Arpenteurs- chemin neuf

Les soumissionnaires sont invités à assister à l’ouverture des soumissions. Les soumissions qui parviendront au bureau du directeur général après l’expiration de l’heure et de la date mentionnées au paragraphe précédent, seront refusées et retournées à l’expéditeur sans avoir été ouvertes. Il appartient aux soumissionnaires de s’assurer auprès du directeur général de la ville de Dégelis que l’enveloppe contenant leur soumission a bel et bien été reçue avant la date et l’heure prévue, et ce, quelque soit le mode de transmission utilisé par le soumissionnaire. Les soumissions (un (1) original et deux (2) copies signées séparément) devront être envoyées par lettre recommandée ou remises en main propre dans une enveloppe cachetée. Les soumissions par télécopieur ou par courrier électronique ne seront pas acceptées. Les enveloppes devront porter la mention « Services professionnels (Arpentage) dans le cadre de travaux de réfection du Chemin Neuf », et être adressées comme suit : Ville de Dégelis M. Bernard Caron, dir. gén. 369, avenue Principale Dégelis, QC G5T 2G3 Les offres de prix devront être mises individuellement dans une enveloppe cachetée portant la mention « Prix » et celle-ci devra être placée dans l’enveloppe portant la mention « Appel d’offres-Services professionnels (Arpentage) pour la réfection du Chemin Neuf ». Les soumissionnaires doivent utiliser la formule de soumission préparée à cette fin par la ville de Dégelis et jointe comme « Annexe I ». Celle-ci doit être dactylographiée et doit inclure tous les renseignements demandés. Le montant global de la soumission, incluant le coût de toutes taxes applicables, devra être indiqué à la fois en chiffres et en lettres. Tout document joint à l’original doit être reproduit et annexé à chacune des copies. L’annexe II intitulé « Déclaration du soumissionnaire » doit également être déposé avec le bordereau de soumissions dument signé à la date requise. Toute rature faite sur l’original de la formule de soumission doit être paraphée par le ou les signataires de la soumission et reproduite sur les copies. Seules les informations inscrites par le soumissionnaire peuvent être raturées. Le directeur général, à l’expiration du délai fixé pour la présentation des soumissions, divulguera publiquement le nom des soumissionnaires ayant présenté une offre dans le délai prévu au présent devis, et il transmettra une copie de cette liste aux soumissionnaires qui en font la demande. À cette étape, le directeur général n’ouvre pas les enveloppes qui contiennent les offres de prix des soumissionnaires. L’analyse de la qualité des offres reçues sera faite par l’entremise d’un comité de sélection. Cette analyse sera faite par l’application d’un système de pondération et d’évaluation des offres reçues, permettant d’identifier la soumission la plus avantageuse pour la ville de Dégelis. Les modalités de ce système sont décrites au présent devis. La ville de Dégelis se réserve le droit de retrancher du mandat qui sera accordé, certaines parties des services requis en vertu du présent appel d’offres, et ce, sans que le soumissionnaire puisse retirer sa soumission ou réviser à la hausse le prix soumis pour la réalisation de l’une ou l’autre des parties du mandat accordé. La ville de Dégelis ne s’engage à accepter ni la soumission ayant obtenue le meilleur pointage final, ni aucune autre des soumissions présentées. 3. Préparation de la soumission 3.1 Frais de soumission Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement relativement aux frais engagés pour la préparation de sa soumission, ni pour l’obtention du document d’appel d’offres. 3.2 Examen des lieux Afin d’établir l’étendue des obligations auxquelles il s’engage et des risques inhérents aux services ou travaux qu’il doit éventuellement exécuter, le soumissionnaire est tenu, avant de préparer sa soumission :

1. a)
   D’étudier soigneusement les documents de la soumission;
2. b)
   D’examiner les endroits où les travaux devront être réalisés;
3. c)
