Université Montréal_ Appel offres Gestion projets, services adm., estimation et approvisionnement Lot no. 5

AVIS D’appel d’offres DE SERVICES PROFESSIONNELS ou de nature technique AUTRE QUE D’ARCHITECTURE OU D’INGÉNIERIE DATE DE L’AVIS : 17 avril 2013 PROJET : Gestion de projets - lot no.5 ORGANISME PUBLIC : L’Université de Montréal (« l’Université ») 2787, chemin des Services Campus de l’Université de Montréal Montréal (Québec) Gestionnaire de projet DE L’UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL : Marcel Caron ing., Conseiller en gestion de contrats Adresse courriel : (courriel sur l'avis officiel) TYPE DE SERVICES : Pour la prestation de services professionnels dans la spécialité suivante: Gestion de projets et Autres (spécifier) : S upport ponctuel en services administratifs, estimation et approvisionnement 1.0 CONTEXTE DE RÉALISATION DU CONTRAT L’Université de Montréal L’Université de Montréal est présente dans pratiquement tous les domaines du savoir. Elle offre un des choix de formation les plus vastes en Amérique du Nord avec plus de 250 programmes de premier cycle, plus de 180 programmes de deuxième cycle et 71 programmes de doctorat. L’Université de Montréal est composée de 13 facultés incluant plus de 60 départements, instituts et écoles. Deuxième pôle de recherche universitaire au Canada, l’Université de Montréal consacre plus de 380 millions de dollars à la recherche. Avec près de 6 000 employés réguliers dont plus de 2 000 professeurs, et plus de 36 000 étudiants, l’Université de Montréal est le plus grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche en langue française en Amérique. Elle est également l’une des 10 plus grandes universités canadiennes. On trouvera plus d’information sur le site Web de l’institution ( www.umontreal.ca ). L’Université de Montréal est un organisme public aux fins de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1). 2.0 RÉSUMÉ DU MANDAT : 2.1 Description du mandat L’Université de Montréal procède à un appel d’offres de services professionnels basé sur le mode d’adjudication « Rapport qualité-prix » dans le but de retenir les services de deux (2) entreprises spécialisées en gestion de projets pour des travaux de construction devant être effectués aux Campus de Montréal, Laval et St-Hyacinthe. De plus, ces deux (2) entreprises devront être en mesure de pouvoir fournir au besoin des ressources pour des services administratifs, d’estimation et d’approvisionnement. Les deux (2) entreprises qui seront retenues seront celles ayant obtenues lors de l’évaluation les deux (2) meilleurs rapports qualité/prix Chacune des deux (2) entreprises retenues devra être en mesure de fournir le personnel suivant : Poste Qualification obligatoire requise Nombre Remarques de personnes d’heures prévues par année par personne Gestionnaire de projets sénior (plus de 10 années d’expérience) Membre de l’OIQ ou de l’OAQ 1 1750 Gestionnaire de projets intermédiaire (entre 5 et 10 années d’expérience) Membre de l’OIQ ou de l’OAQ 1 875 Support administratif (plus de 5 années d’expérience) DEC spécialisation en gestion de bureau, ou en bureautique ou en technique administrative 1 438 Expérience jugée équivalente pourrait être considérée. Estimateur (plus de 10 années d’expérience) Formation académique pertinente 1 438 Habilité à travailler avec MasterFormat édition 2004. Approvisionneur (plus de 10 années d’expérience) Formation académique pertinente 1 219 2.2 Durée du Mandat Le début des prestations de services est tentatif à compter de mai 2013. La période de prestation de services prévue est de deux (2) ans avec possibilité de prolongation d’une année supplémentaire si le rendement est satisfaisant et les besoins existants. 2.3 Valeur estimés des projets Les gestionnaires de projet auront à réaliser plusieurs projets simultanément. Certains de leurs projets pourraient valoir plus de 1 000 000 $ chacun. 2.4 Description sommaire des services pour chacun des postes (voir les trois (3) documents DSUMP-8 pour les descriptions complètes des tâches et responsabilités afférentes au mandat) 2.4.1 Gestionnaire de projets Les Gestionnaires de projets seront responsable de la gestion complète de tous les aspects d’un projet de construction, à partir de la conception jusqu’à l’achèvement de la construction et la mise en service. La gestion de projet peut inclure, sans nécessaire s’y restreindre , les activités suivantes : - la définition des exigences du maître d’ouvrage; - l’établissement d’un programme fonctionnel; - la sélection des experts-conseils; - le design conceptuel et la planification; - la communication et les rapports avec les autorités compétentes; - l’établissement du budget et le contrôle des coûts; - la comptabilité du projet; - l’établissement du