Surveillance des travaux pour la construction d'une station de pompage d'eaux usées

1. a)
   La soumission doit être présentée par un soumissionnaire ayant une place d’affaires au Québec ou dans un des territoires visés par les accords applicables. Le cas échéant, les sous-traitants doivent également avoir une place d’affaires au Québec ou dans un des territoires visés par les accords applicables.
2. b)
   La soumission doit être présentée à l’endroit indiqué et dans le délai prescrit.
3. c)
   L’offre de services doit être rédigée en français et remise en quatre (4) copies couleur . Advenant qu’une proposition en version anglaise soit fournie par un professionnel, seul le texte français prévaudra .
4. d)
   Les formulaires « Fiche d’identification du représentant du soumissionnaire », « Déclaration et engagement du soumissionnaire » et « Formule de soumission » doivent être ceux de la municipalité, être dûment complétés et signés par une personne autorisée.
5. e)
   L'offre de prix présentée sur la « Formule de soumission » à l'annexe 4, doit être présenté sous pli séparé et cacheté en 2 exemplaires et identifié « Offre de prix».
6. f)
   La soumission doit comporter tous les documents relatifs aux assurances tels que requis à l’article 2.7.
7. g)
   Les ratures ou les corrections apportées à l’offre de prix doivent porter les initiales de la personne autorisée.
8. h)
   L’offre de prix ne doit pas présenter de divergence entre le montant en chiffres et celui en lettres. De plus, si l'addition des prix du bordereau est erronée, le comité se réserve le droit de la corriger. Les prix doivent être ventilés par étape et ceux-ci prévalent, le cas échéant, si le nouveau total est inférieur à celui de la soumission déposée.
9. i)
   La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive. 1.10 Présentation de l'offre de prix Le prix pour les services est présenté sur le formulaire « Formule de soumission » prévu à cette fin par la municipalité (Annexe 4) et clairement identifié au nom du soumissionnaire.

Le montant soumis, par lot et pour l’ensemble du projet, est global et doit se traduire par l'engagement du soumissionnaire à la réalisation complète du mandat pour un montant forfaitaire . Seule la surveillance de chantier en résidence est basée sur un montant unitaire selon une durée estimée, facturée mensuellement selon la durée réelle de la surveillance en résidence . Par conséquent, le soumissionnaire est réputé avoir pris connaissance de la portée exacte du mandat et de toutes ses particularités. Tout ajout ou modification susceptible de restreindre la portée de cet engagement peut entraîner le rejet de la soumission. Le montant soumis est exprimé en dollars canadiens. Le montant soumis inclut le coût des professionnels, de la main-d'œuvre, des sous-traitants et de l'équipement nécessaire à l'exécution du mandat, de même que les frais généraux, les taxes, les frais d'administration, les frais de déplacement, les frais de téléphonie, les frais de séjour, de repas et de reprographie et les autres frais directs ou indirects qui pourraient être inhérents au mandat. La taxe de vente du Québec (TVQ) et la taxe fédérale sur les produits et services (TPS) doivent apparaître distinctement du montant soumis, les taxes n’étant pas comptabilisées dans le calcul du rapport « qualité/prix ». 1.11 Signature de la formule de soumission Si le soumissionnaire est une personne faisant affaires seule, sous un nom autre que son nom propre, elle peut signer elle-même la formule de soumission et l’offre de prix, mais l’offre de service doit être accompagnée d’une copie de son inscription au Registre des entreprises du Québec. Si le soumissionnaire est une société en nom collectif au sens du Code civil du Québec, l’offre de service doit être accompagnée d’une copie de son inscription au Registre des entreprises du Québec. Cette déclaration doit être signée par tous les associés qui y sont mentionnés. En plus des paragraphes précédents, lorsque la formule de soumission et l’offre de prix sont signées par un fondé de pouvoir, la soumission doit, de plus, être accompagnée d’une procuration notariée ou sous seing privé et, dans ce dernier cas, la signature du mandat doit être attestée par un juge de paix, par un commissaire à l’assermentation ou par deux (2) témoins. Si le soumissionnaire est une compagnie, la soumission doit être accompagnée d’une copie dûment certifiée d’une résolution du conseil d’administration de la compagnie, autorisant la compagnie à présenter une soumission. La résolution doit contenir les noms, prénoms et fonctions de ces personnes reconnues par la compagnie et doit porter le sceau ou le timbre de la compagnie. S’il y a un écart de plus d’un (1) mois entre la date où la résolution du conseil d’administration a été adoptée et celle indiquée à la formule de proposition, le consultant doit joindre, en plus de cette résolution, une attestation de validité de résolution. 