Impression du formulaire « Porte carte »

APPEL D’OFFRES

QC-RAMQ-20127087 La Régie de l'assurance maladie du Québec, ci-après appelée la Régie , personne morale légalement constituée et ayant son siège au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, requiert, par le présent appel d’offres, des soumissions de prestataires de services pour la réalisation du projet suivant : La Régie demande au prestataire de services de soumettre un prix pour l’impression, l’emballage et la livraison du formulaire « Porte-carte » en version française et en version anglaise. Le tout, tel que requis à la partie 2 « Description des besoins » et conforme en tous points aux exigences énoncées aux documents d’appel d’offres . La quantité totale de formulaires à imprimer, à emballer et à livrer est de 2 496 000 unités et se détaille comme suit : Numéro Description du produit Quantité Livraisons 3350 Porte-carte français 2 160 000 (1080 boîtes de 2000 unités) 6 décembre 2012 : 360 boîtes de 2000 unités 9 janvier 2013 : 360 boîtes de 2000 unités 20 mars 2013 : 360 boîtes de 2000 unités 3410 Porte-carte anglais 336 000 (168 boîtes de 2000 unités) 6 décembre 2012 : 56 boîtes de 2000 unités 9 janvier 2013 : 56 boîtes de 2000 unités 20 mars 2013 : 56 boîtes de 2000 unités Le prestataire de services doit soumettre un prix unitaire selon les spécifications du bordereau de prix (annexe 4) pour chaque produit et le tout additionné pour obtenir un seul montant global aux fins de la détermination de la plus basse soumission conforme. Le prestataire de services qui désire se procurer un spécimen de chacun des formulaires doit en faire la demande au représentant de la Régie. Le contrat sera adjugé au prestataire de services qui a rencontré les conditions d’admissibilité des prestataires de services et de conformité des soumissions et qui a soumis le prix le plus bas.

SOUS-TRAITANCE

La sous-traitance est permise pour l’exécution du projet. Lorsque la soumission implique la participation de sous-traitants, la réalisation du contrat et les obligations qui en découlent y compris les exigences relatives à la qualité, demeurent sous la responsabilité du prestataire de services avec lequel la Régie a signé le contrat. Les sous-traitants doivent avoir un établissement au Québec et réaliser les travaux au Québec.

CONDITIONS D’ADMISIBILITÉ

Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible. 1. Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres. 2. La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. 3. Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission les formulaires « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » joint à l’annexe 1 et « Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de la Régie relativement à l’appel d’offres » joint à l’annexe 2 dûment remplis et signés par une personne autorisée. Ces formulaires doivent être ceux de la Régie ou contenir les mêmes dispositions. 4. Au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part de la Régie, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat. 5. Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces date et heure. Par conséquent, une attestation délivrée postérieurement à ces date et heure ne sera pas acceptée. 6. Le prestataire de services doit posséder un système d’assurance de la qualité dans la spécialité pour l’impression et reproduction de documents : niveau qualité « bureau » qui est conforme à la norme ISO 9001 : 2008 au moment de déposer sa soumission. 7. Le prestataire de services ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, sa période d’inadmissibilité aux contrats publics doit être terminée. 8. Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

GARANTIE DE SOUMISSION

Le prestataire de services doit accompagner sa soumission d’une garantie de soumission valide pour une période de 45 jours à compter de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, au montant forfaitaire de :

1. 1)
   Trois mille huit cents dollars (3 800 $), si la garantie est sous la forme d’un cautionnement de soumission émis à la faveur de la Régie de l’assurance maladie du Québec, par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (L.R.Q., c.A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (L.R.Q., c. S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (LC 1991, c46) et ce cautionnement doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement fourni en annexe 5;
2. 2)
   Mille neuf cents dollars (1 900 $), si la garantie est sous l’une ou l’autre des formes suivantes émise à l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec : Ø un chèque visé; Ø un mandat; Ø une traite; Ø une lettre de garantie irrévocable, conforme aux dispositions du modèle de lettre de garantie fourni en annexe 6, émise par une banque, une caisse d’épargne ou de crédit ou par une société de fiducie ou d’épargne; Ø une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans.