calendrier d’exécution; - l’établissement de rapports et la tenue de dossiers; - l’organisation et l’administration du projet; - la préparation des documents de conception et de contrat; - l’attribution des contrats et la relance; - la sélection des entrepreneurs et l’octroi des contrats; - l’assurance et le contrôle de la qualité; - la mise en service et les garanties; - la publicité et les relations publiques associées au projet; - le programme de sécurité. -la négociation et la gestion des riques 2.4.2 Approvisionneur Le rôle principal de l’Approvisionneur est d’assister les Gestionnaires de projets dans l’acquisition de biens, services et/ou travaux de construction nécessaires à la réalisation des projets qui leur sont confiés. Il doit travailler en étroite collaboration avec les Gestionnaires de projets, les Professionnels et les Gérants de construction pour s’assurer du bon déroulement des chantiers de construction. 2.4.3 Estimateur L’estimateur assiste le Directeur du service et les Gestionnaires de projets au niveau des estimations des travaux de construction qui peuvent s’avérer de différentes complexités. L’estimateur doit être en mesure d’émettre des estimations de classe A, B, C et D selon la norme MasterFormat édition 2004. 2.4.4 Support administratif Le support administratif assiste le Directeur du service et les Gestionnaires de projets au niveau de la gestion documentaire, de l’archivage, de la production de formulaires administratifs, de la production de procès-verbaux et de toutes autres tâches connexes. 3.0 CRITÈRES DE SÉLECTION: Critères de base et exigences spécifiques : La sélection du soumissionnaire repose notamment sur les critères suivants. 1 - PROFIL DU SOUMISSIONNAIRE ET EXIGENCES SPÉCIFIQUES 1.1 Profil du Soumissionnaire 1.2 Exigences spécifiques 1. Expérience de projets de construction majeurs et performance reconnue dans le respect du budget, de l’échéancier et des livrables. 2. Connaissance de la loi 17 (LCOP Loi sur les contrats des organismes publics), de son application et de ses règlements. 3. Avoir déjà travaillé pour un organisme public. 4. Avoir déjà travaillé dans le milieu de l’éducation institutionnelle, de préférence au niveau universitaire. L a connaissance des exigences des modes de gestion et de contrôle de l’Université de Montréal sera considérée comme un atout. 5. S ervice à la clientèle ; compréhension et validation des besoins ; satisfaction du client. 6. Capacité de la firme à fournir des ressources dédiées, sur une base permanente pour la gestion de projets, sur une base ponctuelle pour les services administratifs, d’estimation et d’approvisionnement. 7. Capacité de la firme à travailler avec des équipes multidisciplinaires. 8. La connaissance des principes du LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), de PMP (Project Management Professional) et d’intégration d e développement durable sera considérée comme un atout. Connaissance de la suite Microsoft (outlook, word et excel) et de MS-Project (échéancier, coûts, ressources). 9. Attestation de l’ASP construction (cours santé et sécurité générale sur les chantiers de construction) pour les gestionnaires de projets et toutes les autres fonctions qui pourraient devoir exercer des activités à l’intérieur du périmètre d’un chantier. 2 – EXPÉRIENCE DU SOUMISSIONNAIRE ET PERFORMANCES RÉALISÉES 2.1 Expérience du Soumissionnaire – Mandat 1 2.2 Performances réalisées – Mandat 1 2.3 Expérience du Soumissionnaire – Mandat 2 2.4 Performances réalisées – Mandat 2 2.5 Expérience du Soumissionnaire – Mandat 3 2.6 Performances réalisées – Mandat 3 3 – COMPRÉHENSION DU MANDAT, 3.1 Compréhension du mandat et de ses particularités 3.2 Méthodologie et plan de travail 4 –SYSTÈME QUALITÉ 5 –QUALIFICATION ET EXPÉRIENCE DES GESTIONNAIRES DE PROJETS Les gestionnaires de projets doivent avoir une formation et une compétence professionnelles suffisantes pour réaliser le mandat, et de plus être membre en règle de l’Ordre des ingénieurs du Québec ou des architectes du Québec. En autre avoir la connaissance des principes du LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), de PMP (Project Management Professional) et d’intégration d e développement durable sera considérée comme un atout. Connaissance de la suite Microsoft (outlook, word et excel) et de MS-Project (échéancier, coûts, ressources) et avoir l’Attestation de l’ASP construction (cours santé et sécurité générale sur les chantiers de construction. L’Université de Montréal s’attend requérir les services de professionnels senior i.e. de plus de (10) années d’expérience et intermédiaire de (5) à (10) années d’expérience. 