Impression du formulaire « Porte-carte »

APPEL D’OFFRES

QC-RAMQ-20117111 La Régie de l'assurance maladie du Québec, ci-après appelée la Régie, personne morale légalement constituée ayant son siège social au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, requiert par le présent appel d'offres, des soumissions de prestataires de services spécialisés dans le domaine de l’impression de formulaires. La Régie demande au prestataire de services de soumettre un prix pour l’impression, l’emballage et la livraison du formulaire « Porte-carte » en version française et en version anglaise. Le tout, tel que requis à la partie 2 « Description des besoins » et conforme en tous points aux exigences énoncées aux documents d’appel d’offres . La quantité totale de formulaires à imprimer, à emballer et à livrer est de 2 430 000 unités et se détaille comme suit : Numéro Description du produit Quantité Livraison 2 e mercredi de chaque mois 3350 Porte-carte français 2 160 000 2 palettes de 45 boîtes par mois du 11 avril 2012 au 13 mars 2013 3410 Porte-carte anglais 270 000 1 palette de 45 boîtes par mois du 11 avril 2012 au 13 juin 2012 Le prestataire de services doit soumettre un prix unitaire selon les spécifications du bordereau de prix pour chaque produit et le tout additionné pour obtenir un seul montant global aux fins de la détermination de la plus basse soumission conforme. Le prestataire de services retenu sera celui qui aura présenté la plus basse soumission conforme aux exigences énoncées aux documents d’appel d’offres. Le prestataire de services qui désire se procurer un spécimen ce chacun des formulaires doit en faire la demande au représentant de la Régie.

SOUS-TRAITANCE

La sous-traitance est permise pour l’exécution de ce contrat. Lorsque l’offre implique la participation de sous-traitants, la réalisation du contrat et les obligations qui en découlent, y incluant les exigences relatives à la qualité, demeurent alors sous la responsabilité du prestataire de services avec lequel la Régie a signé le contrat.

CONDITIONS D’ADMISIBILITÉ

Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible. 1) Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres. 2) La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. 3) Au cours des cinq années précédant la date d’ouverture des soumissions, ni le prestataire de services ni ses administrateurs ne doivent avoir été déclarés coupables d’une infraction à la loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34) relativement à un appel d’offres public ou à un contrat conclu avec une administration publique au Canada, ou s’ils ont été déclarés coupables, ils ont obtenu un pardon pour cette infraction. 4) Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission le formulaire « Attestation relative `sa la probité du soumissionnaire », dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui de l’organisme public ou contenir les mêmes dispositions. 5) Au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisante de la part de la Régie, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat. 6) Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces date et heure. 7) Le prestataire de services doit posséder un système d’assurance de la qualité dans la spécialité pour l’impression et reproduction de documents : niveau qualité « bureau » qui est conforme à la norme ISO 9001 : 2008 au moment de déposer sa soumission. 8) Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

GARANTIE DE SOUMISSION

Le prestataire de services doit accompagner sa soumission d’une garantie de soumission valide pour une période de 45 jours à compter de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, au montant forfaitaire de : · Sept mille dollars (7 000 $), si la garantie est sous la forme d’un cautionnement de soumission émis à la faveur de la Régie de l’assurance maladie du Québec, par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (L.R.Q., c.A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (L.R.Q., c. S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (L.C;, 1991, C. 46) et ce cautionnement doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement fourni en annexe 5; · Trois mille cinq cents dollars (3 500 $), si la garantie est sous l’une ou l’autre des formes suivantes : ? un chèque visé; ? un mandat; ? une traite; ? une lettre de garantie irrévocable, conforme aux dispositions du modèle de lettre de garantie fourni en annexe 6, émise par une banque, une caisse d’épargne ou de crédit ou par une société de fiducie ou d’épargne; à l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec ? une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans. La Régie retient la garantie de soumission du plus bas soumissionnaire conforme jusqu’au moment de la signature du contrat. Elle retient également, jusqu’à concurrence de quarante-cinq (45) jours, la garantie de soumission des deuxième et troisième plus bas soumissionnaires conformes jusqu’au moment de la signature du contrat par le soumissionnaire choisi. La garantie de soumission sera remise à l’adjudicataire en échange de la garantie d’exécution au moment de la signature du contrat.

