honoraires, liés à la méthode à pourcentage, incluent donc tous les services professionnels prévus au présent mandat. Une firme de professionnels ne peut, à l’une ou l’autre des étapes du projet, invoquer l’insuffisance d’honoraires afin de mener à terme son mandat professionnel. La méthode à pourcentage ne peut être transformée en une rémunération à taux horaire pour déterminer la quantité d’heures. L`IUCPQ effectue un suivi de l’avancement et de la qualité des livrables et non un suivi des heures travaillées pour exécuter le mandat. L`IUCPQ s’attend à ce que les firmes de professionnels réalisent en totalité le mandat et ce, à même les honoraires issus de l’application de la méthode à pourcentage et prévus aux décrets gouvernementaux en vigueur. Le professionnel doit déployer les efforts nécessaires pour exercer sa responsabilité professionnelle et s’assurer de la conformité des ouvrages aux exigences des documents d’appel d’offres. 4.1.1. Facturation selon l’avancement du projet Pour la réalisation des plans et devis, la facturation des services rendus s’effectue sur la base de l’avancement réel des livrables. 4.2. Autres services 4.2.1. Relevés et diverses études Taux horaire ou forfait payé sur acceptation d’une proposition d’honoraires à cet effet, avant d’en débuter les services. 4.2.2. Ordres de changement (ODC) Le gestionnaire de projet transmettra à la firme un tableau cumulatif qui concerne la rémunération des modifications approuvées (ODC) pour chacune d’entre elles. Les ODC qui, de l’avis du gestionnaire de projet, ont une justification d’erreur, d’omission ou de précision ne seront pas rémunérés pour la ou les disciplines fautives. De plus, les impacts de coûts et d’échéancier qui découlent d’erreurs ou d’omissions des professionnels seront comptabilisés et pourront faire l’objet d’une retenue lors du paiement des honoraires jusqu’à la conclusion d’une entente avec le fournisseur concerné. Les ODC qui peuvent s’expliquer par des conditions de chantier imprévisibles seront payés selon la méthode à pourcentage en tenant compte de la tranche correspondant au coût total des travaux. En ce qui concerne les ODC issus de demandes du client ou d’ajouts de travaux, des honoraires seront accordés selon la méthode à pourcentage en considérant ces changements comme étant indépendants du coût global des travaux et en utilisant le pourcentage de rémunération attribuable à la première tranche des coûts. Les calculs effectués selon la méthode à pourcentage pour les ordres de changement incluent l’ensemble des honoraires des grilles de calcul (conception et services durant la construction). Ainsi, le fournisseur obtient des honoraires pour les services durant la construction relatifs au changement, mais aussi des honoraires calculés selon la méthode à pourcentage pour la «conception sous forme de croquis ou de plans et le devis nécessaires à la préparation des avis de changements exigés par le propriétaire» identifiés comme «services spéciaux» dans les décrets. L’architecte obtiendra des honoraires (conception et services durant la construction) pour les ODC relatifs aux travaux des autres disciplines lorsque ses responsabilités de coordination des activités de l’ensemble des fournisseurs de services professionnels ne sont pas en cause. Pour les ODC en crédit, les honoraires seront versés en fonction de la méthode à pourcentage selon les mêmes règles citées plus haut, mais en considérant la portion de «plans et devis» seulement. 4.2.3. Service durant construction (phasage) Les honoraires, pour les services de la construction, seront payables à taux horaire en fonction des taux autorisés par les décrets en vigueur et selon des enveloppes budgétaires préétablies. Un suivi des heures sera effectué sur une base hebdomadaire. 4.2.4. Mise en service Les honoraires, pour la mise en service, seront payables à taux horaire en fonction des taux autorisés par les décrets en vigueur et selon des enveloppes budgétaires préétablies. Un suivi des heures sera effectué sur une base hebdomadaire.