Impression de formulaires « demandes de paiement »

APPEL D’OFFRES

QC-RAMQ-20117093 La Régie de l'assurance maladie du Québec, ci-après appelée la Régie, personne morale légalement constituée ayant son siège social au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, requiert par le présent appel d'offres, des soumissions de prestataires de services spécialisés dans le domaine de l’impression. La Régie demande au prestataire de services de soumettre un prix pour l’impression, l’emballage incluant l’insertion d’enveloppes fournis par la Régie et la livraison de formulaires pour les besoins des professionnels de la santé. Le tout, tel que requis à la partie 2 « Description des besoins » et conforme en tous points aux exigences énoncées aux documents d’appel d’offres . Le contrat à intervenir pour l’impression de formulaires sera d’une durée de douze (12) mois à compter de la date de signature du contrat avec possibilité de renouvellement pour une période additionnelle et successive de douze (12) mois, à moins que la Régie transmette au prestataire de services trois (3) mois (60 jours ouvrables) jours avant la date de renouvellement un avis écrit l’informant de son intention de ne pas renouveler le contrat. Les seize (16) formulaires à imprimer, à emballer et à livrer sont de types liasses avec carbone, papier « Translucent » ou « Bond ». La quantité totale de formulaires pour 2012-2013 est de 5 602 500 et se détaille comme suit : No du produit Description du produit Quantité 2012-2013 Quantité estimée 2013-2014 si renouvellement 1063 Demande de paiement en format continu, médecins 15 000 15 000 1200 Demande de paiement médecins (sans enveloppe) 4 000 000 4 (numéro sur l'avis officiel) Demande de paiement médecins (avec enveloppe) 250 000 (numéro sur l'avis officiel) Demande de paiement vacation 50 000 50 000 1216 Demande de paiement honoraires fixes et salariat 10 000 10 000 1500 Demande de paiement optométristes 625 000 (numéro sur l'avis officiel) Demande de paiement assurance hospitalisation rémunération à l’acte 100 000 (numéro sur l'avis officiel) Demande de paiement chirurgiens dentistes 5 000 5 000 1670 Demande de paiement dentistes 175 000 (numéro sur l'avis officiel) Demande paiement denturologistes 25 000 25 000 1800 Demande de remboursement aux personnes assurées – médecins 250 000 (numéro sur l'avis officiel) Document complémentaire – médecin 12 500 12 500 2058 Demande de remboursement aux personnes assurées – optométriste 12 500 12 500 3336 Demande de remboursement – mesures incitatives 18 750 18 750 3621 Demande de remboursement aux personnes assurées – pharmacie 3 750 3 750 3743 Demande de paiement rémunération mixte 50 000 50 000 Les quantités requises pour 2013-2014 seront confirmées au prescripteur de services. Les quantités inscrites au tableau ne représentent nullement un engagement de la part de la Régie. Le prestataire de services doit soumettre un prix unitaire pour 2012-2013 et un prix unitaire pour 2013-2014 selon les spécifications du bordereau de prix (annexe 3) pour chaque produit et le tout additionné pour obtenir un seul montant global aux fins de la détermination de la plus basse soumission conforme. Le prestataire de services retenu sera celui qui aura présenté la plus basse soumission conforme aux exigences énoncées aux documents d’appel d’offres. La Régie ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

SOUS-TRAITANCE

Aucune sous-traitance n’est permise pour l’exécution du contrat. On entend par sous-traitance le fait de confier à un autre prestataire de services une partie du projet.

CONDITIONS D’ADMISIBILITÉ

Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible. 1) Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres. 2) La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. 3) Au cours des cinq années précédant la date d’ouverture des soumissions, ni le prestataire de services ni ses administrateurs ne doivent avoir été déclarés coupables d’une infraction à la loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34) relativement à un appel d’offres public ou à un contrat conclu avec une administration publique au Canada, ou s’ils ont été déclarés coupables, ils ont obtenu un pardon pour cette infraction. 4) Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission le formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » joint à l’annexe 1, dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui de l’organisme public ou contenir les mêmes dispositions. 5) Au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisante de la part de la Régie, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat. 6) Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces date et heure. À noter que depuis le 1 er décembre 2011, en plus de la date, l’heure de délivrance apparaîtra sur les attestations de Revenu Québec afin de répondre à la nouvelle disposition réglementaire en vigueur depuis cette même date. Par conséquent, une attestation délivrée à une date et heure postérieures à la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ne sera pas acceptée. Toutefois, veuillez également noter que jusqu’au 28 février 2012, les attestations de Revenu Québec délivrées antérieurement au 1 er décembre seront acceptées bien que l’heure de délivrance n’y apparaisse pas en autant que la période de validité de 90 jours soit respectée. 7) Le prestataire de services n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Absence d’établissement au Québec » joint à l’annexe 7, dûment rempli et signé pas une personne autorisée. 8) Le prestataire de services doit posséder un système d’assurance de la qualité dans la spécialité pour l’impression et reproduction de documents : niveau qualité « bureau » qui est conforme à la norme ISO 9001 : 2008 au moment de déposer sa soumission. 9) Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

