Contrat de services professionnels d'accompagnement en gestion intégrée des documents et en gestion de projet

La SHQ a plus de 400 employés dans ses bureaux de Québec et de Montréal et les outils et systèmes soutenant les processus d’affaires doivent être évalués et modernisés, compte tenu que l’évolution des besoins sociétaux et de l’innovation technologique. Le projet de Gestion intégrée des documents (ci-après : « GID »), est d’autant plus stratégique qu’il vise à évaluer et à optimiser la performance du système de gestion documentaire de la SHQ en tant qu’outil privilégié de consignation, d’indexation, de classement et de gestion du cycle de vie de l’information documentaire générée par les processus d’affaires de toute l’organisation. Le projet de GID, prévu dans le Plan stratégique des technologies de l’information 2011-2016, constitue un projet de grande envergure comportant d’importants enjeux organisationnels et où la gestion du changement et la réalisation des activités préparatoires à l’implantation d’un tel outil sont des facteurs critiques de succès du projet . 1 Mandat La Direction des ressources informationnelles de la SHQ requiert le Prestataire de services afin d’accompagner et soutenir la coordonnatrice du domaine d’affaires « volet archivistique » dans la réalisation des activités suivantes : · élaboration des biens livrables relatifs au cadre normatif de la GID et à la modélisation de l’information; · élaboration de la trousse d’implantation de l’outil de GID; · prise en charge des activités liées : o à la gestion du changement; o au suivi des positionnements organisationnels. La nature du mandat et des travaux nécessite les services professionnels d’un conseiller senior en gestion de projet et de GID ainsi qu’un conseiller de niveau intermédiaire en GID. Tout au long de la réalisation du mandat, le Prestataire de services doit s’assurer d’effectuer un transfert adéquat des connaissances afin que la SHQ puisse être en mesure de réutiliser les acquis en termes de compétences et de favoriser ainsi la poursuite des activités de mise en œuvre de la solution. Description des activités et biens livrables à réaliser Le conseiller senior aura pour responsabilité : · le service conseil en gestion de projet; · la rédaction de la stratégie pour les essais de conformité de la solution; · l’élaboration de différents modèles de structure de l’information (facettes, classification, métadonnées, taxonomie, etc.); · la définition de la stratégie de gestion du changement; · l’élaboration du plan d’implantation détaillé et du plan d’intervention type. Le conseiller de niveau intermédiaire aura pour responsabilité, l’élaboration et la rédaction : · du plan de classification électronique et suivi de la structure des arborescences; · du calendrier de conservation électronique; · de la politique de GID; · de la directive des courriels; · de la description des processus d’affaires sur le plan archivistique et pour le travail partagé; · de la trousse d’implantation (communication, formation, gestion du changement, etc.).