Conseiller en comptabilité et en gestion budgétaire

Le Curateur public du Québec requiert les services professionnels d’un prestataire de services pour la coordination, la validation et la mise en place de la réforme de la comptabilité et de la gestion budgétaire incluse au programme de la Planification stratégique des technologies de l’information. La ressource présentée par le prestataire de services agira à titre de conseiller en comptabilité et en gestion budgétaire. Un conseiller en comptabilité et en gestion budgétaire est requis au sein du groupe de pilotage du système opérationnel pour conseiller l’équipe de pilotage dans l’optimisation et la modélisation des processus d’affaires financiers en lien avec le modèle d’affaire globale et l’architecture d’entreprise du Curateur public. Le projet Patrimoine – Budget – Comptabilité comporte deux modes de comptabilité : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. La comptabilité de caisse permet la reddition de compte individuelle annuelle ou sur demande; quant à la comptabilité d’exercice, elle permet de rendre compte de l'intégralité des biens sous administration, des revenus reçus et à recevoir ainsi que des dépenses effectuées et engagées en tant que fiduciaire. Toutefois, rappelons que la reddition de compte individuelle finale doit être produite selon la comptabilité d’exercice et elle comprend un bilan et un état des revenus et dépenses. Ce projet couvre également l’ajout d’autres fonctionnalités telles que l’utilisation optionnelle d’un bon de commande, l’enregistrement de transactions aux fonds de dépannage, le traitement automatisé des factures de certains fournisseurs, la conciliation bancaire automatique et l’implantation de contrôles. Le conseiller en comptabilité et en gestion budgétaire assurera l’élaboration du segment comptabilité des biens sous administration et son intégration dans l’architecture d’entreprise du Curateur public du Québec. Il agit comme expert-conseil dans la planification de l’implantation d’une comptabilité d’exercice basée sur les principes comptables généralement reconnus afin d’assurer la qualité des informations financières disponibles. À cette fin, il démontre comment les principes comptables de la comptabilité d’exercice viennent soutenir la mission Protection , de même que les activités de support à la mission et de gestion des ressources financières du Curateur public du Québec. Il doit également conseiller l’organisation sur les meilleures pratiques opérationnelles et donner des avis sur les rôles et responsabilités en matière de prise en charge des activités opérationnelles pour les acteurs appropriés en lien avec la mise en place d’une comptabilité d’exercice et d’une gestion budgétaire. Le conseiller doit faire les liens entre les processus d’affaires et les solutions technologiques à mettre en place. Le conseiller participe aux travaux d’identification des contrôles à mettre en place par le programme de la Planification stratégique des technologies de l’information. Il définit les principes et propose des méthodes et des techniques pour soutenir les équipes de réalisation. De plus, le conseiller participe à l’identification des enjeux d’affaires, des risques, des bénéfices et des solutions pour en minimiser les impacts. La durée du contrat sera d’approximativement dix-huit (18) mois, soit du 17 octobre 2011 au 31 mars 2013. La