Appel d'offres public concernant le service de messagerie

Les lieux de cueillette du courrier sont : § 1255, rue Beauregard, Longueuil (Québec) J4K 2M3 § 5245, boulevard Cousineau, Saint-Hubert (Québec) J3Y 6J8 2.1.2 Division des besoins Le « service A » est le service de messagerie que nécessite l’Agence de la santé et des services sociaux pour l’ensemble de ses activités administratives. Les besoins annuels relatifs au « service A » sont estimés comme suit : · 85 000 enveloppes du format 4 1/8 X 9 1/2 à 9 1/ 2 X 14 3/4 ; · 200 boîtes destinées à des cases postales. Le « service B » est le service de messagerie propre au secteur du Programme québécois de dépistage du cancer du sein (PQDCS) Pour une estimation du volume annuel relié au « service B », un tableau est disponible à la page 14. 2.2 DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES BESOINS SELON LES SECTEURS IDENTIFIÉS 2.2.1 Service A L’Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie nécessite le service suivant : · Une cueillette journalière du courrier à affranchir, soit une (1) fois par jour, entre 13 h 30 et 14 h 30, aux deux (2) sites mentionnés à l’article 2.1.1. du présent chapitre. · Une cueillette des envois multiples au besoin, approximativement à une fréquence de quatre (4) fois par semaine, pour effectuer la manutention, le timbrage et l’expédition du courrier. De plus, sur demande, l’Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie nécessite les services suivants : · le montage d’envois multiples comprenant la réception et l’entreposage de documents, insertion, pliage, préparation et affranchissement pour certains secteurs; · du publipostage; · la fourniture de timbres. 2.2.2 Service B Le PQDCS nécessite les services suivants : · Collecter quotidiennement les lettres et enveloppes à poster, soit cinq (5) jours par semaine à l’exception des journées fériées. Notez que les besoins pendant la période des fêtes sont fixés chaque année; · · Manutention hebdomadaire; · Entreposage sécuritaire dans vos locaux de fournitures et du matériel ci-après décrit : · Dépliants « Le PQDCS La décision vous appartient. Informez-vous ! » en français et en anglais; · Dépliants d’information concernant les examens complémentaires en français et en anglais; · Enveloppes fenêtrées confidentielles; · Signets « Liste des CDD »; · Outils promotionnels; Les quantités maximales de documents à entreposer dans les locaux du prestataire de services sont estimées comme suit : · 161 000 enveloppes blanches, 322 boîtes de 500 enveloppes; · 104 000 signets feuilles roses « Liste CDD », 26 boîtes de 4 000 feuilles; · 101 400 dépliants sur la mammographie de dépistage, 52 boîtes de 1950 dépliants; · 6 300 dépliants sur les examens complémentaires, 3 boîtes de 2 100 dépliants; · Environ 101 250 signets promotionnels. · Inventaire : · Maintenir un inventaire suffisant de manière à ce qu’il n’y ait aucune interruption de services; · Aviser le Centre de coordination des services régionaux (CCSR) du PQDCS de la Montérégie lorsque l’inventaire d’un item est à environ 20 %; · Adresser votre demande de matériel et de fournitures au CCSR . · Gestion des problématiques et des erreurs : · Collaborer avec le CCSR pour toute situation problématique; · Informer le CCSR lorsqu’une erreur est identifiée et, au besoin, cesser les activités de manutention des lettres problématiques. · Transfert du matériel entreposé Le soumissionnaire aura pour responsabilité de transférer à ses installations le matériel entreposé au local du fournisseur actuel ( 15 C , Liébert, Varennes).