Programme d'assurance de dommages des cégeps et couverture "C-21"

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  de développer et gérer, à la demande des établissements, la mise en commun de services collectifs dans des domaines tels : les achats regroupés, les services documentaires, la santé et la sécurité ;
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  d’offrir aux établissements d’enseignement des services pour le développement de leurs équipes de gestion.

DESCRIPTION SOMMAIRE DES BESOINS

Depuis plusieurs années, 47 des 48 cégeps du Québec sont regroupés pour leur programme annuel d’assurances de dommages. Le CCSR agit en leur nom pour réaliser les appels d’offres pour le choix du courtier, adjuger et gérer les contrats. Le dernier exercice d’appel d’offres public a été réalisé au printemps 2009. Les soumissionnaires sont invités à déposer une proposition pour : un programme d’assurances complet comprenant les huit produits d’assurance suivants : assurance de biens ; assurance bris des machines ; assurance délits ; assurance en responsabilité civile ; assurance en responsabilité excédentaire ; assurance en responsabilité des maisons d’enseignement ; assurance automobile ; assurance des garagistes. la couverture « C-21 », qui a pour effet de faciliter les poursuites de nature pénale contre les employeurs à la suite d’accidents graves du travail. CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DE LA SOUMISSION · La soumission doit être présentée par un fournisseur ayant un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par les accords sur les marchés publics où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. · Le soumissionnaire doit déposer avec sa soumission une attestation délivrée par le ministère du Revenu relative à ses obligations fiscales ; celle-ci ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limite fixées pour la réception des soumissions ni après cette date et heure. Cette attestation est disponible sur le site www.revenu.gouv.qc.ca/fr/entreprise/amr/ . · L’omission de fournir l’attestation du ministère du Revenu avec sa soumission n’entraînera pas automatiquement le rejet de cette soumission, à condition que le soumissionnaire puisse la fournir au CCSR dans un délai de deux jours ouvrables après avis. Cette attestation devra respecter les conditions qui précèdent. · Seules sont admises à présenter une offre les entreprises qui se sont procuré les documents d’appel d’offres en leur nom sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SÉAO). · Le CCSR et les cégeps se réservent le droit de refuser un fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions. · Toute soumission reçue par télécopieur ou courriel sera considérée nulle et inadmissible. · Les soumissionnaires s’obligent à ce que les polices d’assurance soient émises par un ou des assureurs titulaires d’un permis émanant des autorités réglementaires de la province de Québec, lesquels devront avoir une notation de solidité financière de A ou A+ selon AM Best. · Les soumissionnaires doivent fournir une preuve d’assurance de la responsabilité civile professionnelle du soumissionnaire comportant une limite de garantie de 1 000 000 $ par sinistre et une franchise qui n’excède pas 25 000 $ par sinistre. · Le défaut d’un soumissionnaire de respecter l’une de ces conditions le rend inadmissible.

NATURE ET MONTANT DE LA GARANTIE DE SOUMISSION

La soumission doit obligatoirement être accompagnée d’une garantie de soumission au montant de 5 000 $ sous la forme d’un chèque visé ou d’un cautionnement de soumission émis par une compagnie d’assurances au montant de 10 000 $. À QUI S’ADRESSE CET APPEL D’OFFRES ? Aux courtiers d’assurance, agents d’assurance et assureurs titulaires d’un permis émanant des autorités règlementaires en matière d’assurance de la province de Québec. PROCESSUS DE TRANSMISSION DE L’INFORMATION · Aux fins d’assurer une uniformité d’interprétation du document d’appel d’offres et pour faciliter les échanges d’information, le CCSR désigne la seule personne suivante pour le représenter : Louise-Françoise Lepage, vice-présidente OPTIMUM ACTUAIRES & CONSEILLERS INC. (courriel sur l'avis officiel) · Les soumissionnaires doivent transmettre leurs questions par courriel exclusivement à l’adresse ci-dessus désignée. · Le CCSR oblige les soumissionnaires à s’adresser exclusivement à la représentante et à nulle autre personne, à moins d’indication contraire de sa part. · La représentante du CCSR chez Optimum répondra aux questions des soumissionnaires lors de la rencontre d’information du lundi 23 avril 2012 . Après cette rencontre, la représentante du CCSR chez Optimum répondra aux questions des soumissionnaires par courriel exclusivement et de façon à ce que tous les soumissionnaires présents à la rencontre puissent prendre connaissance de l’information. · Aucun engagement verbal obtenu concernant les documents d’appel d’offres n’engage la responsabilité du CCSR. ENDROIT, DATE ET HEURE LIMITES POUR LA RÉCEPTION ET L’OUVERTURE DES SOUMISSIONS Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être déposées, sous pli cacheté, avec les coordonnées du soumissionnaire, chez Optimum, au plus tard le lundi 14 mai, 11 h , à l’adresse suivante : OPTIMUM ACTUAIRES ET CONSEILLERS 425, boul. de Maisonneuve Ouest, bureau 1120 Montréal (Québec) H3A 3G5 Heures d’ouverture : 8 h 30 h à 17 h 00 RÉSERVE Le CCSR de même que les établissements d’enseignement mandants ne s’engagent à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’ils jugent que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

DURÉE DU CONTRAT

L’intention du CCSR est de conclure une entente initiale d’un an, du 1 er juillet au 1 er juillet, avec possibilité de renouveler pour deux autres années après négociations avec le courtier. Les polices pourront être reconduites sans appel d’offres pour les mêmes garanties.

CALENDRIER D’APPEL D’OFFRES

À noter que le calendrier est fourni à titre indicatif seulement et pourrait être modifié sans préavis. Dates Période de disponibilité des documents sur le SÉAO 2 au 23 avril 2012 Rencontre d’information avec les soumissionnaires Lundi 23 avril 2012 Date limite à laquelle Optimum répondra aux questions des soumissionnaires 4 mai 2012 Dépôt/ouverture des offres 14 mai 2012 Adjudication du contrat Juin 2012 Entrée en vigueur du contrat 1 er juillet 2012