Conversion et essais du portefeuille applicatif IDMS du Fonds d'assurance

ÉTAPES DU PROCESSUS ET ESTIMÉ DE L’ÉCHÉANCIER

Étape Échéancier • Publication de l’appel d’offres public dans le système électronique d’appel d’offres pour permettre aux prestataires de services de soumettre leur candidature 27 avril 2012 • Date limite de réception des candidatures (1ère étape) 23 mai 2012 • Publication des résultats de l’ouverture publique des soumissions dans les 4 jours ouvrables suivant l’ouverture • Évaluation des candidatures en vue de sélectionner un maximum de trois (3) prestataires de ser vices qui seront invités à poursuivre à la seconde étape dans la semaine du 4 juin 2012 • Avis aux prestataires de services sélectionnés et confirmation de leur participation à la seconde étape le plus tôt possible suivant l’évaluation • Avis aux prestataires de services non sélectionnés le plus tôt possible suivant l’évaluation • Date limite de réception des propositions (2 e étape) 27 juin 2012 • Présentation orale des propositions par les prestataires de services sélectionnés 16 juillet 2012 • Évaluation des propositions et sélection de l’adjudicataire 17 juillet 2012 • Signature du contrat dans les semaines subséquentes • Avis aux prestataires de services non retenus dans les 15 jours suivant l’adjudication • Publication des résultats dans le système électronique d’appel d’offres dans les 15 jours suivant l’adjudication PROCESSUS de sélection ET CRITÈRES D’éVALUATION La première étape du processus vise à sélectionner les prestataires de services présentant la meilleure capacité de réaliser le projet en fonction des critères établis à la section 3.1 dont les modalités d’évaluation se retrouvent à la section 4.4 du document d’appel d’offres. Un maximum de trois (3) prestataires de services sera présélectionné au terme de cette étape. À la seconde étape , la Société invite uniquement les prestataires de services sélectionnés à présenter une de nouvelles offres de services en fonction des critères demandés à la section 3.2 dont les modalités d’évaluation se retrouvent à la section 4.10 du document d’appel d’offre. Leur proposition doit également être accompagnée d’une offre de prix. critères d’admissibilité et de conformité 4.26 CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES PRESTATAIRES DE SERVICES -1 ère étape 4.26.1 Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible. 1) Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres. 2) Le prestataire de services ne doit présenter aucune ressource à laquelle s’applique l’avertissement prévu à l’ article 1.7.2 des renseignements préliminaires. 3) Au cours des cinq (5) années précédant la date d’ouverture des soumissions, ni le prestataire de services ni ses administrateurs ne doivent avoir été déclarés coupables d’une infraction à la loi fédérale sur la concurrence (L.R.C. 1985, c. C-34) relativement à un appel d’offres public ou à un contrat conclu avec une administration publique au Canada, ou s’ils ont été déclarés coupables, ils ont obtenu un pardon pour cette infraction. 4) Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission le formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » joint à l’ annexe 2 , dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui de la Société ou contenir les mêmes dispositions. 5) Au cours des deux (2) années précédent la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part de la Société , d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat. 6) La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec, ou dans un des territoires visés par les accords intergouvernementaux applicables, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. 7) Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces date et heure. Par conséquent, une attestation délivrée après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ne sera pas acceptée . 8) Le prestataire de services n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Absence d’établissement au Québec » joint à l’ annexe 6, dûment rempli et signé par une personne autorisée. 9) Le prestataire de services doit posséder un système de la qualité dans le domaine des technologies de l’information qui est conforme à la norme ISO 9001 : 2008 au moment de déposer sa soumission. 10) La soumission doit être produite par un prestataire de services qui n’a pas : ? obtenu ou tenté d’obtenir l’identité des personnes composant le comité de sélection avant la transmission des résultats par le secrétaire du comité de sélection; ? communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection relativement à l’appel d’offres pour lequel il a présenté une soumission. 11) Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres. 4.27 CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS – 1 ÈRE étape 4.27.1 Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée. 1) La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des soumissions. 2) La soumission doit être rédigée en français. 3) Le formulaire « Engagement du prestataire de services » doit être celui de la Société ou contenir les mêmes dispositions, être dûment rempli et signé par une personne autorisée. 4) La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive. 5) Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission doit être respectée. 4.27.2 Toute omission ou erreur relativement à une condition autre que celles visées à l’article 4.27.1 en regard de la soumission n’entraînera pas le rejet de cette soumission, à condition que le prestataire de services la corrige à la satisfaction de la Société dans le délai accordé par celle-ci. 4.28 CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS – 2 ième étape 4.28.1 Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée. 1) La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des soumissions. 2) La soumission doit être rédigée en français. 3) Les formulaires « Engagement du prestataire de services », « Offre de prix » et « Bordereau de prix » doivent être ceux de la Société ou contenir les mêmes dispositions et être dûment remplis. 4) Les formulaires « Engagement du prestataire de services » et « Offre de prix » doivent être signés par une personne autorisée. 5) Le formulaire « Offre de prix » et « Bordereau de prix » doivent être présentés sous pli séparé (enveloppe cachetée). 6) Les ratures ou les corrections apportées à l’offre de prix ou au bordereau de prix doivent être paraphées par la personne autorisée. 7) L’offre de prix ne doit pas présenter de divergence entre le montant en chiffres et celui en lettres. 8) Les formulaires « Offre de prix » et « Bordereau de prix » ne doivent pas contenir un prix déraisonnable. Est déraisonnable, entre autres, un prix qui s’éloigne nettement de celui du marché ou un prix dérisoire. 9) La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive. 10) Le prix soumis et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément. 11) Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission doit être respectée. 4.28.2 Toute omission ou erreur relativement à une condition autre que celles visées à l’article 4.28.1 en regard de la soumission n’entraînera pas le rejet de cette soumission, à condition que le prestataire de services la corrige à la satisfaction de la Société dans le délai accordé par celle-ci. Cette correction ne peut entraîner une augmentation du prix soumis sous réserve de l’article 4.13 - « Choix de l’adjudicataire ».

