Cartouches d'encre pour imprimantes et services

Ces cartouches remises à neuf rencontrent les mêmes normes et standards de qualité que les cartouches originales (CAN/C65B-53.148) [1] . Dans le cadre de cet appel d’offre, le CHUS désire obtenir des cartouches d’encre neuves et réusinées, selon les besoins de ses différents départements. Le CHUS désire également recevoir un service d’aide, de dépannage, de réparation, d’entretien et de récupération pour son parc d’imprimantes. Le Soumissionnaire peut offrir les cartouches et les services demandés, seul ou en partenariat, mais une soumission ne proposant que l’un ou l’autre sera automatiquement rejetée. Le Soumissionnaire devra soumettre à l’endroit prévu au formulaire de soumission une offre de service d’une durée de TROIS (3) années avec une option de prolongation de DEUX (2) ans (1+1) pour la fourniture de cartouches d’encre d’imprimantes et de télécopieurs et les volets réparation/entretien et récupération demandés ci-après. Le Soumissionnaire devra également annexer TROIS (3) copies de l’offre de service dont UNE (1) originale. Le CHUS se réserve le droit de mettre fin à ce service sur un préavis de DEUX (2) mois et ceci pour chacune des CINQ (5) années mentionnées.

SERVICE

D’AIDE, DE DÉPANNAGE, DE RÉPARATION, D’ENTRETIEN ET DE RÉCUPÉRATION Le Soumissionnaire doit offrir un service d’aide, de dépannage et d’entretien avec une vérification préventive annuelle par appareil spécifié à la déclaration de conformité Annexe 7.00 E. L’Adjudicataire doit rendre disponible un numéro sans frais permettant de loger un appel de service. L’Adjudicataire s’engage à être en mesure d’offrir le soutien technique pour chacune des imprimantes pour lequel il offre une cartouche réusinée. Le CHUS ne s’engage pas à recourir aux services de soutien de l’Adjudicataire pour les imprimantes qui sont encore sous la garantie du manufacturier. L’adjudicataire doit offrir un outil libre-service web permettant la création et le suivi des bons de travail. Les délais d’intervention, présence physique d’un technicien certifié, ne devront pas dépasser 24 heures à la suite d’un appel de service régulier et quatre (4) heures dans les cas d’urgence. Les Soumissionnaires doivent proposer une banque d’heures de réparation/entretien inclus dans l’offre de contrat. Le Soumissionnaire s’engage à vérifier et à honorer les garanties du fabricant et à ne facturer que la partie qui n’est pas couverte par celles-ci. Le Soumissionnaire garantit la réparation. Si la réparation était insatisfaisante (le problème est toujours là, la réparation brise, etc.), le Fournisseur s’engage à régler le problème sans frais additionnel. VOLET réparation : SERVICE 1 – RÉPARATION SUR PLACE Le Fournisseur doit se rendre au CHUS et effectuer un premier diagnostic, dans un délai de 24 heures, ou de 4 heures selon le cas. Le Fournisseur doit évaluer la réparation à faire et obtenir l’approbation du technicien demandeur du CHUS. Sur approbation, le Fournisseur effectuera la réparation de l’équipement et, une fois terminée, il devra faire signer son bon de travail. VOLET réparation : SERVICE 2 – en atelier Lorsque l’équipement ne peut être réparé sur place, le Fournisseur s’engage à l’apporter à son atelier afin d’effectuer les réparations nécessaires. Toute réparation doit faire l’objet d’un estimé et d’une approbation préalable délivrée par le département de l’informatique du CHUS. La ou les personnes ressources seront identifiées lors de l’attribution du contrat. Le Fournisseur s’engage à retourner l’équipement réparé au CHUS, dans les meilleurs délais et à faire signer le bon de travail par les personnes-ressources nommées par les chefs du service du soutien technologique.