1.12 Examen des documents par le soumissionnaire Le soumissionnaire s'assure que tous les documents composant l’appel d’offres énumérés à la table des matières lui ont été remis. À moins d'avis contraires de sa part avant l'ouverture des offres de service, il est présumé que tous ces documents lui ont été remis et sont en sa possession. Le soumissionnaire examine attentivement le document d’appel d’offres et il est de sa responsabilité de se renseigner sur l'objet et les exigences du contrat. Il a la responsabilité de vérifier l’état des installations existantes, les constructions et les ouvrages souterrains accessibles situés sur les lieux ou à proximité. Aucun supplément ne sera accepté pour les omissions ou des erreurs découlant du fait que le soumissionnaire n’a pas suffisamment examiné les documents, et/ou les lieux. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire reconnaît avoir pris connaissance du document d’appel d’offres et en accepte les clauses, les conditions et les obligations lui incombant. De plus, il reconnaît avoir inspecté les lieux et être en mesure de déterminer l’étendue des travaux à réaliser dans le cadre du mandat. Dans le but d'assurer l'équité entre les soumissionnaires et l'adjudicataire, la municipalité avise tous les soumissionnaires qu'en aucun moment elle n'acceptera de négociations à la baisse des clauses incluses dans son document d'appel d'offres de la part de l'adjudicataire. 1.13 Renseignements additionnels Le soumissionnaire qui désire obtenir des renseignements additionnels ou qui trouve des ambiguïtés, oublis, contradictions ou doutes sur la signification du contenu du document d’appel d’offres doit soumettre ses questions au représentant de la municipalité. Les renseignements additionnels sont transmis à tous les soumissionnaires. Aucun renseignement verbal obtenu relativement au document d’appel d’offres n’engage la responsabilité de la municipalité. 1.14 Ambiguïté, omission ou erreur Le soumissionnaire avise le directeur des services techniques de toute ambiguïté, omission ou erreur qu’il peut observer dans le document d’appel d’offres. Si le soumissionnaire a un doute quant à l’interprétation d’une ou plusieurs clauses du document distribué, il en avertit aussitôt le directeur des services techniques afin que celui-ci puisse émettre, s’il y a lieu, l’addendum nécessaire . 1.15 Addenda (avis de correction) S’il y a lieu d’expliquer, de modifier ou de compléter le document d’appel d’offres déjà en circulation avant la date limite de réception des soumissions, ceux déjà en possession de ce document en sont avisés au moyen d’addenda signés par le responsable de la Municipalité, par la poste, par télécopieur, par courrier électronique, ou livré directement. Tout addendum est émis au moins DEUX (2) jours ouvrables avant la date limite prévue pour la réception des soumissions. Tel addendum est réputé faire partie intégrante du document d’appel d’offres. Le soumissionnaire a la responsabilité de s’assurer qu’il a bien reçu et pris connaissance des addenda qui peuvent avoir été émis durant la période d’appel d’offres. La formule de soumission exige d’ailleurs la mention de ceux-ci (inscrire numéro et date). Aucun renseignement verbal obtenu relativement aux documents de la soumission n’engage la responsabilité du propriétaire. 1.16 Réception des offres Le soumissionnaire dépose sa soumission à l’intérieur du délai prescrit à cet effet. Toutes les offres reçues après le délai fixé sont retournées aux soumissionnaires sans avoir été ouvertes. 1.17 Retrait d'une offre Le soumissionnaire peut retirer son offre en personne ou par lettre recommandée en tout temps avant l'heure et la date limite fixée pour la réception des soumissions , sans pour cela aliéner son droit d'en présenter une nouvelle dans le délai prescrit. 1.18 Ouverture des offres Les soumissions seront ouvertes en public par le propriétaire ou son mandataire officiel, accompagné de deux témoins, au lieu, date et heure indiqués dans les documents d’appel d’offres ou les addenda. Le représentant de la municipalité divulgue publiquement, pour la présentation des soumissions, le nom des soumissionnaires ayant présenté une offre. 