Impression de formulaires « Document d'authentification »

APPEL D’OFFRES

QC-RAMQ-20137053 La Régie de l'assurance maladie du Québec, ci-après appelée la Régie , personne morale légalement constituée et ayant son siège au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, requiert, par le présent appel d’offres, des soumissions de prestataires de services spécialisés dans le domaine d’impression de formulaires pour la réalisation du projet suivant : La Régie demande au prestataire de services de soumettre un prix pour l’impression, l’emballage et la livraison du formulaire « porte carte » et du papillon «étiquette don d’organes » en version française et en version anglaise. Le tout, tel que requis à la partie 2 « Description des besoins » et conforme en tous points aux exigences énoncées aux documents d’appel d’offres . Les deux (2) formulaires à imprimer et à livrer sont de format 8 ½’’ par 11’’, papier de type OCR 48 M blanc, deux couleurs recto, perforés pour permettre de détacher facilement à la main avec une pochette de plastique. La quantité totale de formulaires à imprimer est de 432 000 unités et se détaille comme suit : No du produit Description du produit Quantité 3509 Document d’authentification – version française (numéro sur l'avis officiel) Document d’authentification – version anglaise 72 000 Le contrat sera adjugé au prestataire de services qui a rencontré les conditions d’admissibilité des prestataires de services et de conformité des soumissions mentionnées aux articles 3.16 et 3.17 et qui a soumis le prix le plus bas. Le prestataire de services qui désire consulter un exemplaire des produits à réaliser, doit en faire la demande au représentant de la Régie.

SOUS-TRAITANCE

La sous-traitance est permise pour l’exécution du projet. Lorsque la soumission implique la participation de sous-traitants, la réalisation du contrat et les obligations qui en découlent y compris les exigences relatives à la qualité, demeurent sous la responsabilité du prestataire de services avec lequel la Régie a signé le contrat. Les sous-traitants doivent avoir un établissement au Québec et réaliser les travaux au Québec.

GARANTIE DE SOUMISSION

Le prestataire de services doit accompagner sa soumission d’une garantie de soumission valide pour une période de 45 jours à compter de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, au montant forfaitaire de :

1. 1)
   Trois mille sept cents dollars (3 700 $) , si la garantie est sous la forme d’un cautionnement de soumission émis à la faveur de la Régie de l’assurance maladie du Québec, par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (L.R.Q., c.A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (L.R.Q., c. S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (LC 1991, c46) et ce cautionnement doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement fourni en annexe 5;
2. 2)
   M ille huit cent cinquante dollars (1 850 $) , si la garantie est sous l’une ou l’autre des formes suivantes émise à l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec : un chèque visé; un mandat; une traite; o une lettre de garantie irrévocable, conforme aux dispositions du modèle de lettre de garantie fourni en annexe 6, émise par une banque, une caisse d’épargne ou de crédit ou par une société de fiducie ou d’épargne; o une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada (ou lorsqu’un accord intergouvernemental s’applique, par le gouvernement du territoire visé) dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans.

La Régie retient la garantie de soumission du plus bas soumissionnaire conforme jusqu’au moment de la signature du contrat. Elle retient également la garantie de soumission des deuxième et troisième plus bas soumissionnaires conformes jusqu’à concurrence de 45 jours ou jusqu’au moment de l’adjudication du contrat. La garantie de soumission sera remise à l’adjudicataire en échange de la garantie d’exécution au moment de la signature du contrat.

ACCORDS DE LIBÉRATION DES MARCHÉS PUBLICS

Cet appel d’offres n’est pas assujetti aux accords de libération des marchés publics, seuls sont admis à présenter une soumission les prestataires de services ayant un établissement au Québec.

ASSURANCE DE LA QUALITÉ

Le prestataire de services doit fournir, avec sa soumission, une copie de son certificat d’enregistrement délivré par un registraire accrédité par le Conseil canadien des normes ou par un organisme d’accréditation reconnu par celui-ci. Ce certificat indique qu’il possède un système d’assurance de la qualité couvrant la spécialité pour l’impression et reproduction de documents : niveau qualité « bureau » conforme à la norme ISO 9001 : 2008 PROCESSUS DE FRANCISATION Afin de respecter une exigence de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, un prestataire de services ayant un établissement au Québec qui, durant une période de 6 mois, emploie 50 personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte (La francisation des entreprises) doit, pour se voir octroyer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes émises par l’Office québécois de la langue française :

• ·
  une attestation d’inscription émise depuis moins de 30 mois aux entreprises inscrites à l’Office avant le 1 er octobre 2002 ou depuis moins de 18 mois aux entreprises inscrites après le 1 er octobre 2002;
• ·
  une attestation d’application d’un programme de francisation;
• ·
  un certificat de francisation.

En conséquence, tout prestataire de services visé doit annexer à sa soumission le document exigé faisant foi du respect de cette exigence. Le prestataire de services dont le nom apparaît sur la liste des prestataires de services non conformes au processus de francisation établi par l’Office québécois de la langue française ne peut se voir octroyer un contrat. Pour tout renseignement complémentaire, communiquer avec l’Office québécois de la langue française (téléphone : (numéro sur l'avis officiel) ou (numéro sur l'avis officiel)) ou consulter la rubrique « Administration publique » de son site Internet ( http://www.o ql f. g ouv.qc.ca ).

RESPONSABLE DE L’APPEL D’OFFRES

Tout questionnement devra être adressé par écrit si possible avant le 12 août 2013 à l’attention de JoAnne Noël ou de Louis-Rémi Boutin-Panneton au numéro de télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) ou par courriel au : (courriel sur l'avis officiel) . La Régie fera parvenir, via le SÉAO, les réponses à tous les prestataires de services vers le 13 août 2013. Ces questions et réponses feront partie intégrante des documents d’appel d’offres.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE DE L’APPEL D’OFFRES

Les soumissions doivent parvenir à : Madame JoAnne Noël Régie de l’assurance maladie du Québec Service de la gestion contractuelle et des ressources matérielles (POSTE DE SÉCURITÉ) 1125, Grande Allée Ouest, (Hall d’entrée – R.C.) Québec (Québec) G1S 1E7 AU PLUS TARD À 11 H, LE 21 AOÛT 2013. La Régie ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

MOTS CLÉS

Impression, formulaire SIGNATAIRE DE L’AVIS D’APPEL D’OFFRES Monsieur Serge Bégin Chef de service de la gestion contractuelle et des ressources matérielles