   D’exécuter les travaux tels que mentionné au devis; 3.3 Renseignements oraux Aucun renseignement oral obtenu relativement aux documents de la soumission n’engage la responsabilité de la ville de Dégelis et son représentant. 3.4 Nombre de soumissions Le soumissionnaire ne peut présenter plus d’une soumission. 3.5 Prix et quantités a) Le prix forfaitaire soumis comprend : la fourniture du matériel et des équipements nécessaires à la réalisation du mandat. Les profits, frais généraux, frais de déplacement, d’hébergement et de repas, les taxes et toutes dépenses inhérentes à l’exécution du mandat, excluant la taxe fédérale sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ). La TPS et la TVQ applicables sont indiquées séparément dans le bordereau de soumission. b) Le prix forfaitaire soumis sur le formulaire de soumission devra être ventilé selon les différentes sections du mandat tel que défini au point 5.2.5, et est fixe pour la durée du contrat. 3.6 Changement concernant les documents d’appel d’offres Aucun changement ne devra être apporté sur les blancs des formules de soumissions. Le soumissionnaire est prié d’avertir le représentant de la ville de Dégelis de toute ambiguïté ou de toute omission qu’il pourrait rencontrer dans les documents de la soumission. Si le soumissionnaire avait des doutes quant à l’interprétation de certaines clauses des documents de soumission, il devrait en aviser aussitôt, par écrit, le représentant de la Ville afin que celui-ci puisse émettre les avis de correction nécessaires, s’il y a lieu. 3.7 Représentant de la ville de Dégelis Afin d’assurer une uniformité d’interprétation des présents documents d’appel d’offres, et pour faciliter les échanges d’information, la ville de Dégelis mandate les personnes suivantes pour la représenter : M. Vianney Dumont Directeur des travaux publics et urbanisme Tél. : (numéro sur l'avis officiel), poste 109 Cell. : (numéro sur l'avis officiel) Adresse électronique : (courriel sur l'avis officiel) M. Bernard Caron Directeur général Tél. : (numéro sur l'avis officiel), poste 102 Cell. : (numéro sur l'avis officiel) Adresse électronique : (courriel sur l'avis officiel) Toute question concernant le contenu des présents documents d’appel d’offres doit être confirmée par écrit, à défaut de quoi, elle ne sera pas considérée. 3.8 Représentant du soumissionnaire Le soumissionnaire est obligé de désigner un représentant qui agira pendant toute la durée du mandat, comme personne-ressource auprès du représentant de la Ville. 3.9 Soumissionnaire unique Si la soumission implique la participation de plus d’une firme, il sera indispensable de reconnaître l’une d’elles comme « Le soumissionnaire » responsable de la totalité de la soumission et de la réalisation du contrat; les autres firmes seront alors considérées comme « les sous-traitants ». 3.10 Identification du soumissionnaire et statut juridique Pour les fins d’identification, le soumissionnaire doit joindre à sa soumission les informations suivantes : a) S’il s’agit d’une société : nom, prénom, adresse du domicile de tous les associés et adresse de la place d’affaires; b) S’il s’agit d’une compagnie ou d’une corporation légalement constituée : adresse de la place d’affaires (si la place d’affaires est en dehors de la province de Québec, indiquer également l’adresse de la principale place d’affaires au Québec). Le soumissionnaire doit fournir tout autre renseignement et/ou preuve qui pourrait être requis par la ville de Dégelis concernant son statut juridique. 3.11 Addenda La ville de Dégelis ne tiendra pas de séance d’information. S’il y a lieu d’expliquer, de modifier ou de compléter les documents de soumission déjà en circulation, sans toutefois changer la nature des travaux et des services à fournir, avant la date limite de réception des soumissions, les personnes qui sont déjà en possession de ces documents en seront avisées au moyen d’addenda. Tout addenda doit être transmis et reçu au moins deux (2) jours ouvrables avant la date limite de réception des soumissions, à défaut de quoi, cette date sera reportée en conséquence. 3.12 Langue de communication Toutes les communications parlées et écrites entre le soumissionnaire et le représentant de la Ville doivent être effectuées en français. De même, toute soumission présentée à la ville de Dégelis doit être écrite en français. Si ces conditions ne sont pas respectées, la soumission peut être rejetée. 