1.19 Accès à l'information et à la propriété Le bénéficiaire de services se réserve le droit de communiquer à d’autres les informations contenues dans la section « Formule de soumission » du présent document d’appel d’offres. L'offre présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété exclusive de la Municipalité et ne sont pas retournés au soumissionnaire à l'exception d'une offre reçue en retard ou de l'offre de prix visés à l'article 4.4, lesquelles sont retournées non décachetées aux soumissionnaires concernés. 1.20 Acceptation des offres La municipalité ne s’engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des offres de service reçues et n’assume aucune obligation de quelque nature que ce soit envers le ou les soumissionnaires. De plus, la municipalité se réserve le droit d’accepter l’offre en totalité ou de façon partielle. La municipalité n’est pas tenue de motiver l’acceptation ou le rejet de toute soumission. 1.21 Contrat de fourniture de services La résolution du conseil municipal acceptant la soumission retenue constitue le contrat entre le soumissionnaire et la municipalité. 1.22 Propriété de l'offre La soumission présentée ainsi que les documents y afférents demeurent la propriété exclusive de la municipalité et ne sont pas retournés au soumissionnaire, à l’exception des offres reçues en retard lesquelles sont retournées à leur expéditeur, non décachetées. 1.23 Période de validité de la soumission La proposition du consultant sera valide pour une période de soixante (60) suivant l'heure et la date limite fixée pour la réception des soumissions. Si la Municipalité désire poursuivre l’analyse passé ce délai, le proposant devra confirmer par écrit le maintien de sa proposition et le délai de validité. L’octroi du contrat est sujet à la réception des autorisations requises des instances gouvernementales reliées au dossier de même qu’au financement municipal. 2 Clauses administratives générales 2.1 Définitions À moins que le contexte n’indique un sens différent : Le terme « adjudicataire » désigne le soumissionnaire à qui est accordé le contrat. Le terme « Bénéficiaire des services » désigne la municipalité d'Oka. Le mot « contrat » désigne : § Le document d’appel d’offres ; § tout autre écrit émanant de la municipalité et du soumissionnaire ; § et la résolution du conseil qui adjuge le contrat. Le terme « conseil » désigne le conseil municipal de la municipalité d'Oka. Le terme « consortium » désigne un regroupement d'entreprises aux fins de l’exécution du présent contrat. L’expression « document d’appel d’offres » désigne l'ensemble des documents servant à la préparation et à la présentation de la soumission de même qu'à l'adjudication du contrat Le mot « mandat » désigne l'ensemble des services confiés à un fournisseur et les modalités d'exécution de ces services. Le terme « municipalité » désigne la municipalité d'Oka. Le mot « offre de prix » désigne le document présentant la proposition financière, cette dernière devant être présentée sur l'annexe 4. Le mot « offre de services » désigne le document devant répondre aux critères d'évaluation décrits au point 4 L’expression « représentant de la municipalité » désigne la personne identifiée à cet effet dans le document d’appel d’offres ou son délégué, le cas échéant. L’expression « soumission » désigne une offre présentée par un soumissionnaire en vue de l’obtention d’un contrat à prix forfaitaire. Celle-ci inclut l'offre de services et l'offre de prix. 2.2 Collaboration L'adjudicataire s'engage à collaborer entièrement avec la municipalité dans l'exécution du contrat et à prendre en considération de toutes les instructions et recommandations du représentant de la municipalité. Le directeur de projet et le chargé de projet ont pleine autorité pour agir au nom de l'adjudicataire. Ils dirigent et conseillent l'équipe de travail. Ils sont les seuls interlocuteurs auprès de la municipalité. Ils doivent communiquer régulièrement avec le représentant de la municipalité afin de mieux évaluer et de résoudre les problèmes relatifs à la réalisation du contrat. 2.3 Lien d'emploi L'adjudicataire est seul responsable à l'égard de l'ensemble de ses employés affectés à l'exécution du contrat et elle doit en assumer tous les droits, obligations et responsabilités. 