Acquisition d'un camion 10 roues usagé avec équipement de déneigement s'y rattachant

2. DÉPÔT DE LA SOUMISSION

Les documents de soumission sont publiés sur le site SEAO (Système électronique d’appel d’offre). Toute soumission devra être adressée à : Municipalité de Sainte-Rita A/S : Marguerite D. Michaud, directrice générale/secrétaire-trésorière 5, rue de l’Église Ouest Sainte-Rita (Québec) G0L 4G0 Tél. : (numéro sur l'avis officiel) Téléc. : (numéro sur l'avis officiel) La soumission devra parvenir sous pli cacheté, porter l’inscription suivante : « Soumission camion 10 roues usagé avec équipements s’y rattachant» et être accompagné d’une garantie de soumission de 5% La date limite pour la réception d’une soumission est fixée à 11 heures le 01 octobre 2013.

3. OUVERTURE DES SOUMISSIONS

L’ouverture des soumissions se fera publiquement au bureau municipal à l’adresse ci-dessus à 11 h 15 le même jour. Seul le nom du soumissionnaire et le coût total de la soumission seront fournis lors de l’ouverture.

4. ÉVALUATION DES SOUMISSIONS

La municipalité de Sainte-Rita déterminera dans quelle mesure une soumission satisfait aux exigences du cahier des charges. Toute abstention à l’égard de l’une des clauses du cahier des charges sera interprétée comme étant l’incapacité du soumissionnaire à la satisfaire. Toute soumission qui ne répondrait pas à la satisfaction de la Municipalité de Sainte-Rita et aux exigences du cahier de charges sera rejetée.

5. ACCEPTATION DES SOUMISSIONS

La municipalité de Sainte-Rita n’est pas tenue d’accepter la plus basse ni aucune des soumissions reçues et est conditionnel à l’entré en vigueur du règlement d’emprunt. La municipalité de Sainte-Rita se réserve le droit de passer outre à tout vice de forme ou défaut mineur que peuvent contenir les soumissions présentées. La municipalité de Sainte-Rita n’est pas tenue de motiver l’acceptation ou le rejet de toute soumission. La municipalité de Sainte-Rita a quatre-vingt-dix (90) jours après l’ouverture des soumissions pour donner suite à cet appel d’offres et pour aviser le soumissionnaire retenu s’il y a lieu. Le prix de la soumission devra être garanti pour cette période. Seules seront considérés aux fins d’adjudication du marché les soumissions qui sont présentées par des entrepreneurs ou fournisseurs, en outre de ceux ayant un établissement au Québec, qui ont un établissement dans une province ou un territoire visé par un accord intergouvernemental de libéralisation des marchés applicable à la municipalité.

SECTION B INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

1. CONTENU ET FORMAT DE LA SOUMISSION Toute soumission devra contenir les documents suivants : - La formule de soumission annexée au présent cahier des charges (section C) complétée à la dactylographie et signée. - La section D intitulé « Spécifications techniques » du présent cahier des charges complété à la dactylographie avec chacune des pages initialisées. - Une garantie de soumission conforme à l’article 6 de la présente section. - Les formulaires de déclarations dûment complétés et signés - S’il y a lieu, une résolution de la compagnie désignant le représentant à signer la soumission Tout document présentant le véhicule offert, la garantie de base et la garantie prolongée 2. REPRÉSENTANT DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINTE-RITA Aux fins d’assurer une uniformité d’interprétation du cahier des charges et pour faciliter les échanges d’informations, la Municipalité de Sainte-Rita mandate la personne suivante pour la représenter : Mme Marguerite D. Michaud Directrice générale et secrétaire trésorière 5, rue de l’Église Ouest Sainte-Rita (Québec) G0L 4G0 Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) Courriel : (courriel sur l'avis officiel) Tout soumissionnaire devra s’adresser exclusivement à cette personne dans le cadre de cet appel d’offres à moins d’indication contraire de sa part. Tout renseignement communiqué verbalement en rapport à cet appel d’offres n’engage pas la responsabilité de la Municipalité de Sainte-Rita.

3. AMBIGUÏTÉ ET ADDENDA

Le soumissionnaire doit informer le représentant de la Municipalité de toute ambigüité ou omission qu’il pourrait rencontrer dans les documents de soumission. Si le soumissionnaire avait un doute quant à l’interprétation d’une clause, il doit en avertir aussitôt le représentant de la Municipalité afin qui celui-ci puisse faire émettre les avis de correction ou addendas nécessaires, s’il y a lieu. Le soumissionnaire ne pourra pas réclamer de la Municipalité le paiement d’aucune réclamation découlant de son défaut de signaler à la Municipalité, conformément à ce qui est mentionné précédemment, toute ambiguïté et/ou omission rencontrée dans les documents de soumission. Avant la date limite de réception des soumissions, s’il y a lieu d’expliquer, de modifier ou de compléter le cahier déjà en circulation, les personnes qui l’ont en possession en seront avisées au moyen d’un addenda signé par le représentant de la Municipalité de Sainte-Rita. Tout addenda doit être émis et reçu au moins deux (2) jours ouvrables avant la date limite de réception des soumissions, sinon cette date est alors reportée en conséquence.