GARANTIE DE SOUMISSION

Le prestataire de services doit accompagner sa soumission d’une garantie de soumission valide pour une période de 45 jours à compter de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, au montant forfaitaire de : · Vingt-quatre mille dollars (24 000 $), si la garantie est sous la forme d’un cautionnement de soumission émis à la faveur de la Régie de l’assurance maladie du Québec, par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (L.R.Q., c.A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (L.R.Q., c. S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (L.C;, 1991, C. 46) et ce cautionnement doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement fourni en annexe 5; · Douze mille dollars (12 000 $), si la garantie est sous l’une ou l’autre des formes suivantes : ? un chèque visé; ? un mandat; ? une traite; ? une lettre de garantie irrévocable, conforme aux dispositions du modèle de lettre de garantie fourni en annexe 6, émise par une banque, une caisse d’épargne ou de crédit ou par une société de fiducie ou d’épargne; à l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec ? une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada (ou lorsqu’un accord intergouvernemental s’applique, par le gouvernement du territoire visé) dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans. La Régie retient la garantie de soumission du plus bas soumissionnaire conforme jusqu’au moment de la signature du contrat. Elle retient également, jusqu’à concurrence de quarante-cinq (45) jours, la garantie de soumission des deuxième et troisième plus bas soumissionnaires conformes jusqu’au moment de la signature du contrat par le soumissionnaire choisi. La garantie de soumission sera remise à l’adjudicataire en échange de la garantie d’exécution au moment de la signature du contrat.

GARANTIE D’EXÉCUTION

Avant la signature du contrat, le prestataire de services dont le nom sera retenu se verra demander une garantie d’exécution : · d’un montant équivalent à 10 % du montant du contrat, si la garantie est sous la forme d’un cautionnement de soumission émis à la faveur de la Régie de l’assurance maladie du Québec, par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (L.R.Q., c.A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (L.R.Q., c. S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (L.C;, 1991, C. 46) et ce cautionnement doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement fourni en annexe 9; · d’un montant équivalent à 5 % du montant du contrat, si la garantie est fournie sous l’une ou l’autre des formes suivantes : o un chèque visé; o un mandat; o une traite; o une lettre de garantie irrévocable, conforme aux dispositions du modèle de lettre de garantie fourni en annexe 9, émise par une banque, une caisse d’épargne ou de crédit ou par une société de fiducie ou d’épargne; à l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec · une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada (ou lorsqu’un accord intergouvernemental s’applique, par le gouvernement du territoire visé) et dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans. La garantie d’exécution devra être valable pour toute la durée du contrat et sera retournée au prestataire de services 30 jours après la date de réalisation du contrat.

ACCORDS DE LIBÉRATION DES MARCHÉS PUBLICS

Le prestataire de services doit avoir un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par l’un des accords suivants :

• ·
  Accord sur le commerce intérieur;
• ·
  Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et de l’Ontario;
• ·
  Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick;
• ·
  Accord intergouvernemental sur les marchés publics entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de l’État de New York.

PROCESSUS DE FRANCISATION

Afin de respecter une exigence de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, un prestataire de services ayant un établissement au Québec qui, durant une période de 6 mois, emploie 50 personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte (La francisation des entreprises) doit, pour se voir octroyer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes émises par l’Office québécois de la langue française :

• ·
  une attestation d’inscription émise depuis moins de 30 mois aux entreprises inscrites à l’Office avant le 1 er octobre 2002 ou depuis moins de 18 mois aux entreprises inscrites après le 1 er octobre 2002;
• ·
  une attestation d’application d’un programme de francisation;
• ·
  un certificat de francisation.

En conséquence, tout prestataire de services visé doit annexer à sa soumission le document exigé faisant foi du respect de cette exigence. Le prestataire de services dont le nom apparaît sur la liste des prestataires de services non conformes au processus de francisation établi par l’Office québécois de la langue française ne peut se voir octroyer un contrat. Pour tout renseignement complémentaire, communiquer avec l’Office québécois de la langue française (téléphone : (numéro sur l'avis officiel) ou (numéro sur l'avis officiel)) ou consulter la rubrique « Administration publique » de son site Internet ( http://www.o ql f. g ouv.qc.ca ).

RESPONSABLE DE L’APPEL D’OFFRES

Toute demande d’information additionnelle devra être adressée par écrit au plus tard le 10 janvier 2012 à l’attention de JoAnne Noël au numéro de télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) ou par courriel au : (courriel sur l'avis officiel) . La réponse de la Régie sera communiquée par écrit, via SÉAO,à tous les prestataires de services ayant obtenu le document d’appel d’offres directement du SÉAO, vers le 11 janvier 2012. Ces questions et réponses feront partie intégrante des documents d’appel d’offres.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE DE L’APPEL D’OFFRES

Les soumissions doivent parvenir à : Madame JoAnne Noël Régie de l’assurance maladie du Québec Direction de la gestion contractuelle, immobilière et des ressources matérielles (POSTE DE SÉCURITÉ) 1125, Grande Allée Ouest, (Hall d’entrée – R.C.) Québec (Québec) G1S 1E7 AU PLUS TARD À 11 H, LE 18 janvier 2012. La Régie ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

MOTS CLÉS

Impression, demande de paiement, formulaires SIGNATAIRE DE L’AVIS D’APPEL D’OFFRES Monsieur Ghislain Arseneault Directeur de la gestion contractuelle et des ressources matérielles