2.4 Remplacement des ressources L'adjudicataire obtient l’autorisation de la municipalité avant de procéder au remplacement d'une ressource stratégique identifiée dans la soumission. La Municipalité peut accepter ce changement, si la ressource est équivalente à la ressource initiale et si l'adjudicataire assume le transfert des connaissances . La preuve de cette équivalence incombe à l’adjudicataire. La valeur du contrat ne peut être augmentée suite à un remplacement de ressource. Cependant, advenant le cas où la ressource remplaçante n’est pas équivalente, la Municipalité dispose de deux options : annuler le contrat sans frais si les travaux n’ont pas été complétés à plus de 5% ; réduire la valeur du contrat. 2.5 Sous-traitance Le soumissionnaire doit présenter avec sa soumission une liste des sous-traitants, si applicable, qu’il projette retenir pour l’exécution de certaines tâches. La réalisation du contrat et des obligations qui en découlent, incluant les exigences relatives à la qualité, demeure sous la responsabilité de l'adjudicataire. L'adjudicataire demeure le seul responsable, vis-à-vis de la Municipalité , des actes posés en relation avec les services rendus. Les tâches confiées en sous-traitance ne doivent pas excéder plus de 40 % de la valeur totale du présent mandat. Les sous-traitants doivent avoir une place d’affaires au Québec ou dans un des territoires visés par les accords applicables. 2.6 Lois et règlements L'adjudicataire s'engage à respecter, dans l'exécution du présent contrat, les lois et règlements en vigueur au Québec, de même qu'à détenir les permis et les enregistrements requis et doit fournir sur demande une attestation qu'elle s’y est conformée. L'adjudicataire doit notamment se conformer aux lois régissant les accidents du travail et à celles régissant les conditions de travail. 2.7 Assurances Le soumissionnaire contracte une assurance responsabilité professionnelle et une assurance responsabilité civile pour les dommages pouvant résulter de l'exécution du contrat. Elle devra les maintenir en vigueur, pendant toute la durée du contrat, dont la limite, par réclamation, n’est pas inférieure à deux millions de dollars ( 2 000 000 $) et en fournir une attestation dans l’offre de services. Ces polices d'assurance sont souscrites auprès d'une compagnie d'assurances titulaire des permis appropriés et financièrement responsable et doivent prévoir un avis écrit d'au moins trente (30) jours aux parties en cas d'annulation ou de réduction de couverture. Sous réserve de l'approbation de leurs assureurs respectifs, le soumissionnaire s'engage à désigner le bénéficiaire des services à titre d'assuré additionnel et à produire les certificats d'assurance faisant état de la valeur minimale de la garantie stipulée au présent article et de l'obligation de l'assureur de donner un avis écrit d'au moins trente (30) jours aux parties en cas d'annulation ou de réduction de couverture. Nonobstant ce qui précède, le présent article ne limite pas la responsabilité civile de l'adjudicataire aux termes du contrat. 2.8 Cession de contrat Les droits et obligations contenus au présent contrat ne peuvent, sous peine de nullité, être cédés, en tout ou en partie, sans l'autorisation de la municipalité qui n'a pas à justifier son refus. 2.9 Résiliation La municipalité se réserve le droit de résilier le contrat qui la lie avec l'adjudicataire, en tout ou en partie, à sa discrétion, sur simple avis écrit de cinq (5) jours. En cas de défaut de l'adjudicataire de respecter l’un des termes du présent document d’appel d’offres et cette dernière ne peut prétendre à aucune indemnité ni compensation et ne se voit payer que les sommes dues à la date de la résiliation du contrat en proportion des services ou biens fournis, en conformité au présent document d’appel d’offres. En cas de résiliation, la municipalité entre en possession immédiate de tout, document, rapport, étude, analyse et matériel produits, réalisés ou acquis à la date de résiliation, ainsi que de tous les droits que l'adjudicataire possède ou a acquis au cours de l'exécution du contrat. 2.10 Conflit d'intérêt s L'adjudicataire accepte d'éviter toute situation qui mettrait en conflit son intérêt personnel et l'intérêt de la municipalité. Si une telle situation se présente, l'adjudicataire doit immédiatement en informer le représentant de la municipalité qui peut, à sa discrétion, émettre une directive indiquant à l'adjudicataire comment remédier à ce conflit d'intérêts ou résilier le contrat. Le présent article ne s'applique pas à un conflit pouvant survenir sur l'interprétation ou l'application du contrat. 