ACCORDS DE LIBÉRALISATION DES MARCHÉS PUBLICS

Seuls sont admis à présenter une offre les fournisseurs possédant les qualifications requises et ayant un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par les accords applicables. AMPLEUR DES TRAVAUX : La Société étant exemptée de la taxe de vente du Québec (TVQ) et de la taxe sur les produits et services (TPS), celles-ci ne sont pas incluses dans l’envergure du mandat. Le prestataire de services ne doit considérer cet ordre de grandeur qu’à titre indicatif et non comme des minimums et des maximums : De (6 000 000 $) à (7 500 000 $).

DISPONIBILITÉ DES DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES

À compter du vendredi 27 avril 2012 , auprès du système électronique d’appels d’offres SEAO sur le site web, www.seao.ca .

COÛT DES DOCUMENTS OBTENUS

Le coût des documents obtenus auprès du système électronique d’appels d’offres (SEAO) est déterminé par cette firme.

RESPONSABILITÉ DE L'APPEL D'OFFRES

Toute question relative à certains détails de l'appel d'offres doit être acheminée directement et uniquement à : Linda Lachance Société de l'assurance automobile du Québec Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Télécopieur : (numéro sur l'avis officiel)

DATE ET HEURE DE

CLÔTURE-1 ère étape Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant 15H00 , heure en vigueur localement , le 23 mai 2012 . Les fournisseurs pourront assister à l'ouverture des soumissions qui se tiendra au 333, boulevard Jean-Lesage, rez-de-chaussée, Québec, immédiatement après l'heure de clôture. La Société de l'assurance automobile du Québec ne s'engage à accepter aucune des offres reçues. Un maximum de trois (3) prestataires de services sera présélectionné au terme de cette étape.

DATE ET HEURE DE

CLÔTURE-2e étape (pour les fournisseurs retenus) Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant 15H00 , heure en vigueur localement , le 27 juin 2012 . Le représenant de la SAAQ ouvre les soumissions en présence d’un témoin, à un moment qui lui convient, après l’heure et la date fixées pour la réception des soumissions. La Société de l'assurance automobile du Québec ne s'engage à accepter ni la plus basse ni aucune des offres reçues. Serge Bégin Chef du Service des acquisitions