RAPPORT DE SERVICE

L’Adjudicataire devra faire parvenir un rapport mensuel des interventions en précisant la main d’œuvre facturable et non facturable ainsi que les pièces remplacées. L’Adjudicataire devra fournir un rapport mensuel fournissant le détail de toutes les interventions effectuées sur les imprimantes, en précisant leur numéro de série respectif.

VOLET RÉCUPÉRATION

Le Fournisseur s’engage à envoyer les équipements identifiés par le CHUS à la récupération à un centre de récupération accrédité comme l’OPEQ et de disposer des équipements déclarés inutilisables selon les normes environnementales ou municipales en vigueur. Le Fournisseur s’engage à récupérer les pièces encore utilisables de chaque type d’appareil afin de les réutiliser pour réparer d’autres imprimantes du CHUS. VOLET – Soutien Requête de soutien · L’Adjudicataire doit offrir un service de soutien du lundi au vendredi de 8 h à 17 h. · L’Adjudicataire doit être en mesure de recevoir une requête de service par téléphone, par courriel et par le Web. · L’Adjudicataire s’engage à vérifier et honorer les garanties du manufacturier pour les imprimantes utilisant des cartouches réusinées. · Lorsqu’un employé de l’Adjudicataire doit se rendre sur les lieux, il doit s’identifier clairement au nom de l’entreprise qu’il représente. Délai d’intervention De façon régulière, l’Adjudicataire doit être en mesure de prendre en charge la requête de service dans un délai maximal de 2 heures suivant l’ouverture de celle-ci. De façon régulière, l’Adjudicataire doit être en mesure de se rendre sur les lieux de l’intervention, dans un délai maximal de 4 heures suivant l’ouverture de la requête de service pour les cas d’urgence et de 24 heures dans tout autre cas. Entretien · L’Adjudicataire doit conserver en inventaire un « kit de maintenance » pour les modèles d’imprimantes spécifiés à la déclaration de conformité ANNEXE 7.00 E . Frais de service · Si le remplacement d’une pièce de cartouche réusinée est jugé nécessaire, seule la pièce sera facturée (si elle ne fait pas partie des pièces récupérées) et non le temps pour changer cette pièce.

MODALITÉS

Les demandes de réparation, d’entretien et de récupération seront communiquées au Fournisseur par des personnes ressources du CHUS identifiées lors de l’adjudication. Le CHUS refusera de payer toute intervention liée à une demande faite par un employé du fournisseur non-autorisé. Un bon de travail sera ouvert pour chaque déplacement, pour chaque intervention de récupération et pour chaque équipement. Le bon de travail pour chaque équipement devra identifier séparément les coûts associés au transport, aux pièces, à la récupération et à la main d’œuvre. Le bon de travail devra aussi inclure les éléments suivants : · La date et l'heure de l'appel · Le nom du requérant du CHUS · Le nom de l’approbateur du CHUS · La description du problème · La description du travail effectué · Le nom et le nombre de pièces changées · La date et l'heure de remise en service · Le numéro de réquisition RÉPARATION OU REMPLACEMENT D’UNE IMPRIMANTE OU D’UN TÉLÉCOPIEUR ENDOMMAGÉ PAR UNE CARTOUCHE RÉUSINÉE Advenant le cas où une cartouche réusinée endommagerait une imprimante ou un télécopieur, et dans le cas où il serait démontré que ladite cartouche est vraiment la cause du problème, le Fournisseur s’engagerait à le/la réparer sans frais ou le/la remplacer, le cas échéant, dans un délai de VINGT QUATRE (24) heures après le constat, avec les garanties appropriées. L’imprimante ou le télécopieur sera alors fourni avec les accessoires nécessaires à leur installation (câbles et logiciels d’installation). L’Adjudicataire doit offrir une garantie de 90 jours pour chacune des réparations qu’il effectue. [1] Fiche technique : Acquisition de cartouches remises à neuf, Bureau de coordination du Développement durable, Publication du Gouvernement du Québec, août 2009, 8p.