2.11 Protection des renseignements personnels ou confidentiels L'adjudicataire s’engage à ce que ni elle, ni aucun de ses employés ne divulguent, sans y être dûment autorisés par la municipalité, les données, analyses ou résultats inclus dans les rapports réalisés en vertu du contrat ou, généralement, quoi que ce soit dont elle aurait eu connaissance dans l’exécution du contrat. 2.12 Procédure en cas de conflit Toute question relative à l’interprétation du contrat et à l’exécution de l’objet du contrat doit être soumise par écrit au représentant de la municipalité par l'adjudicataire ou son représentant autorisé, pour décision. L'adjudicataire doit soumettre sa question aussitôt que le problème qui y a donné naissance survient et le représentant de la municipalité se réserve le droit de juger irrecevable la question de l'adjudicataire si elle est soumise dans un délai supérieur à dix (10) jours ouvrables après la survenance du problème. À la suite de l’étude de la question de l'adjudicataire, la décision du représentant de la municipalité est finale et sans appel et lie l'adjudicataire. 2.13 Mode de paiement La municipalité paie l'adjudicataire sur présentation de factures d'honoraires mensuelles. Chaque demande de paiement est accompagnée de décomptes progressifs résumant les activités réalisées durant cette période. La municipalité dispose d'un délai de quarante-cinq (45) jours pour acquitter cette facture d'honoraires. 2.14 Délai pour la réalisation du mandat Il n'y a pas de délai maximal pour la réalisation du mandat étant donné la nature du mandat octroyé. 2.15 Partage des responsabilités La responsabilité de la partie d'ingénierie et de conception demeure sous la responsabilité du concepteur des plans. L'adjudicataire sera responsable de l'application des clauses contenues dans les plans et devis du concepteur. L'adjudicataire n'a pas le mandat de procéder préalablement à la vérification ou la modification des plans et devis. Advenant le cas que l'adjudicataire soit différent du concepteur, celui-ci devra collaborer pleinement avec le concepteur des plans. 3 Contexte de réalisation du mandat 3.1 Mise en situation La municipalité d'Oka a octroyé un mandat de services professionnels à la firme LBHA en 2010 pour la réalisation de plans et devis pour la construction d'une station de pompage d'eaux usées. La surveillance chantier n'était pas incluse dans le mandat et devait être accordée de gré à gré tel que prévu dans les règles d'attribution de contrats à ce moment. Or en décembre 2010, le gouvernement du Québec a modifié la loi pour empêcher l'octroi de contrat de surveillance de gré à gré au concepteur des plans. Les contrats de surveillance sont dorénavant assujettis aux règles d'attribution de contrat prévues par la loi. La municipalité d'Oka doit procéder au remplacement complet de sa station de pompage d'eaux usées existante située au 50 rue Saint-Sulpice à Oka construite dans les années 1970. Celle-ci reçoit pratiquement toute l'eau usée produite par le village. En 2008, la municipalité a procédé à l'installation d'une chambre de dérivation en aval de la station en prévision des travaux de remplacement. Cette chambre permet du pompage temporaire en surface. Cette station présente plusieurs déficiences tant au niveau mécanique que du puits de pompage lui-même. La station comporte un puits humide en fibre de verre situé en plein centre de l'intersection de deux rues. Le mandat de surveillance devra inclure la surveillance bureau et en résidence. 3.2 Autres renseignements disponibles aux soumissionnaires Le coût estimé des travaux est d'environ 1 M $ avant taxes. Les plans et devis seront à la disponibilité des soumissionnaires. Le soumissionnaire ne procède pas à la validation de la conception. Une étude géotechnique par forage est aussi présente à l'intérieur du devis, forage fait sur le futur site d'excavation du puits de pompage. 