période du 17 octobre 2011 au 31 décembre 2012 sera à forfait et la période du 1 er janvier au 31 mars 2013 sera à taux horaire. À l’exception du prix, les travaux exécutés dans la période du 1 er janvier au 31 mars 2013 devront se faire avec la même ressource et le nombre d’heures sera établi selon les besoins du Curateur public du Québec. Le Curateur public du Québec se réserve le droit de déterminer s’il utilisera ou non les services professionnels à taux. Conséquemment, l’acceptation par le Curateur public du Québec de l’offre du prestataire de services de l’adjudicataire ne constitue pas un engagement formel du Curateur public du Québec à contracter pour la valeur monétaire totale de l’offre de prix. La problématique La mission de protection du Curateur public du Québec est complexe et couvre un large éventail de besoins. L’accès convivial à une information structurée de manière à soutenir les utilisateurs dans leur prestation de services est donc d’une importance capitale pour l’organisation. La réalisation du projet de la Planification stratégique des technologies de l’information améliorera la capacité du Curateur public du Québec d’assumer pleinement son rôle et ses responsabilités en tant qu’organisme public, de lui fournir la connaissance de ses clientèles et d’assurer un niveau de qualité adéquat à la réalisation de sa mission. Les résultats visent à rencontrer les recommandations du Vérificateur général, du Contrôleur des finances, du Protecteur du citoyen et, finalement, à compléter la réforme entreprise par l’organisation. Cette démarche initiée par le programme de la Planification stratégique des technologies de l’information concorde avec les objectifs de modernisation de l’administration publique et d’amélioration des services aux citoyens. Notamment, le Curateur public du Québec s’inscrit dans le cadre des orientations gouvernementales concernant la prestation électronique des services. Voici les principales finalités d’affaires : · permettre à chaque membre du personnel de représenter les personnes inaptes adéquatement en temps requis, de prendre des décisions rapidement en se basant sur des informations fiables, valides et maîtrisées sur toutes les dimensions de la personne. La circulation, l'accessibilité et le partage de l'information demeurent des facteurs clés d'une représentation adéquate des personnes et de la défense de leurs droits; · contenir le niveau de ressources humaines requis pour assumer adéquatement la mission; · développer une capacité de reddition de comptes nominative et collective plus rapide et plus complète qui respecte les règles de l'art; · retenir les ressources humaines en leur offrant des moyens modernes et adéquats pour intervenir et surtout, les libérer de certaines tâches pour qu'elles puissent s'impliquer davantage auprès des personnes représentées. Depuis le début des travaux, des efforts considérables ont été déployés pour réaliser d’importantes étapes qui ont permis de préciser les besoins d’affaires. La réalisation de l’architecture d’entreprise, la révision des processus d’affaires, l’élaboration de nouveaux cadres de référence sont des projets accomplis avec succès et ils constituent des bases solides pour les étapes de développement à venir. Les phases d’architecture détaillée réalisées ont également permis de préciser les besoins d’affaires et les fonctions à mettre en place.

