Acquisition et implantation d’un système informatisé de répartition assistée par ordinateur (SIRAO)

Le SSP emboîte donc le pas vers l’acquisition d’un système informatique intégré et évolutif lui permettant d’assurer, entre autres, le traitement et la gestion des appels téléphoniques d’urgence et la répartition assistée par ordinateur. Le CTA du SSP de l’Université Laval est en place depuis sa création en 1977 et la prise d’appels d’urgence du type 911 y est effectuée. En plus de traiter les appels d’urgence, le CTA du SSP traite tous les appels administratifs adressés à l’Université Laval en dehors des heures régulières de bureau et durant les jours ouvrables (soir, nuit, fin de semaine), ainsi que tous les appels d’urgence ou opérationnels adressés au SSP, et ce, en tout temps. Pas moins de 55 000 personnes fréquentent le campus de l’Université Laval, dont environ 45 000 étudiants qui se répartissent dans 38 édifices. Notons toutefois que certaines facultés et autres groupes se retrouvent dans divers autres édifices répartis dans la ville de Québec, notamment dans l’édifice de La Fabrique ainsi qu’au Séminaire de Québec, sans oublier les installations à la Forêt Montmorency ainsi qu’à la Ferme Saint-Augustin. Le campus principal est situé dans l’arrondissement Ste-Foy-Sillery-Cap-Rouge de la Ville de Québec. Au cours des trois dernières années, la moyenne de rédaction des cartes d’activités du SSP se situe à 22 500 annuellement. De ce nombre en 2011, 1 446 ont été générés via le 911. Si on ajoute à cela la population flottante comme on en voit lors des parties de football et autres événements sportifs et culturels, on peut facilement comparer l’achalandage sur son territoire à celui d’une ville moyenne au Québec. Outre la réponse aux appels, le préposé au traitement des appels (PATA) du CTA doit effectuer des activités de télésurveillance, de contrôle d’accès, de contrôle d’incendie, de consultation dans plusieurs bases de données, de répartition et de communication avec les agents de sécurité. De surcroît, après 17 h tous les jours et les fins de semaine, les appels administratifs au numéro général de l’Université sont aussi acheminés au CTA. Ce qui représente un volume d’appels supplémentaires importants considérant qu’il y a également des cours et des activités le soir et la fin de semaine sur le campus. Le SSP a la responsabilité d’assurer la sécurité de tous les usagers sur le campus et répond à tous les appels d’urgence ou les demandes d’intervention qui lui sont acheminés. Son mandat consiste à assurer la gestion et la coordination des ressources nécessaires à la protection des personnes, des biens et de l’environnement à l’Université Laval. Ce faisant, le SSP veille à la sensibilisation et à la formation des différents intervenants, usagers et membres de la communauté universitaire. Il agit également à titre d’expert-conseil auprès de la direction de l’Université et des unités institutionnelles pour toute question relative à la prévention et à la sécurité. De manière plus particulière, le SSP prend en charge la gestion des secteurs suivants :

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  La sécurité et la prévention;
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  Les mesures d’urgence institutionnelles;
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  La gestion des risques associés à l’utilisation des matières dangereuses;
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  Les déplacements, le transport et le stationnement.

Dans le cadre de cet appel d’offres, le fournisseur doit être en mesure de fournir et d’implanter une solution clé en main qui permettra une plus grande efficacité, tout en respectant le cadre normatif et règlementaire en vigueur au Québec. L’Université Laval recherche un fournisseur qui peut également s’adjoindre des sous-traitants. L’Université Laval désire qu’un seul fournisseur ou agissant à titre de « maître d’œuvre », soit en mesure de lui fournir une solution complète répondant à l’ensemble des besoins exprimés dans cet appel d’offres. L’Université Laval demande que le fournisseur inclut l’ensemble des composantes de la solution incluant les équipements, les logiciels (incluant les outils et les utilitaires requis), le soutien technique et le suivi professionnel. De plus, la période d’implantation devrait idéalement se terminer au cours de l’année 2012. Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant l’heure et la date d’ouverture des soumissions du calendrier ci-dessous . Date Étape 15 mars 2012 Affichage de l'appel d’offres sur SEAO 28 mars 2012, 9h00 Rencontre d’information 2 avril 2012 Date et heure limites de réception des demandes d’informations additionnelles 4 avril 2012 Transmission des informations additionnelles sur SEAO 11 avril 2012, 15 h Date et heure limites de la réception des soumissions 11 avril 2012, 15 h 01 Ouverture des soumissions publique : Oui 11 avril au 27 avril 2012 Période d’évaluation des offres et choix du fournisseur ( Cette période est à titre indicatif seulement. L’Université Laval se réserve le droit de la modifier sans préavis )