3.3 Surveillance des travaux L'adjudicataire est responsable du suivi et de la surveillance bureau et en résidence des travaux en lien avec le présent mandat. La surveillance des travaux inclut, sans s’y limiter : Assister la municipalité concernant des problèmes techniques qui pourraient survenir durant les travaux ; Vérifier et approuver les dessins d’atelier et les dessins de fabrication ; Assister la municipalité dans l’approbation d’équivalence et de substitution des matériaux et/ou équipements ; Être présent et faire le suivi de toute analyse ou test devant être effectués pendant les travaux que ce soit sur place ou en usine ; Rédiger les rapports d’avancement des travaux ; Inclure la transmission d’informations et de documents en lien avec les travaux, incluant les directives et/ou avis de changements ; Coordonner les travaux et les réunions de travail ; Assurer une présence adéquate lors de la réalisation des ouvrages, dont une surveillance en résidence ou quotidienne pour les ouvrages enfouis de génie civil, et la réalisation de tous les essais prescrits, et plus particulièrement pour : Suivre l’exécution et inspecter les travaux ; La coordination et les ententes avec les différentes entreprises d’utilité publique. Plans tels que construits L'adjudicataire annote les plans durant la surveillance des travaux et produit les plans « Tels que construits » à la fin des travaux, en format papier et en format numérique. Advenant que l'adjudicataire soit différent du concepteur des plans et qu'il ne peut produire les plans tels que construits, il devra sous-traiter cette partie au concepteur des plans. Le contrôle qualitatif. Le contrôle qualitatif des travaux et des matériaux est inclus dans la présente offre de service et est réalisé par un laboratoire accrédité. L'adjudicataire coordonne les services requis en lien avec le contrôle qualitatif au chantier. La mise en route des ouvrages. L'adjudicataire coordonne et assure la mise en route initiale des divers équipements afin d'en assurer leur rendement et capacité. Noter les changements résultant de conditions particulières ; Recommander les demandes de paiements progressifs des travaux ; Obtenir des résultats positifs aux essais AVANT l’acceptation provisoire et l’acceptation définitive des travaux. Assurer que les parties de travaux non conformes soient reprises ; Les visites périodiques des ingénieurs de projet responsables de la conception sur les lieux de la réalisation des travaux dans le but de vérifier les travaux et leur avancement en fonction des exigences du marché. L’adjudicataire doit prévoir une visite au chantier des professionnels responsables de la conception toutes les quatre (4) semaines, et ce, pour chaque discipline. Chaque professionnel doit rédiger un rapport de visite qui est transmis à la municipalité. La municipalité se réserve le droit d’exiger la présence du professionnel concerné par des problématiques particulières soulevées au chantier, et ce, sans compensation financière à l’adjudicataire ; Procéder à l’acceptation provisoire à la fin des travaux, à la mise en route des ouvrages et assumer le suivi de la garantie jusqu’à la réception définitive ; Effectuer l’acceptation finale et produire une attestation confirmant que les ouvrages ont été réalisés conformément aux prescriptions des documents d’appel d’offres, et que ceux-ci respectent les documents administratifs généraux et les clauses techniques générales du BNQ ou ont le même effet. Un modèle d’attestation est disponible sur le site Web du MAMROT La délivrance d’un certificat de conformité des travaux à la Municipalité et à toutes les instances gouvernementales le requérant. Assurer une présence lors de la réalisation des ouvrages, dont une surveillance complète en résidence pour les ouvrages enfouis de génie civil, plus particulièrement pour : Suivre l’exécution et inspecter les travaux ; Noter les changements résultant de conditions particulières. Assurer la réalisation de tous les essais prescrits, Être présent et faire le suivi de toute analyse ou test devant être effectués pendant les travaux que ce soit sur place ou en usine. Le surveillant des travaux doit être muni d’un cellulaire en tout temps pour pouvoir être rejoint rapidement. À noter que compte tenu de la nature des travaux, certains d’entre eux pourraient être réalisés en dehors des heures normales de travail (soir, nuit, fin de semaine). Lorsque ces situations se présentent, la municipalité exige que le chargé de projet de l’adjudicataire soit disponible 24 heures par jour, 7 jours par semaine et que le surveillant de chantier soit présent sur le site des travaux. Il en est de même pour toutes les situations d’urgence et ce au frais de l'adjudicataire. Le prix demandé pour la surveillance bureau des travaux devra être basé sur un montant forfaitaire. Le prix demandé pour la surveillance du chantier en résidence est fonction d'un montant unitaire mensuel basé sur une durée estimée des travaux de construction et sera facturé au mois selon la durée réelle des travaux. Cette durée est estimée à 5 mois. Cependant, dû à la période hivernale proche, certains travaux de génie civil pourront s’étaler au printemps 2012. 