Programme fonctionnel et technique pour la réalisation du centre régional intégré en cancérologie du CSSS AD

Le déve l oppement d’un centre régional intégré en cancérologie permettra d ’ offr i r de l a rad i o-on c o l og i e dans l a rég i on de Chaud i ère- A ppa l a c he s , et au ss i de c on s ol i der l es serv ic es rég i onau x , l es effect i fs méd ic aux et l es équ i pements méd ic aux s pé ci a l i s és né c e s sa i res au renfor c ement du programme rég i onal de l utte c ontre l e c an c er. De plus, il pe r mettra de rehau ss er et m i eux i ntégrer l’ offre de s erv ic es s ur l’ en s emb l e du c ont i nuum de s o i ns et d ’ ag i r à t i tre de c entre de référen c e auprès des autres étab li s s ements de l a rég i on. La solution immobilière proposée consiste à construire sur le terrain du CSSS Alphonse-Desjardins, un nouveau bâtiment d’une superficie d’environ 9 000 m 2 qui accueillerait des services de prévention et de traitement en cancérologie. Le projet vise également l’acquisition d’équipements de pointe en radio-oncologie et la consolidation d’un parc d’équipements en imagerie médicale. Un av i s de pert i nen c e de be s o i ns a été dépo s é l e 23 févr i er 2012, au m i n is tère de l a S anté et des S erv ic es s oc i au x . Cet av i s démontra i t cl a i rement l’ urgen c e de déve l opper l es s erv ic es de rad i o-on c o l og i e dans l a rég i on de Chaud i ère- A ppa l aches c ompte tenu de l’i n c apa ci té a c tue ll e et c roi ss ante du CHU de Québec à répondre à c es be s o i n s , asso ci é à l a c ro iss an c e des beso i ns en on c o l og i e d es deux rég i on s . 2. Révision des besoins cliniques Les besoins exprimés dans le PFT sommaire seront mis à jour en fonction des besoins populationnels, en fonction du contexte actuel et des commentaires des partenaires impliqués. Ces travaux seront exécutés par l’équipe clinique en place (CSSSAD, CHU de Québec) et le cas échéant feront l’objet de réajustement. Le tout sera validé par l’ASSS et par le MSSS. La révision des besoins cliniques sera remise à la firme retenue en cours de mandat. La firme aura la charge de l’intégrer au PFT et s’approprier le contenue. La firme s’alimentera principalement de ces besoins pour proposer une planification spatiale des espaces. Deux visites de sites de référence en radiothérapie dans la grande région de Montréal seront organisées par le CSSS. Elles s’effectueront dans la même journée. Le chargé de projet devra faire partie de la délégation. La firme pourra si elle juge approprié ajouter d’autres membres de son équipe pour cette visite. Tous les frais relatifs à cette visite doivent être inclus dans la présente soumission. 3. Principales étapes à venir du projet L’envergure du projet fait en sorte qu’il est soumis à la Politique-cadre sur la gouvernance des grands projets d’infrastructure publique. Les étapes à franchir sont définies dans la brochure Politique-cadre sur la gouvernance des grands projets fournie en annexe. Les livrables du présent appel d’offres sont des intrants pour la réalisation du dossier d’affaires initial en cours. 4. Documents disponibles lors de la réalisation du mandat · Plans pertinents des infrastructures existantes · Dossier de présentation stratégique 5. Objet : L’objet du présent appel d’offres consiste à rechercher une firme qui réalisera un programme fonctionnel et technique pour la construction d’un centre régional intégré en cancérologie et pour construire une nouvelle entrée électrique de l’hôpital. Ce PFT servira d’intrants pour la réalisation du dossier d’affaires initiale en cours. Suite à une réponse favorable du MSSS de l’avis de pertinence des besoins, le CSSS Alphonse-Desjardins a procédé à la réalisation d’un PFT sommaire en juillet 2012 qui a été intégré au dossier de présentation stratégique déposé au MSSS le 16 octobre 2012. Ils serviront de base au présent appel d’offres serviront de base à l’élaboration du programme fonctionnel et technique complet du CRIC et à la nouvelle entrée électrique. Ce PFT sera réalisé selon la méthodologie du cadre de référence normatif de la CHQ (Programme fonctionnel et technique – Méthodologie, cadre de référence normatif 8 juin 2008). (Annexe H) 6. Travaux supplémentaires Le CSSS pourra demander à la firme retenue d’exécuter toute autre analyse, étude et donnée technique nécessaire à la réalisation du projet. Pour chacune de ses demandes, la firme fournira au CSSS un estimé budgétaire pour approbation avant de débuter le travail. 7. Référence pour le projet de l’agrandissement de radiothérapie du CHU de Québec Dans l’éventualité ou le projet d’agrandissement de la radiothérapie du CHU de Québec devait se réaliser, il est convenu entre les établissements que le PFT du CRIC ainsi que des travaux et documents connexes pourront servir ultérieurement de référence pour la réalisation du PFT de la radiothérapie du CHU de Québec. Ils pourront être utilisés pour les besoins de leur projet du centre de radiothérapie. Voir conditions générales article 11 « Propriété intellectuelle ». 