6 –QUALIFICATION ET EXPÉRIENCE POUR SUPPORT PONCTUEL EN SERVICES ADMINISTRATIFS ET EN ESTIMATION DES COÛTS POUR TRAVAUX DE CONSTRUCTION L’Université de Montréal s’attend requérir les services d’un support administratif possédant plus de (5) années d’expérience, possédant un diplôme collégial avec spécialisation en gestion de bureau, ou en bureautique ou en techniques administratives ou encore une expérience jugée équivalente. De plus, un estimateur est requis et doit être en mesure d’émettre des estimations selon la norme MasterFormat édition 2004 et selon les classes A, B, C et D. Le soumissionnaire doit démontrer une bonne compréhension et capacité à comprendre ou à produire des estimations de coûts à partir d’énoncé des besoins, de concepts, des plans et devis préliminaires, des plans et devis pour soumission. L’Université de Montréal s’attend requérir les services d’un estimateur possédant plus de (10) années d’expérience et une formation académique pertinente. 7 –QUALIFICATION ET EXPÉRIENCE POUR SUPPORT PONCTUEL EN APPROVISIONNEMENT L’Université de Montréal s’attend requérir les services d’un approvisionneur possédant un minimum de (10) années d’expérience et une formation académique pertinente. 8 – CAPACITÉ DE RELÈVE Il est à noter que les critères de sélection énoncés ci-dessus ne c onstituent pas une liste exhaust i ve. Une description plus détaillée des critères de sélection se retrouve au document DSUMP-4B « Formulaire de soumission pour démonstration de la qualité » et au document DSUMP-19 Annexe 9 « EXPLICATIONS SUR LES CRITÈRES D’ÉVALUATION D’UNE SOUMISSION D’EXPERT-CONSEIL >>. 4.0 L’APPEL D’OFFRES 4.1 Type d’appel d’offres sera : (cocher la case appropriée) Public sur SEAO S ur invitation 4.2 Modalité d’adjudication du contrat : évaluation de la qualité et prix ajusté le plus bas. Cet appel d’offres comporte deux volets soit une évaluation de la qualité et un calcul du rapport qualité-prix. Le choix des deux (2) soumissionnaires sera fait d'après les recommandations d'un comité de sélection, selon les critères d'évaluation de qualité décrits au document intitulé DSUMP-19 Annexe 9 << EXPLICATIONS SUR LES CRITÈRES D’ÉVALUATION D’UNE SOUMISSION D’EXPERT-CONSEIL >> et après détermination des deux (2) soumissionnaires admissibles, dont la soumission est conforme, qui se sont qualifiés lors de l’évaluation de qualité, et dont les prix ajustés sont les plus bas. 4.3 Méthode(s) de paiement d’honoraires recherchée(s) : (cocher la case appropriée) méthode horaire méthode forfaitaire méthode à pourcentage 4.4 Lieu, date et heure de réception des soumissions Les soumissions devront être reçues à l’endroit ci-après indiqué, au plus tard à l’heure spécifiée ci-contre, heure locale du lieu de la réception, à la date prévue, à l’adresse suivante : Université de Montréal Pavillon de la Direction des Immeubles 2787 Chemin des Services, Bureau 122, Campus de l’Université de Montréal, Montréal Date : Vendredi 3 mai 2013 Heure locale en vigueur : 15 :00 Lieu d’ouverture des soumissions : Local 121 à moins d’avis contraire Pour être ouvertes publiquement au même endroit, le même jour et à la même heure. 4.5 Documents d’appel d’offres Tout soumissionnaire devra se conformer aux exigences contenues aux Documents d’appel d’offres énumérés au document intitulé « DSUMP-1 Liste des Documents d’appel d’offres ». 4.6 Obtention des documents d’appel d’offres Si l’appel d’offres est publié sur le système électronique d’appel d’offres (« SEAO »), les Documents d’appel d’offres et, le cas échéant, tout addenda les modifiant, ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du SEAO, soit directement sur le site : HTTP ://www.seao.ca . L e soumissionnaire devra payer les coûts requis directement à SEAO. Aucune demande de remboursement relativement à l’obtention des Documents d’appel d’offres n’est recevable par l’Université de Montréal . Si l’appel d’offres est sur invitation seulement et qu’il n’est pas publié sur le SEAO, les plans, devis et documents contractuels seront transmis électroniquement par courriel aux prestataires de services invités à soumissionner . 5.0 SÉANCE D’INFORMATION ET VISITE DES LIEUX – NON APPLICABLE Une séance d’information et une visite des lieux auront lieu le xxxx. Les soumissionnaires sont priés de se rendre à l’endroit suivant : ?, situé sur le Campus de l’Université de Montréal à l’heure prévue. Tel que prévu à l’article 3 du document intitulé « DSUMP-3 Instructions aux soumissionnaires », la présence des soumissionnaires à la séance d’information et à la visite des lieux est obligatoire et constitue une condition d’admissibilité pour présenter une soumission. Prendre note que lorsque le soumissionnaire se trouve sur le site pour une visite, la loi exige que celui-ci soit équipé de son EPI (Équipement de Protection Individuelle) règlementaire, notamment les bottes de construction, le casque et les lunettes de sécurité. À défaut, le soumissionnaire ne pourra pas effectuer la visite des lieux. Durant la séance d’information et la visite des lieux, le représentant de l’Université de Montréal prendra par écrit les questions des soumissionnaires présents et les réponses aux questions qui présentent un intérêt pour l’ensemble des soumissionnaires seront transmises par addenda via SEAO. Aucune réclamation pour manque de connaissance des lieux ne pourra être soumise ni acceptée. 