4 Mode d'évaluation des offres 4.1 Système de pondération et d’évaluation des offres Les municipalités sont soumises aux dispositions législatives et réglementaires encadrant l'adjudication de contrats municipaux. Ces dispositions sont regroupées sur le site : http://www.mamrot.gouv.qc.ca/gestion-contractuelle-et-ethique/gestion-contractuelle Il est ainsi prévu une utilisation obligatoire d’un système d’évaluation et de pondération des offres en deux étapes pour tous les contrats relatifs à la fourniture de services professionnels. La Municipalité doit avoir recours à un système basé, outre le prix, sur l’évaluation d’un minimum de quatre (4) critères relatifs au mandat proposé. Le présent document d’appel d’offres comporte cinq (5) critères. Pour procéder à l’évaluation des offres, la Municipalité forme un comité de sélection composé de trois (3) membres réputés impartiaux et sans liens hiérarchiques et d'un secrétaire du comité. Les critères, la méthode d’évaluation et les autres exigences de ce processus sont présentés dans le présent document d'appel d'offres. L'évaluation est faite sur la base des documents fournis par le soumissionnaire. 4.2 Critères d'évaluation des offres Les membres du comité de sélection évaluent chaque offre de service selon les critères suivants : Critères Pointage § Compréhension du mandat 30 § Expérience du soumissionnaire 20 § Chargé de projet 25 § Équipe de travail 25 4.2.1 Compréhension du mandat (30) Il importe que le soumissionnaire fasse clairement état de sa compréhension des attentes de la Municipalité d’Oka quant à la nature du projet à réaliser, des enjeux qui s’y rattachent et de la portée de sa prestation. Il expose les problématiques ou contraintes particulières (physiques, structurales, administratives, temporelles, spatiales, etc...) auxquelles il s'attend dans la surveillance de chantier. Il démontre qu'il comprend les modifications à faire et l'ampleur des travaux. Aucune copie du document d'appel d'offres ou un quelconque renvoi à ce dernier n'est acceptable. 4.2.2 Expérience du soumissionnaire. (20) Le soumissionnaire démontre une expertise en considération de la réalisation de projets équivalents en budget en énumérant ses réalisations. À cette fin, le soumissionnaire explique la nature de ses réalisations en présentant quatre (4) projets municipaux . Le soumissionnaire procède à une description sommaire des travaux réalisés (structure, contrôle, mécanique de procédé, architecture, etc...), dans quelles villes ceux-ci ont été réalisés avec un nom de contact son numéro de téléphone, des coûts des travaux et de la valeur des honoraires. De plus, pour être admissibles, les réalisations énumérées doivent rencontrer les exigences suivantes : · La fiche doit porter sur des travaux de CONSTRUCTION d'une station de pompage d'égout ; · Avoir été réalisée dans les 8 dernières années ; · Le soumissionnaire doit avoir fait la surveillance des travaux ; · L’ampleur des travaux réalisés doit avoir une valeur d’au moins 70% (> 700 000 $) de la valeur estimée des présents travaux 4.2.3 Chargé de projet (25) Le soumissionnaire démontre l’expertise du chargé de projet assigné au présent projet en considération de la réalisation de cinq (5) projets comparables en complexité en présentant les réalisations de ce dernier sur lesquels il agissait à titre de chargé de projet, la fiche devra, par le fait même, en porter la mention . Le format demandé pour la présentation des projets est sous forme de fiches projets. Le soumissionnaire inclut dans son offre son curriculum vitae complet. Le curriculum vitae et les fiches projet sont signés par le chargé de projet proposé certifiant le contenu par celui-ci . Le chargé de projet est membre en règle de l’Ordre des Ingénieurs du Québec (inclure son numéro OIQ) et est une ressource permanente du soumissionnaire. L’expérience du chargé de projet est capitale dans l’évaluation des ressources. Pour évaluer son expérience, il importe de considérer : ses qualifications et diplômes ; la pertinence des projets dans lesquels il a été impliqué par rapport au mandat ; les réalisations professionnelles du chargé de projet au cours de sa carrière ; son degré d’implication dans le mandat et sa disponibilité. Chacune de ses réalisations a une valeur de cinq (5) points. Un maximum de vingt-cinq (25) points est attribué à ce critère. À cette fin, le soumissionnaire explique la nature des réalisations. De plus, pour être