4. Présentation de la soumission 4.1 Conformité Le soumissionnaire doit présenter une soumission conforme à toutes les exigences du document d’appel d’offres en y incluant également les addenda dûment signés par le soumissionnaire. 4.2 Formulaire de soumission La soumission ne doit contenir aucune autre condition que les conditions stipulées dans les documents d’appel d’offres et être complétée sur le formulaire de soumission joint comme « Annexe I - Bordereau de soumission » et « Annexe II- Déclaration du soumissionnaire ». 4.3 Signature de la soumission Les signatures doivent être faites à la main par un représentant autorisé du soumissionnaire. Si le soumissionnaire agit seul, sous son nom propre ou sous un autre nom et que son entreprise n’est pas constituée en personne morale en vertu de la loi, il peut lui-même signer la soumission. Si le soumissionnaire est une compagnie constituée en personne morale en vertu de la loi, la soumission doit être accompagnée d’une copie de la résolution du conseil d’administration autorisant la ou les personnes indiquées à préparer et à signer la soumission, et tout autre document exigé par la ville de Dégelis. 4.4 Brevets Le soumissionnaire doit dégager de toute responsabilité la ville de Dégelis contre toute revendication des tiers concernant les brevets, licences, dessins, modèles et marques de fabrique ou de commerce employés pour l’exécution du contrat. Le soumissionnaire prendra fait et cause pour la ville de Dégelis sur réception d’un avis écrit à cet effet. Il devra indemniser la ville de Dégelis pour toute poursuite ou réclamation invoquant une atteinte aux lois en vigueur en semblable matière et payer les coûts et frais de toute condamnation. 5. Modalités relatives à l’évaluation des soumissions 5.1 Évaluation de la qualité L’évaluation des soumissions sera faite par un comité de sélection composé de trois personnes nommées par une résolution du conseil municipal et d’un(e) secrétaire du comité également nommé(e) par résolution du conseil municipal. Ce comité ne compte aucun membre du conseil. Le comité procèdera à l’évaluation de toutes les soumissions conforment, et ce, à partir des critères définis à l’article 5.2 et de la grille d’évaluation et de pondération des soumissions conformes prévue à cet effet à l’« Annexe III ». Avant de débuter le processus d’évaluation de la qualité des soumissions, les membres du comité doivent signer le formulaire d’engagement solennel des membres, joint en « Annexe IV ». Le comité de sélection effectue l’évaluation de la qualité des soumissions sans connaître les offres de prix. Le comité de sélection détermine dans quelles mesures chaque soumission répond aux exigences du document d’appel d’offres, et il évalue les soumissions à partir des seuls renseignements qu’elles contiennent. Le comité ne compare pas les propositions entre elles et évalue chacune d’elles par rapport à chacun des critères retenus pour évaluer la qualité de chaque proposition, et ce, en fonction de l’échelle d’attribution de la note fixée à l’article 5.2, à moins d’indication contraire au présent devis. Chacun des critères doit être évalué en regard des besoins pertinents à la réalisation du mandat. Tout élément additionnel présenté par le fournisseur, en termes de ressources humaines ou matérielles, n’est pas considéré. Ainsi, le comité de sélection détermine dans quelles mesures chaque soumission répond aux exigences du document d’appel d’offres, et évalue celles-ci à partir des seuls renseignements qu’elles contiennent. S’il s’avérait nécessaire pour la ville de Dégelis d’obtenir des précisions sur l’un ou l’autre des renseignements fournis dans la soumission, ces précisions en deviendraient partie intégrante. Toutefois, les précisions fournies ne doivent pas améliorer l’aspect qualitatif de la soumission, ni ajouter de nouveaux éléments qui n’auraient pas été traités dans la soumission. Il est donc essentiel que dans un premier temps, le soumissionnaire développe de façon précise et ordonnée, les éléments de réponse aux critères fixés en démontrant à l’égard de chacun d’eux, ce qui le rend apte à réaliser le mandat. Chaque membre du comité de sélection procède donc à l’analyse qualitative des offres