Acquisition d'un système de production de cartes personnalisées avec embossage

AVEC EMBOSSAGE

Cet appel d’offres est émis dans le but d’adjuger un contrat, de type « clé en main », à un fournisseur afin d’acquérir et de mettre en place un système de production de cartes personnalisées avec embossage, de fournir les services de maintenance et d’assistance technique pour cinq (5) ans, de fournir l’ensemble des fournitures pour cinq (5) ans, d’effectuer la formation technique au personnel attitré à l’opération de l’équipement et d’obtenir des services d’accompagnement pour la mise en œuvre initiale. Le fournisseur doit fournir l’ensemble des équipements du SPC, l’installer et en effectuer la maintenance opérationnelle et préventive pendant toute la durée du contrat. Le fournisseur doit également offrir un service d’assistance technique et de maintenance pendant toute la durée du contrat. Le système de production de cartes personnalisées avec embossage soumis et à mettre en place par le fournisseur, doit respecter toutes les spécifications de capacité, de performance, de disponibilité et de niveau de service énoncés dans le présent appel d’offres. Tous les composants du SPC soumis doivent être couverts par un service de maintenance, pièces et main-d’œuvre sur place, pendant toute la durée du contrat. De plus, tout composant ajouté en cours de contrat acquis après la mise en œuvre du système initial doit être couvert par le même service de maintenance, pièces et main-d’œuvre sur place débutant à la date de sa mise en opération et valide jusqu’à la fin du contrat. La Régie prévoit acquérir au fur et à mesure sous forme de « contrat à commandes », toutes les fournitures des composants afin de combler les besoins opérationnels et inhérents du SPC. Le fournisseur s’engage à respecter les prix unitaires soumis pour toute la durée du contrat. Les quantités indiquées au bordereau de prix ne servent qu’aux fins du calcul du plus bas soumissionnaire conforme et ne constituent nullement une forme d’engagement de la part de la Régie. La Régie ne s’engage aucunement à acquérir une quantité précise de fournitures dans ce volet. Le fournisseur doit soumettre des prix garantis pour toute la durée du contrat. Certaines pénalités sont prévues pour le non respect de certaines obligations prévues au contrat. Le fournisseur doit avoir un centre de service dont les intervenants communiquent en langue française. Un banc d’essais est prévu afin de vérifier la conformité du système de production de carte soumis. L’adjudicataire du contrat sera le plus bas soumissionnaire conforme ayant complété avec succès le banc d’essai. Une garantie de soumission est exigée et doit être incluse avec la soumission. La Régie ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