admissibles, les réalisations énumérées doivent rencontrer les exigences suivantes : · Le chargé de projet est mentionné dans la fiche et celle-ci est SIGNÉE PAR LE CHARGÉ DE PROJET ; · La fiche projet doit être spécifique à une station de pompage d'égout et non incluse à l'intérieur d'un projet plus global ; · Avoir été réalisée dans les 8 dernières années ; · L’ampleur des travaux réalisés doit avoir une valeur d’au moins 50% (> 700 000 $) de la valeur estimée des présents travaux ; · Le chargé de projet doit obligatoirement avoir supervisé la surveillance des travaux 4.2.4 Équipe de travail (25) La proposition doit aussi permettre d’évaluer la qualité et la quantité des ressources que le consultant compte affecter au projet de surveillance de chantier. L’équipe qui soutient le chargé de projet est évidemment aussi très importante. Le consultant présente un organigramme précisant le rôle et les responsabilités de chacun. L'équipe de relève y est aussi représentée. Toutes les disciplines requises et les sous-traitants devront y être représentés (exemple: structure, mécanique de procédé, mécanique de bâtiment, génie civil, électricité, instrumentation et contrôle, sous-traitance, etc.). Un court texte permet de comprendre leur contribution et la pertinence de leur expérience. Le curriculum vitae détaillé de chaque membre de l’équipe de projet est fourni en annexe 4.3 Mode d'évaluation des offres L'évaluation qualitative des offres de service est effectuée sans que le comité de sélection ne connaisse les montants soumis, les enveloppes cachetées contenant les « Formules de soumission » étant conservées par le secrétaire du comité jusqu’à ce que cette évaluation soit complétée. Le comité de sélection procède à l'évaluation de toutes les offres conformes, et ce, à partir des critères définis à l’article précédent et de la grille d'évaluation prévue à cet effet (Annexe 5). Le comité évalue si les soumissions répondent aux exigences du document d’appel d’offres et procède à partir des seuls renseignements qu'elles contiennent. S'il s'avérait nécessaire pour le comité de sélection d'obtenir des précisions sur l'un ou l'autre des renseignements fournis dans la soumission, ces précisions en deviendraient partie intégrante. Toutefois, les précisions fournies ne doivent pas améliorer l'aspect qualitatif de l’offre, ni ajouter de nouveaux éléments qui n'auraient pas été traités dans l’offre. 4.4 Pointage et note de passage Chaque soumission est évaluée individuellement et le comité de sélection attribue une note. La Municipalité d'Oka procède à l’ouverture des enveloppes contenant le prix de chaque soumission ayant obtenu un pointage intérimaire (partie qualitative) d’au moins soixante-dix (70) points. L’offre de prix d’une soumission n'ayant pas obtenu un pointage intérimaire d'au moins 70 est écartée du processus d'évaluation et est retournée sans avoir été ouverte. Le comité de sélection procède ensuite à l’ouverture des enveloppes de proposition de prix soumises. La note finale allouée à une offre de services est obtenue selon la formule suivante : (pointage intérimaire + 50) X 10 000 = pointage final Prix de la soumission 4.5 Transmission des résultats aux soumissionnaires La Municipalité , après l'adoption de la résolution par le Conseil adjugeant le contrat, transmet à chacun des soumissionnaires ayant présenté une offre le résultat de son évaluation en y indiquant : le rang dudit soumissionnaire, la note obtenue, les raisons de non-conformité, le cas échéant, le nombre de soumissionnaires conformes et non conformes, le nom de l'adjudicataire, la note qu'il a obtenue ainsi que le prix qu'il a soumis. 4.6 Consentement En conformité avec la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), toute personne physique ou morale qui présente une offre consent, de ce fait, à ce que les renseignements suivants puissent être divulgués : Son nom, que son offre soit ou non retenue ; Sa note, advenant qu'elle soit adjudicataire ; Si son offre était jugée non conforme, son nom avec mention du fait que son offre a été jugée non conforme et les éléments spécifiques de non-conformité ; Le rang qu'elle a obtenu par rapport aux autres offres présentées ; Le prix soumis. 4.7 Contenu de l'offre de services La proposition du consultant comporte les éléments suivants : Présentation de la firme Compréhension du mandat Expérience du soumissionnaire Chargé de projet Équipe de travail Les annexes 1 à 3 L'assurance requise au point 2.7 L'offre de prix (Annexe 4, enveloppe séparée)