de façon individuelle, selon les critères prévus au présent devis en excluant tout ce qui concerne l’évaluation du prix. Par la suite, les membres du comité de sélection évaluent ensemble chacune des notes attribuées individuellement pour chacun des critères en vue d’en arriver à un consensus dans l’attribution d’une note finale pour chacun des critères. Le secrétaire du comité de sélection note les principaux points à l’appui de la note ayant fait l’objet d’un consensus. La note finale inscrite à l’égard de chacun des critères ne doit pas être établie en faisant la moyenne de toutes les notes des membres du comité. Le secrétaire complète la grille d’évaluation en inscrivant pour chaque soumission, la note finale qui correspond au consensus du comité de sélection pour chacun des critères d’analyse retenus. 5.2 Critères de sélection 5.2.1 Expérience du fournisseur (35%) Évaluation de l’expérience pertinente du fournisseur dans le domaine spécifique du contrat à adjuger, et dans des projets similaires réalisés antérieurement. Sous ce critère, les membres du comité de sélection tiendront compte du nombre de mandats d’arpentage pour lesquels le soumissionnaire a rendu des services similaires (Plan de levé d’une route). Le soumissionnaire devra fournir une liste détaillée, pour un minimum de 3 projets pertinents réalisés par le fournisseur dans le domaine spécifique du contrat à adjuger ou dans des projets similaires. Pour chaque projet, il devra préciser le titre et le lieu de réalisation du mandat, la période d’exécution, le nom du client, les honoraires facturés, la nature des travaux réalisés et de services rendus. Nombre de mandats pertinents ou similaires Pourcentage attribué en fonction de l’échelle d’attribution des notes 3 et plus 100% 2 70% 1 35% 0 0 5.2.2. La proximité du lieu d’affaires de l’entreprise (10%) L’évaluation de la proximité du lieu d’affaires de l’entreprise qui présentera une offre pour l’exécution du mandat, sera établie en kilomètres entre le lieu physique (adresse civique) de l’entreprise et le 369, avenue Principale à Dégelis. Le lieu physique de l’entreprise est celui qui apparaît sur le certificat du numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Nombre de kilomètres séparant l’adresse civique de l’entreprise et l’Hôtel de ville de Dégelis Pourcentage attribué en fonction de l’échelle d’attribution des notes De 0 @ 100 100% De 101 @ 200 70% De 201 @ 600 50% De 601 et plus 25% 5.2.3 Expérience du chargé de projet (35%) Évaluation de l’expérience du chargé de projet (de la personne qui agira comme représentant du soumissionnaire tout au cours de l’exécution du contrat), de son expertise dans le type de projet concerné et dans des projets similaires en considérant notamment la complexité et l’envergure de ces derniers et sa contribution spécifique dans ces projets et évaluation de la façon dont le représentant entend remplir son mandat. Sous ce critère, le soumissionnaire devra démontrer de façon détaillée l’expérience pratique de la personne qui agira à titre de représentant tout au cours de la réalisation du mandat. Il devra indiquer comment cette personne a déjà été impliquée dans des projets semblables, décrire les postes et responsabilités qu’elle avait, inclure le curriculum vitae de cette personne, indiquer ses compétences particulières en regard des services à rendre au niveau de chacune des étapes de la réalisation du mandat. Il devra aussi expliquer à quel genre de difficultés cette personne a été confrontée dans le cadre de ces différents mandats, et la façon dont elle a agit pour les solutionner. Il devra indiquer un minimum de 3 projets pertinents réalisés par cette personne au cours de sa carrière . Il devra mentionner, pour chacun des projets, les fonctions en termes de tâches précises et de niveau de responsabilité, les étapes et activités auxquelles cette personne a participé, les méthodes de travail utilisées, les résultats obtenus, et en quoi les services rendus se démarquent. 5.2.4 Compréhension du mandat (20%) La firme doit exprimer sa compréhension du mandat et la méthodologie qu’elle prévoit utiliser pour exécuter le mandat. Pour chacune des étapes, la firme devra décrire le processus et la méthode utilisée. 