4. COÛT DE PRÉPARATION DES SOUMISSIONS

La municipalité de Sainte-Rita se dégage de toute obligation et de tout frais encourus par les soumissionnaires dans la préparation de leur soumission.

5. SIGNATURE DE LA SOUMISSION

Si le soumissionnaire est une personne faisant affaires seule, sous son propre nom ou sous un autre nom, non incorporé en vertu de la loi, il peut signer lui-même la soumission. Si le soumissionnaire est une société non incorporé en vertu de la loi, tous les sociétaires doivent signer la soumission. Si le soumissionnaire est une compagnie constituée en corporation en vertu de la loi, la soumission doit être accompagnée d’une copie certifiée d’une résolution du conseil d’administration autorisant la ou les personnes indiquées à préparer et à signer la soumission. La résolution doit contenir les noms, prénoms et fonctions de ces personnes reconnues par la compagnie, en plus de porter le sceau de la compagnie.

6. GARANTIE DE SOUMISSION

Toute soumission doit être accompagnée d’une garantie de soumission. Cette garantie de soumission doit correspondre à un montant de dix pour cent (5%) du montant de la soumission et prendre la forme : • D’un chèque visé fait a l’ordre de la Municipalité de Sainte-Rita, tiré sur un compte inscrit dans une institution bancaire faisant affaires dans la province de Québec ou; • D’un cautionnement de soumission émis par une compagnie d’assurance autorisée par l’inspecteur général des institutions financières er conforme à la formule normalisée B .N .Q .1809-9523A Advenant d’un soumissionnaire retire sa soumission durant la période de validité (90 jours) ou refuse de donner suite a sa soumission, dans le cas ou elle a été acceptée, la municipalité aura droit de confisquer ipso facto la garantie de soumission, laquelle deviendra automatiquement et immédiatement la propriété de la Municipalité, et ce, sans préjudice à tous droits et recours de la Municipalité contre ledit soumissionnaire en dommages ou autres.

7. DURÉE DE LA VALIDITÉ DE LA SOUMISSION

Toute soumission présentée doit demeurer valide pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date d’ouverture des soumissions. 8. PRIX Le prix de la soumission doit comprendre toutes taxes applicables, tous frais de permis, de brevet, de main d’œuvre, d’outillage, de matériel, de transport, de douane, de préparation, de livraison (à Sainte-Rita) et les garanties offertes. Le prix total de la soumission est un prix ferme et final. La municipalité de Sainte-Rita ne paiera aucun montant additionnel ou aucune réclamation pour l’augmentation de coût durant la validité de la soumission et le délai de livraison.

9. DÉLAI DE LIVRAISON ET PÉNALITÉ

Le délai de livraison du véhicule (comprenant les équipements de déneigement) est fixé à 90 jours maximum débutant à l’adjudication du contrat. Tout retard dans la livraison fera l’objet d’une pénalité d’un montant de 200$ par jour de retard.

10. GARANTIES

Le soumissionnaire devra joindre à sa soumission un ou des documents écrits confirmant les garanties couvrant le véhicule, incluant les composantes et équipements, qu’il offre à la Municipalité. Ce document devra contenir tous les renseignements relatifs à la nature, l’étendue, la durée et les modalités d’application des garanties offertes. Voir la section D «Spécifications Techniques» pour la garantie de base demandée. Le soumissionnaire doit présenter un programme de garantie prolongée et fournir tous les renseignements relatifs à ce programme; le cas échéant, le prix de ce programme devra être indiqué à la section D «Spécifications techniques» à l’endroit approprié. Le prix du programme de garantie prolongée ne doit pas être inclus au prix total de la soumission.

11. MODALITÉ DE PAIEMENT

Sous réserve et sur l’approbation du MAMROT (Ministère des affaires municipales et de l’occupation du territoire) Le paiement du véhicule et de ses équipements sera effectué en un seul versement dans un délai de trente (30) jours suivant la livraison du véhicule et du dépôt d’une facture à la Municipalité. De plus le véhicule devra avoir été inspecté et jugé conforme aux spécifications des documents d’appels d’offres par la municipalité. 12. LOIS, RÈGLEMENTS ET PERMIS L’adjudicataire devra respecter toutes les lois et tous les règlements fédéraux et provinciaux en vigueur au moment de l’exécution des travaux et détenir tous les permis requis.