ACCORDS DE LIBÉRATION DES MARCHÉS PUBLICS

Seuls sont admis à présenter une soumission les fournisseurs ayant un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par les accords applicables. Cet appel d’offres est assujetti aux accords de libéralisation des marchés publics suivants : § Accord sur le commerce intérieur; § Accord Québec/Nouveau-Brunswick; § Accord Québec/Ontario; § Accord Québec/New York; ATTESTATION DÉLIVRÉE PAR LE MINISTÈRE DU REVENU DU QUÉBEC Tout fournisseur ayant un établissement au Québec doit transmettre à l’organisme public, avec sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date limite fixée pour la réception des soumissions ni après cette date. Par conséquent, une attestation délivrée à une date postérieure à la date limite fixée pour la réception des soumissions ne sera pas acceptée . Cette attestation indique que, à sa date de délivrance, le fournisseur a produit les déclarations et les rapports qu’il devrait produire en vertu des lois fiscales et qu’il n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu du Québec, notamment lorsque son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard. Un fournisseur qui transmet une attestation de Revenu Québec contenant des renseignements faux ou inexacts, qui produit pour lui-même l’attestation d’un tiers ou qui déclare faussement qu’il ne détient pas l’attestation requise commet une infraction. De plus, commet une infraction quiconque aide une personne, par un acte ou une omission, à contrevenir aux dispositions du paragraphe précédent ou, par un encouragement, un conseil, un consentement, une autorisation ou un ordre, l’amène à y contrevenir. Jusqu’au 14 mars 2012 inclusivement, toute violation des deux paragraphes précédents donnera lieu à la transmission d’un avertissement au lieu d’un constat d’infraction. Un fournisseur dont l’entreprise est immatriculée au registre des entreprises doit, afin d’obtenir son attestation, utiliser les services électroniques Clic Revenu par l’entremise du service d’authentification du gouvernement du Québec, clic SÉQUR. Ces services sont accessibles sur le site Internet de Revenu Québec à l’adresse suivante : http://www.revenu.gouv.qc.ca/fr/entreprise/amr/comment.aspx Le fournisseur qui est une entreprise individuelle et qui n’est pas immatriculé au registre des entreprises doit communiquer avec la Direction générale du centre de perception fiscale et des biens non réclamés de Revenu Québec (numéro sur l'avis officiel) ou (numéro sur l'avis officiel)) afin d’obtenir son attestation. Les heures d’ouverture des bureaux sont de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 00 à 16 30, du lundi au vendredi Tout fournisseur n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit, en lieu et place d’une telle attestation, remplir et signer le formulaire « Absence d’établissement au Québec » joint à l’annexe G et le présenter avec sa soumission. POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION Afin de respecter une exigence de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, un fournisseur ayant un établissement au Québec qui, durant une période de 6 mois, emploie 50 personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte (La francisation des entreprises) doit, pour se voir octroyer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes émises par l’Office québécois de la langue française : § une attestation d’inscription émise depuis moins de 30 mois aux entreprises inscrites à l’Office avant le 1er octobre 2002 ou depuis moins de 18 mois aux entreprises inscrites après le 1er octobre 2002; § une attestation d’application d’un programme de francisation; § un certificat de francisation. En conséquence, tout fournisseur visé doit annexer à sa soumission le document exigé faisant foi du respect de cette exigence. Le fournisseur dont le nom apparaît sur la liste des fournisseurs non conformes au processus de francisation établi par l’Office québécois de la langue française ne peut se voir octroyer un contrat. Pour tout renseignement complémentaire, communiquer avec l’Office québécois de la langue française (téléphone : (numéro sur l'avis officiel) ou (numéro sur l'avis officiel)) ou consulter la rubrique « Administration publique » de son site Internet ( http://www.o ql f. g ouv.qc.ca ).

DEMANDE D’INFORMATION

Aucune réunion d’information à l’intention des fournisseurs ne sera tenue. Toute demande d’information additionnelle devra être adressée par écrit au responsable de cet appel d’offres. Toute demande d’information additionnelle devra être adressée au plus tard le 14 octobre 2011 . Les réponses aux questions par la Régie sera aussi communiquée par écrit, via le SÉAO, à tous les fournisseurs ayant obtenu les documents d’appel d’offres directement du SÉAO, vers le 17 octobre 2011. Ces questions et réponses feront partie intégrante des documents d’appel d’offres.

RESPONSABLE DE L’APPEL D’OFFRES

Aux fins d'assurer une uniformité d'interprétation des documents d'appel d'offres et pour faciliter les échanges d'informations, la Régie désigne la seule personne suivante pour la représenter : Monsieur Martin St-Amand Régie de l'assurance maladie du Québec Direction de la gestion contractuelle et des ressources matérielles 1125, Grande Allée Ouest Québec (Québec) G1S 1E7 Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) Courriel : (courriel sur l'avis officiel) Pour toute correspondance par courriel, le fournisseur est tenu d’indiquer dans l’ objet du courriel le préfixe suivant : QC-RAMQ-20110495 AO Acquisition d’un système de production de cartes personnalisées avec embossage, attn. Martin St-Amand : (suivi de l’objet du fournisseur) La Régie oblige les fournisseurs à s'adresser exclusivement au représentant de la Régie et à nulle autre personne, à moins d'indication contraire de sa part.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE DE L’APPEL D’OFFRES

Les soumissions doivent parvenir à : Monsieur Martin St-Amand Régie de l’assurance maladie du Québec Direction de la gestion contractuelle et des ressources matérielles (POSTE DE SÉCURITÉ), 1125 Grande Allée Ouest, (Hall d’entrée- R.C.), Québec, Québec, G1S 1E7 Au plus tard à 11 :00 heures le 26 octobre 2011 Les heures d'ouverture des bureaux de la Régie sont de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h 00 à 16 h 30 , du lundi au vendredi inclusivement. La Régie ouvre les soumissions en présence des fournisseurs et mentionne l’identité des fournisseurs ainsi que leur prix total respectif, sous réserve de vérifications ultérieures. MOTS CLÉS : Équipements et matériels informatique, imprimantes, production de carte. SIGNATAIRE DE L’AVIS D’APPEL D’OFFRES : Monsieur Ghislain Arseneault Directeur de la gestion contractuelle et des ressources matérielles