5.2.5 Échéancier du projet L’ensemble des documents devront être remis à la ville de Dégelis en date du 1 septembre 2012. 5.3 Attribution des notes Sauf pour le critère de l’expérience du soumissionnaire aux articles 5.2.1. et de la proximité du lieu d’affaires de l’entreprise à l’article 5.2.2. qui possèdent leur propre grille d’attribution des notes, la note attribuée par le comité de sélection est en pourcentage, et ce, en fonction de l’échelle d’attribution des notes fixée à l’article 5.5. Lorsque la proposition d’un soumissionnaire a été évaluée sur l’ensemble des critères, le total des points (pointage intérimaire) de ce soumissionnaire n’est pas effectué tout de suite, mais seulement lorsque toutes les propositions ont été analysées. Le total des points attribués pour tous les critères doit être à cent (100) points. L’attribution d’une note pour chaque critère ne doit pas se faire en calculant une note moyenne, mais plutôt en arrivant à une note globale par consensus pour chacun des critères. Le calcul du pointage final total de chaque proposition est la sommation des notes obtenues par consensus à l’égard des critères. Le calcul est fait par le secrétaire de l’évaluation de toutes les propositions, afin d’éviter une comparaison des résultats obtenus pour chacune de celles-ci. 5.4 Note de passage Seuls les soumissionnaires dont l’offre a atteint, au global, un minimum de soixante-dix (70) points au niveau de la qualité, verront leur offre de prix faire l’objet du calcul du meilleur rapport « qualité/prix » conformément à l’article 5.6. Les offres de prix des soumissions non acceptables (inférieures à soixante-dix (70) points) au niveau de la qualité sont retournées aux soumissionnaires qui les ont présentées, et celles-ci sont écartées du reste du processus d’évaluation. 5.5 Échelle d’attribution des notes Pourcentage Échelle d’attribution à l’égard des critères 100% Excellent (Qui dépasse substantiellement, sous tous les aspects, le niveau de qualité recherché) 85% Plus que satisfaisant (Qui dépasse, pour plusieurs éléments importants, le niveau de qualité recherché) 70% Satisfaisant (Qui répond en tout point au niveau de qualité recherché) 50% Insatisfaisant (Qui n’atteint pas, sur plusieurs aspects, le niveau de qualité recherché) 20% Médiocre (Qui n’atteint, sous aucun rapport, le niveau de qualité recherché) 0% Nul (Rien dans la proposition ne permet d’évaluer un critère) 5.5 Évaluation des offres de prix Le secrétaire du comité de sélection, en présence des membres du comité, procède à l’ouverture des offres de prix présentées à l’égard des soumissions acceptables. Le secrétaire du comité effectue, selon la formule inscrite à la grille d’évaluation, le calcul du rapport « qualité/prix » de chacune des offres acceptables, afin de déterminer la soumission comportant le meilleur rapport « qualité/prix ». 5.6 Choix de l’adjudicataire (Rapport « qualité/prix ») Pour chacune des soumissions acceptables, le comité de sélection applique la formule du rapport « qualité/prix » apparaissant à la partie 2 de la grille d’évaluation et de pondération des soumissions conformes, et recommande que le contrat soit alloué au soumissionnaire qui obtient le total le plus élevé. En cas d’égalité, le soumissionnaire sélectionné est celui qui présente le prix le moins élevé. En cas de double égalité de l’offre et du prix, la sélection est effectuée par tirage au sort entre les soumissionnaires ex æquo. 5.7 Transmission aux soumissionnaires des résultats de l’évaluation Le secrétaire du comité de sélection transmet à chaque soumissionnaire, dans un délai de quinze (15) jours suivant l’acceptation par le conseil municipal du plus bas soumissionnaire conforme, les informations suivantes : § Son propre rang et sa propre note; le cas échéant, les raisons de la non-conformité de sa soumission; § Le nom de l’adjudicataire, la note qu’il a obtenue et le prix soumis; § Le nombre de soumissionnaires conformes et le nombre de soumissionnaires non-conformes. Aucune information sur la grille d’évaluation complétée par le secrétaire du comité de sélection, de même que ses notes personnelles prises à l’appui de la note ayant fait l’objet d’un consensus ne seront divulguées et demeurent confidentielles. 