13. MODIFICATIONS

Tout changement ou substitution effectué au cours de l’assemblage ou de la fabrication du véhicule devra être approuvé au préalable par le directeur général/secrétaire-trésorier de la municipalité ou son représentant.

14. INSPECTIONS

La municipalité de Sainte-Rita se réserve le droit d’inspecter le camion. Les défectuosités ou anomalies décelées au cours de cette visite devra être corrigées aux frais de l’adjudicataire et à la satisfaction de la Municipalité. De plus la Municipalité se réserve le droit de refuser tout matériel livré et trouvé non conforme aux exigences du cahier des charges et aux normes. SECTION C FORMULE DE SOUMISSION PROJET : Camion 10 roues usagé avec équipement de déneigement s’y rattachant MUNICIPALITÉ : SAINTE-RITA DATE : _________________________________________________________ SOUMISSION DE : _________________________________________________________ ADRESSE : _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ TÉLÉPHONE : (____)_________________ TÉLÉCOPIEUR : (____)________________ Après avoir pris connaissance des spécifications du cahier des charges, je soussigné, je soussignée, m’engage par les présentes à livrer le véhicule en conformité avec ledit cahier des charges pour le prix indiqué ci-dessous; je reconnais de plus que chacune des clauses du cahier des charges fait partie intégrante de ma soumission et que j’ai reçu toutes les informations requises pour la préparation de ma soumission : Marque (camion) : _________________________________________ Modèle : _________________________________________ Année : _________________________________________ Prix du camion ; ___________________________$ Prix des accessoires, installation incluse ___________________________$ PRIX TOTAL : ______________________$ Taxe fédérale (T.P.S.); __________________________$ Taxe provinciale (T.V.Q.); __________________________$ Nom du représentant : ________________________________________________ Titre : ________________________________________________ Signature : _________________________________________________ SECTION D SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES La présente section contient les exigences minimales de la Municipalité concernant les spécifications techniques du véhicule et des équipements recherchés. Le soumissionnaire doit compléter la présente section et indiquer si le véhicule et les équipements qu’il propose sont conformes ou non à chacune de ces exigences; dans le cas où le véhicule ou l’équipement proposé n’est pas conforme à une des spécifications, il doit indiquer dans la colonne «Données des soumissionnaires» la nature de la dérogation ou l’équivalence proposée. La présente section fait partie intégrante de la formule de soumission et elle doit obligatoirement accompagner la soumission pour que celle-ci soit valide; elle ne pourra pas être remplacée par un autre document. Chacune des pages de la présente section doit porter les initiales du représentant du soumissionnaire. SECTION E FORMULAIRES DE DÉCLARATIONS DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE : TRUQUAGE DES SOUMISSIONS Je, soussigné (e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire (nom) ________________________, déclare solennellement qu’au meilleur de ma connaissance, la soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis. ET J’AI SIGNÉ : Date : DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE : GESTES D’INTIMIDATION, TRAFIC D’INFLUENCE ET CORRUPTION Je, soussigné (e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire (nom) ________________________, déclare solennellement qu’au meilleur de ma connaissance, ni moi, ni aucun des représentants, collaborateurs ou employés du soumissionnaire ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption dans le cadre de la présente demande de soumissions. ET J’AI SIGNÉ : Date : DÉCLARATION RELATIVE À DES COMMUNICATIONS DANS LE BUT D’INFLUENCER LE PROCESSUS D’OCTROI DU CONTRAT Je, soussigné(e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire (nom) , déclare ne pas m’être livré ainsi que tout représentant ou employé du soumissionnaire à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, ou, si telle communication d’influence a eu lieu, je déclare que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite. ET J’AI SIGNÉ : Date : DÉCLARATION RELATIVE AUX CONFLITS D’INTÉRÊTS Je, soussigné (e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire (nom) ________________________, déclare solennellement qu’au meilleur de ma connaissance, il n’existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts en raison de mes liens avec un membre du conseil municipal ou un fonctionnaire. ET J’AI SIGNÉ : Date : DÉCLARATION RELATIVE À UNE CAUSE D’INADMISSIBILITÉ À CONTRACTER AVEC LA MUNICIPALITÉ Je, soussigné (e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire (nom) ________________________, déclare solennellement avoir procédé à toute vérification utile et nécessaire portant sur une cause d’inadmissibilité à contracter avec la Municipalité selon la Loi. Je déclare qu’au meilleur de ma connaissance, il n’existait aucune cause d’inadmissibilité m’affectant ou affectant le soumissionnaire que je représente, rendant le contrat à intervenir illégal. ET J’AI SIGNÉ : Date :