6.0 Demande de renseignements Toutes les demandes de renseignements concernant le présent appel d’offres doivent être faites exclusivement par écrit et être transmises par télécopieur ou par courrier électronique, à l’attention du Responsable de l’appel d’offres ci-après désigné, aux numéros suivants : Marcel Caron ing., Conseiller en gestion de contrats, à (courriel sur l'avis officiel) 7.0 AVIS QUANT À CERTAINES CONDITIONS Les conditions d’admissibilité prévues au document intitulé « DSUMP-3 Instructions aux soumissionnaires » prévoient notamment que seuls sont admis à soumissionner les prestataires de services ayant au Québec ou dans une province ou un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où ils exercent leurs activités de façon permanente, clairement identifié à leur nom et accessible durant les heures normales de bureau. Les accords intergouvernementaux applicables sont : i) Accord sur le commerce intérieur (ACI) ii) Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario (ACCQO) iii) Accord de libération de marchés publics du Québec et Nouveau Brunswick (2008) (AQNB) 8.0 AVERTISSEMENTS 8.1 L’Université ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, ni même celle contenant le prix le plus bas, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix du marché. 8.2 Toute offre, tout don ou paiement, toute rémunération ou tout avantage en vue de se voir attribuer le Contrat est susceptible d’entraîner le rejet de la soumission ou, le cas échéant, la résiliation du Contrat. 8.3 Le fait d’obtenir ou de tenter d’obtenir l’identité des personnes composant le comité de sélection avant la transmission des résultats par le Secrétaire ou de communiquer ou tenter de communiquer avec un membre du comité relativement à l’appel d’offres pour lequel il a présenté une soumission est susceptible d’entraîner le rejet de la soumission ou, le cas échéant, la résiliation du Contrat. 8.4 Les prestataires de services qui sont inadmissibles aux contrats publics ne peuvent présenter une soumission ni conclure un sous-contrat relié directement au contrat qui est l’objet du présent appel d’offres. 8.5 Les soumissionnaires qui souhaitent conclure avec un organisme public un contrat ou un sous-contrat de services ou de construction comportant une dépense égale ou supérieure au montant déterminé par le gouvernement doivent, à la date du dépôt de leur soumission (sauf si l’appel d’offres prévoit une date différente mais antérieure à la date de la conclusion du contrat), détenir une autorisation à cet effet de l’Autorité des marchés financiers. Il incombe au soumissionnaire de vérifier quel est le montant déterminé par le gouvernement à partir duquel le soumissionnaire doit produire l’attestation de l’Autorité des marchés financiers. Au moment de l’émission du présent avis d’appel d’offres, ce montant est de quarante millions de dollars (40 000 000$) mais il peut être modifié en tout temps par le gouvernement. 8.6 Les soumissionnaires sont responsables du choix des sous-traitants, tant pour leur solvabilité que pour le contenu de leur soumission, et doivent les informer des conditions qu’ils entendent leur imposer et s’assurer qu’ils détiennent les permis et licences requis. Les soumissionnaires doivent s’assurer que leurs sous-traitants ne sont pas inscrits au Registre des entreprises inadmissibles aux contrats publics et, s’ils y sont inscrits, que leur période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée. Ils doivent de plus s’assurer que ceux-ci détiennent une autorisation émise par l’Autorité des marchés financiers aux fins de contracter avec les organismes publics si la valeur du sous-contrat est égale ou supérieure au montant déterminé par le gouvernement. 8.7 L’Université pourra, en tout temps, à sa seule discrétion, résilier le Contrat par l’envoi d’un avis écrit transmis au représentant du soumissionnaire dont la soumission aura été retenue, auquel cas celui-ci pourra réclamer paiement des sommes qui lui sont dues aux termes des Documents contractuels, les honoraires étant payables en fonction de la valeur des services déjà rendus. Le soumissionnaire dont la soumission aura été retenue ne pourra en aucun temps réclamer la perte de profits anticipés pour les services qui n’ont pas encore été rendus à la date de résiliation. FIN