6. Acceptation des soumissions L’analyse des offres reçues étant faite par l’entremise d’un système de pondération et d’évaluation permettant d’identifier la soumission la plus avantageuse pour la Ville, celle-ci ne s’engage à accepter ni la soumission ayant obtenu le meilleur pointage final, ni aucune autre des soumissions présentées, et ce, sans être tenue de motiver sa décision. La Ville peut également passer outre à tout vice de forme ou défaut mineur que peut contenir la soumission. La Ville de Dégelis se réserve le droit de retrancher du contrat qui sera accordé, certaines parties des services rendus en vertu du présent appel d’offres, et ce, sans que le soumissionnaire puisse retirer sa soumission ou réviser à la hausse, le prix soumis pour la réalisation de l’une ou l’autre des parties du contrat accordé. 7. Offre jugée non avantageuse et coût prohibitif La ville de Dégelis se réserve le droit de rejeter toutes les soumissions si elle juge que celles-ci ne lui sont pas avantageuses ou que le coût demandé est prohibitif et inacceptable. 8. Renseignements supplémentaires Le soumissionnaire, à la demande de la ville de Dégelis, doit joindre à sa soumission une brève description des travaux similaires qu’il a exécutés, et tout document établissant ses titres et qualités. 9. Période de validité des soumissions Toute soumission doit être valide pour une durée de quarante-cinq (45) jours à compter de la date limite de réception des soumissions. La ville de Dégelis se réserve cette période de quarante-cinq (45) jours pour étudier les soumissions, mais ne s’engage à accepter ni la soumission qui a obtenu le meilleur pointage, ni aucune des soumissions présentées. Cependant, l’adjudicataire est tenu de garantir ses prix pour une durée de quarante-cinq (45) jours. Si durant cette période de quarante-cinq (45) jours, le soumissionnaire ayant obtenu le meilleur pointage retire néanmoins sa soumission, la différence entre le montant de sa soumission et le montant de la soumission subséquemment acceptée par la ville de Dégelis sera payable par le soumissionnaire ayant retiré sa soumission et sous réserve des autres recours que peut exercer la ville pour recouvrer tout autre dommage subi. 10. Retrait ou modification des soumissions Le soumissionnaire ne peut ni modifier, ni retirer sa soumission sans encourir de pénalités, et ce, pendant les quarante-cinq (45) jours suivant la date limite de réception des soumissions. La présentation d’amendements à une soumission faite par un fournisseur par lettre, téléphone, télégramme, télex, télécopieur, courrier électronique ou autrement n’est pas acceptée. Le soumissionnaire ne peut ni modifier, ni retirer sa soumission : a) Pendant les quarante-cinq (45) jours suivant la date de réception des soumissions; ou b) À compter du jour où sa soumission est acceptée par résolution du conseil municipal. Les soumissionnaires peuvent cependant retirer leur soumission avant l’expiration du délai accordé pour déposer une soumission auprès du directeur général, à condition que ces soumissions soient clairement identifiables. 11. Irrégularité dans les soumissions Pourront être rejetées, les soumissions qui : a) Démontrent des omissions, additions, alternatives, conditions ou irrégularités de tout genre ou qui ne donnent pas ou ne sont pas accompagnées de tous les renseignements et documents demandés; b) Contiennent une clause par laquelle le soumissionnaire se réserve le droit de rejeter ou d’accepter une commande qui lui serait adjugée; c) Présentent des prix déséquilibrés;
4. d)
   Ne sont pas complétées conformément aux exigences des documents d’appel d’offres;
5. e)
   Démontrent qu’il y a complicité entre les soumissionnaires.

Avertissement Le truquage des offres est une pratique commerciale illégale en vertu de la loi sur la concurrence du Canada. Il s’agit en soit d’une forme de fixation des prix. Les sociétés et les personnes coupables de truquage des offres sont passibles, d’une amende ou d’une peine d’emprisonnement. 12. Signature du contrat La résolution d’acceptation de la soumission, à savoir la soumission, le devis et tous les autres documents d’appel d’offres, tiendra lieu de contrat, sans autre négociation.