GARANTIE D’EXÉCUTION

Avant la signature du contrat, le prestataire de services dont le nom sera retenu se verra demander une garantie d’exécution : · d’un montant équivalent à 10 % du montant du contrat, si la garantie est sous la forme d’un cautionnement de soumission émis à la faveur de la Régie de l’assurance maladie du Québec, par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (L.R.Q., c.A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (L.R.Q., c. S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (L.C;, 1991, C. 46) et ce cautionnement doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement fourni en annexe 9; · d’un montant équivalent à 5 % du montant du contrat, si la garantie est fournie sous l’une ou l’autre des formes suivantes : o un chèque visé; o un mandat; o une traite; o une lettre de garantie irrévocable, conforme aux dispositions du modèle de lettre de garantie fourni en annexe 9, émise par une banque, une caisse d’épargne ou de crédit ou par une société de fiducie ou d’épargne; à l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec · une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada et dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans. La garantie d’exécution devra être valable pour toute la durée du contrat et sera retournée au prestataire de services 30 jours après la date de réalisation du contrat.

ACCORDS DE LIBÉRATION DES MARCHÉS PUBLICS

Cet appel d’offres n’est pas assujetti aux accords de libéralisation des marchés publics. Seuls sont admis à présenter une soumission, les prestataires de services ayant un établissement au Québec.

PROCESSUS DE FRANCISATION

Afin de respecter une exigence de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, un prestataire de services ayant un établissement au Québec qui, durant une période de 6 mois, emploie 50 personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte (La francisation des entreprises) doit, pour se voir octroyer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes émises par l’Office québécois de la langue française :

• ·
  une attestation d’inscription émise depuis moins de 30 mois aux entreprises inscrites à l’Office avant le 1 er octobre 2002 ou depuis moins de 18 mois aux entreprises inscrites après le 1 er octobre 2002;
• ·
  une attestation d’application d’un programme de francisation;
• ·
  un certificat de francisation.

En conséquence, tout prestataire de services visé doit annexer à sa soumission le document exigé faisant foi du respect de cette exigence. Le prestataire de services dont le nom apparaît sur la liste des prestataires de services non conformes au processus de francisation établi par l’Office québécois de la langue française ne peut se voir octroyer un contrat. Pour tout renseignement complémentaire, communiquer avec l’Office québécois de la langue française (téléphone : (numéro sur l'avis officiel) ou (numéro sur l'avis officiel)) ou consulter la rubrique « Administration publique » de son site Internet ( http://www.o ql f. g ouv.qc.ca ).

RESPONSABLE DE L’APPEL D’OFFRES

Toute demande d’information additionnelle devra être adressée par écrit au plus tard le 2 février 2012 à l’attention de JoAnne Noël au numéro de télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) ou par courriel au : (courriel sur l'avis officiel) . La Régie fera parvenir les réponses à tous les prestataires de services vers le 3 février 2012 par le biais du SÉAO.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE DE L’APPEL D’OFFRES

Les soumissions doivent parvenir à : Madame JoAnne Noël Régie de l’assurance maladie du Québec Direction de la gestion contractuelle, immobilière et des ressources matérielles (POSTE DE SÉCURITÉ) 1125, Grande Allée Ouest, (Hall d’entrée – R.C.) Québec (Québec) G1S 1E7 AU PLUS TARD À 11 H, LE 13 FÉVRIER 2012. La Régie ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

MOTS CLÉS

Impression, formulaire, porte-carte SIGNATAIRE DE L’AVIS D’APPEL D’OFFRES Monsieur Ghislain Arseneault Directeur de la gestion contractuelle et des ressources matérielles