8. Les principes directeurs du CSSS Alphonse-Desjardins Le programme fonctionnel et technique doit être élaboré en fonction des besoins et des attentes du CSSS Alphonse-Desjardins, de sa mission, de ses valeurs, des normes ministérielles et à la Loi sur le développement durable du gouvernement du Québec et au plan d'action de développement durable du ministère de la Santé et des Services sociaux. · La priorisation d'une approche centrée sur les besoins cliniques est fondamentale et à la base du concept; · L'optimisation de l'utilisation des ressources humaines et du travail en interdisciplinarité; · L'adoption d'un concept en lien avec les nouvelles tendances architecturales qui favorisera le succès thérapeutique, l'enseignement et la promotion de la santé. · L'intégration de pratiques écologiques permettant d'offrir aux clientèles et au personnel des environnements sains et sécuritaires; · L'adoption d'un cadre de gestion et de pratiques éco responsables et l'inclusion d'énergies renouvelables ayant des incidences moindres sur l'environnement ; · Le développement et l'optimisation de l'utilisation des technologies de l'information et des équipements médicaux spécialisés. 9. Structure de réalisation Le prestataire de services sera appelé à travailler en étroite collaboration avec les intervenants du projet soit un représentant du MSSS et un de l’ASSS, l’équipe projet et les sous-comités de travail désignés par l’équipe projet. La firme retenue devra travailler de concert avec l’équipe projet qui a pour mandat de : · Valider le plan de travail ainsi que la composition des différents groupes de travail et des outils (questionnaires, formulaires, matériel) qui seront proposés par les consultants; · Coordonner les groupes de travail composés représentants du MSSS, de l’ASSS des médecins responsables, des professionnels et des gestionnaires; · Suivre et contrôler l’évolution des résultats du mandat et s’assurer que les commentaires des divers partenaires sont intégrés et que les approbations requises soient obtenues pour chaque livrable · Répondre aux différentes demandes des consultants; Le CSSS fournira à la rencontre de démarrage, le modèle de gouvernance qui sera mise en place pour la réalisation du mandat. Il intégrera les groupes ci-haut mentionnés. De son côté, la firme retenue devra définir de manière détaillée sa méthodologie de travail qui compte de ce modèle de gouvernance. Cette méthodologie devra être validée par l’équipe de projet au démarrage du projet. Afin de respecter l’échéance, chaque livrable sera validé par les intervenants au fur et à mesure de l’avancement des travaux. La firme devra participer (le chargé de projet et les spécialistes) à des rencontres de présentation des livrables et de séance de travail avec les intervenants du projet. Plan de travail PFT selon la méthodologie Programme fonctionnel et technique – Méthodologie CHQ (janvier 2008). Activités du mandat Par : Livrables Par : Rencontre de démarrage CSSS Compte rendu de la rencontre Firme Proposer un plan de travail et un calendrier des activités énoncées ci-haut en incluant une ventilation par activité et par mois des ressources utilisées (identification et effort). Firme Plan de travail et d’allocation des ressources. Firme Révision des besoins cliniques Analyse de site de référence Entrevues et collectes de données auprès de : Partenaires (CHU, ASSS, MSSS, Ville, autres) Utilisateurs (clinique, enseignement prévention des infections, autres) Services soutiens (entretien, fonctionnement des installations, GBM, informatique, autre) CSSS CSSS et Firme CSSS et Firme Compte rendu de la rencontre Visites de deux centres de radiothérapie région de Montréal Compte rendu des entrevues Firme CSSS et Firme Firme Rencontres avec les intervenants selon les sujets (travaux) exemple : définition des principes directeurs, des exigences techniques, les scénarios immobiliers, la mise en œuvre, les coûts de construction, risques et enjeux, etc. CSSS et Firme Documents de présentation et compte rendu Firme Estimation des frais administratifs contingents CSSS Grille de coûts et notes explicatives CSSS Estimation des coûts du mobilier et équipements CSSS Grille de coûts et notes explicatives CSSS Estimation des coûts d’opération CSSS Grille de coûts et notes explicatives CSSS Préparer les fiches espaces (caractéristiques, occupation, lien fonctionnel, exigences qualitatives, exigences techniques, etc.). La fiche générique proposée par la firme devra être approuvée par l’établissement avant d’être utilisée CSSS à 70 % Firme à 30 % Fiches techniques CSSS à 70 % Firme à 30 % Réalisation du PFT Firme Présentation du rapport (PFT) à 90 % pour commentaires Présentation finale intégrant les commentaires. Fournir un rapport final en version reproductible. Firme Dans la réalisation de toutes les activités et des livrables énoncés ci-haut, la f irme demeure impliquée et doit s’approprier les travaux réalisés par le CSSS afin que l’ensemble du PFT soit cohérent. 10. Échéancier du mandat Un plan de travail (étapes, méthodologie, commentaires, etc.) et un échéancier du projet doivent être déposés au dépôt de l’offre de services qui tient compte des objectifs suivants; · Signature du contrat pour le présent mandat : mi-s eptembre 2013 · Début du contrat et rencontre de démarrage : fin septembre 2013 · Dépôt du PFT : fin décembre 2013 L’échéancier final sera approuvé par le CSSS Alphonse-Desjardins lors de la rencontre de démarrage. Aucun changement subséquent du plan de travail et de la durée convenue ne sera accepté sans l’autorisation du CSSS Alphonse-Desjardins.