La Régie retient la garantie de soumission du plus bas soumissionnaire conforme jusqu’au moment de la signature du contrat. Elle retient également la garantie de soumission des deuxième et troisième plus bas soumissionnaires conformes jusqu’à concurrence de 45 jours ou jusqu’au moment de la signature du contrat par le soumissionnaire choisi. La garantie de soumission sera remise à l’adjudicataire en échange de la garantie d’exécution au moment de la signature du contrat.

GARANTIE D’EXÉCUTION

Avant la signature du contrat, le prestataire de services adjudicataire doit fournir une garantie d’exécution : 1) d’un montant équivalent à 10 % du montant du contrat, si la garantie est sous la forme d’un cautionnement de soumission émis à la faveur de la Régie de l’assurance maladie du Québec, par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (L.R.Q., c.A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (L.R.Q., c. S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (LC 1991, c46) et ce cautionnement doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement fourni en annexe 8; ou 2) d’un montant équivalent à 5 % du montant du contrat, si la garantie est fournie sous l’une ou l’autre des formes suivantes, émise à l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec : Ø un chèque visé; Ø un mandat; Ø une traite; Ø une lettre de garantie irrévocable, conforme aux dispositions du modèle de lettre de garantie fourni en annexe 9, émise par une banque, une caisse d’épargne ou de crédit ou par une société de fiducie ou d’épargne. Ø une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans.

ACCORDS DE LIBÉRATION DES MARCHÉS PUBLICS

Cet appel d’offres n’est pas assujetti aux accords de libération des marchés publics, seuls sont admis à présenter une soumission les prestataires de services ayant un établissement au Québec.

PROCESSUS DE FRANCISATION

Afin de respecter une exigence de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, un prestataire de services ayant un établissement au Québec qui, durant une période de 6 mois, emploie 50 personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte (La francisation des entreprises) doit, pour se voir octroyer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes émises par l’Office québécois de la langue française :

• ·
  une attestation d’inscription émise depuis moins de 30 mois aux entreprises inscrites à l’Office avant le 1 er octobre 2002 ou depuis moins de 18 mois aux entreprises inscrites après le 1 er octobre 2002;
• ·
  une attestation d’application d’un programme de francisation;
• ·
  un certificat de francisation.

En conséquence, tout prestataire de services visé doit annexer à sa soumission le document exigé faisant foi du respect de cette exigence. Le prestataire de services dont le nom apparaît sur la liste des prestataires de services non conformes au processus de francisation établi par l’Office québécois de la langue française ne peut se voir octroyer un contrat. Pour tout renseignement complémentaire, communiquer avec l’Office québécois de la langue française (téléphone : (numéro sur l'avis officiel) ou (numéro sur l'avis officiel)) ou consulter la rubrique « Administration publique » de son site Internet ( http://www.o ql f. g ouv.qc.ca ).

RESPONSABLE DE L’APPEL D’OFFRES

Toute demande d’information additionnelle devra être adressée par écrit si possible au plus tard le 14 novembre 2012 à l’attention de JoAnne Noël au numéro de télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) ou par courriel au : (courriel sur l'avis officiel) . La Régie fera parvenir, via SÉAO, les réponses à tous les prestataires de services vers le 15 novembre 2012.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE DE L’APPEL D’OFFRES

Les soumissions doivent parvenir à : Madame JoAnne Noël Régie de l’assurance maladie du Québec Direction de la gestion contractuelle et des ressources matérielles (POSTE DE SÉCURITÉ) 1125, Grande Allée Ouest, (Hall d’entrée – R.C.) Québec (Québec) G1S 1E7 AU PLUS TARD À 11 H, LE 19 novembre 2012. La Régie ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

MOTS CLÉS

Impression, formulaires, porte-carte SIGNATAIRE DE L’AVIS D’APPEL D’OFFRES Monsieur Serge Bégin Chef de service de la gestion contractuelle et des ressources matérielles