2. QUALIFICATIONS

Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible. Ø Le prestataire de services doit présenter des ressources qui détiennent une accréditation en vigueur, émise par un ordre professionnel; Ø Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres; Ø Le prestataire de services doit présenter une copie du diplôme universitaire de premier cycle dans le domaine de la comptabilité pour la ressource et la relève présentées dans son offre. Pour les personnes ayant obtenu un diplôme à l’extérieur du Québec, une évaluation comparative des études effectuées à l’extérieur du Québec délivrée par le Centre d’expertise sur les formations acquises hors du Québec du Ministère de l’immigration et des communautés culturelles doit être jointe à l’offre de services; Ø Le prestataire de services doit présenter une copie de l’accréditation en vigueur de l’ordre professionnel dont la ressource et la relève présentées sont membres en règle et qui est conforme au moment de déposer son offre; Ø Le prestataire de services ne doit présenter aucune ressource à laquelle s’applique l’avertissement prévu au document d’appel d’offres; Ø Au cours des cinq (5) années précédant la date d’ouverture des soumissions, ni le prestataire de services ni ses administrateurs ne doivent avoir été déclarés coupables d’une infraction à la loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34) relativement à un appel d’offres public ou à un contrat conclu avec une administration publique au Canada, ou s’ils ont été déclarés coupables, ils ont obtenu un pardon pour cette infraction; Ø Le prestataire de services doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Attestation relative à l’absence de collusion dans l’établissement d’une soumission et à l’absence de condamnation en vertu de la loi fédérale sur la concurrence » joint à l’Annexe 1, dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui du ministre ou contenir les mêmes dispositions; Ø Au cours des deux (2) années précédant la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part du Curateur public, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat. Ø La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec ou dans un des territoires visés par les accords intergouvernementaux applicables, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. Ø Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation délivrée par le ministère du Revenu du Québec au cours des quatre-vingt-dix (90) jours précédant la date limite de réception des soumissions. Une attestation délivrée à une date postérieure à la date limite de réception des soumissions ne sera pas acceptée . Ø Le prestataire de services n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Absence d’établissement au Québec », dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ø La soumission doit être produite par un prestataire de services qui n'a pas : · obtenu ou tenté d’obtenir l’identité des personnes composant le comité de sélection avant la transmission des résultats par le secrétaire du comité de sélection; · communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection relativement à l’appel d’offres pour lequel il a présenté une soumission. Ø Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité et de conformité prévues dans les documents d’appel d’offres. 3. DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRE (CONSULTATION SEULEMENT) Les documents d’appel d’offre peuvent être consultés sans frais à compter du 23 août 2011,en se présentant à l’adresse inscrite ici-bas, tous les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30. Bureau des soumissions Le Curateur public du Québec 600, boul. René-Lévesque ouest, 10 e étage Montréal (Québec) H3B 4W9 Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) 4. DOCUMENT D’APPEL OFFRES (ACHAT) Le document d’appel d’offre est disponible par l’intermédiaire du Système Électronique d’Appel d’offres (SÉAO) : Site Web : / Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) 5 CLÔTURE DES SOUMISSIONS Les prestataires de services doivent faire parvenir leur soumission avant 11h00, heure en vigueur localement , le 13 septembre 2011, à l’adresse indiquée ci-dessous : Bureau des soumissions Le Curateur public du Québec 600, boul. René-Lévesque ouest, 10 e étage Montréal (Québec) H3B 4W9 L’ouverture des soumissions aura lieu le 13 septembre 2011 à 11h00, heure en vigueur localement , à la cafétéria des employés au 7 e étage. Compte tenu que les prix soumis ne seront connus qu’une fois le volet « qualité » examiné par le comité de sélection, l’ouverture des soumissions ne consistera qu’à indiquer publiquement le nom des firmes ayant déposé une soumission. 6. POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L'EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L'ADMINISTRATION Tout soumissionnaire ayant un établissement au Québec et ayant cinquante (50) employés ou plus au Québec depuis au moins six (6) mois, est assujetti au point 22 de la Politique et il doit, avant l’adjudication du contrat, fournir: · soit une attestation d’inscription délivrée par l’Office de la langue française depuis moins de trente (30) mois; · soit une attestation d’application à un programme de francisation; · soit un certificat de francisation conforme. 7. PROGRAMME ÉGALITÉ DANS L’EMPLOI (OBLIGATION CONTRACTUELLE) Tout soumissionnaire qui présente une offre : · doit compléter les sections 1, 2 et lorsque requis, la section 3 de l’Annexe 6 « Identification et engagement - Programme d’obligation contractuelle - Égalité dans l’emploi » (voir Annexe 6 du Cahier des charges) et le retourner avec son offre; · si son entreprise est québécoise et qu’elle compte plus de cent (100) employés, il doit compléter la section 4 de ce même formulaire, à moins qu’il ne détienne déjà une « Attestation d’engagement ». Tout soumissionnaire ayant plus de cent (100) employés doit, pour se voir adjuger un contrat de cent mille dollars (100 000 $) ou plus, s’engager au préalable à mettre en place un programme d’accès à l’égalité dans l‘emploi conforme à la Charte des droits et liberté de la personne ou, pour les prestataires de services n’ayant pas un établissement au Québec, s’engager à mettre en place le programme d’accès à l’égalité dans l‘emploi de sa province s’il en est un ou à défaut, à un programme fédéral d’équité en emploi. Cette obligation s’applique également pour tout sous-contrat d’un montant de cent mille dollars (100 000 $) et plus s’adressant à un sous-contractant ayant plus de cent (100) employés.

8. REMARQUES

Cette offre de soumission constitue la seule forme de soumission acceptable par le Curateur public du Québec. Le Curateur public du Québec ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’il juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix. Diane Lavallée La curatrice publique