Sélection d’une agence de publicité

ÉTAPES DU PROCESSUS ET ESTIMÉ DE L’ÉCHÉANCIER

Étapes Échéancier - Appel d’offres public par le Système électronique d’appel d’offres pour permettre aux fournisseurs de soumettre leur candidature 23 août - Date limite de réception des candidatures 13 septembre - Évaluation des candidatures en vue de sélectionner un maximum de quatre (4) fournisseurs qui seront invités à poursuivre à la seconde étape 26 septembre - Avis aux fournisseurs présélectionnés. Après leur acceptation de poursuivre la seconde étape, un avis est envoyé aux fournisseurs non retenus 28 septembre - Séance d’information obligatoire conviant les quatre (4) fournisseurs présélectionnés 29 septembre - Date limite de réception des propositions 11 octobre - Présentation orale des propositions par les fournisseurs présélectionnés 14 octobre - Évaluation des propositions 14 octobre - Signature du contrat avant le 14 novembre 2011 PROCESSUS DE SÉLECTION ET CRITÈRES D’ÉVALUATION La première étape du processus vise à sélectionner les prestataires de services présentant la meilleure capacité de réaliser le projet. Aussi, ces derniers sont-ils invités à soumettre, entre autres, leur profil et celui de leurs principaux collaborateurs, à décrire leur organisation et à faire valoir leur expérience. Un maximum de quatre (4) prestataires de services sera présélectionné au terme de cette étape. Il est important de respecter le nombre de pages exigé à chacun des critères de sélection. Les membres du comité de sélection porteront leur évaluation sur les seules pages respectant l’exigence. À la seconde étape, la Société invite uniquement les prestataires de services sélectionnés à présenter une soumission comportant une démonstration de la qualité. Ces prestataires de services ont à présenter de nouvelles offres de services et compléter cette section en fonction des besoins spécifiques de la Société qui leur seront transmis à la séance d’information prévue à cet effet. Les modalités d’évaluation se retrouve à la section 4.9 du document d’appel d’offre. critères d’admissibilité et de conformité 4.23 CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES PRESTATAIRES DE SERVICES 4.23.1 Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible. 1) Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres. 2) Le prestataire de services ne doit présenter aucune ressource à laquelle s’applique l’avertissement prévu à l’ article 1.7.2 des renseignements préliminaires. 3) Au cours des cinq (5) années précédant la date d’ouverture des soumissions, ni le prestataire de services ni ses administrateurs ne doivent avoir été déclarés coupables d’une infraction à la loi fédérale sur la concurrence (L.R.C. 1985, c. C-34) relativement à un appel d’offres public ou à un contrat conclu avec une administration publique au Canada, ou s’ils ont été déclarés coupables, ils ont obtenu un pardon pour cette infraction. 4) Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission le formulaire « Attestation relative à l’absence de collusion dans l’établissement d’une soumission et à l’absence de condamnation en vertu de la loi fédérale sur la concurrence » joint à l’ annexe 2 , dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui de la Société ou contenir les mêmes dispositions. 5) Au cours des deux (2) années précédent la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part de la Société , d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat. 6) La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec ou dans un des territoires visés par les accords intergouvernementaux applicables, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. 7) Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation délivrée par Revenu Québec au cours des 90 jours précédant la date limite de réception des soumissions. Une attestation délivrée à une date postérieure à la date limite de réception des soumissions ne sera pas acceptée. 8) Le prestataire de services n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Absence d’établissement au Québec » joint à l’ annexe 4, dûment rempli et signé par une personne autorisée. 9) Le prestataire de services doit être une agence de publicité en mesure d’offrir sans sous-traitance au moins les services suivants : la réflexion stratégique, la conception et la création, l’élaboration de plans de communication et de plans médias ainsi que le service à la clientèle dans les divers moyens de communication à l’exception des services relatifs au domaine du WEB. 10) La soumission doit être produite par un prestataire de services qui n’a pas : ? obtenu ou tenté d’obtenir l’identité des personnes composant le comité de sélection avant la transmission des résultats par le secrétaire du comité de sélection; ? communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection relativement à l’appel d’offres pour lequel il a présenté une soumission. 11) Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres. 4.24 CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS 4.24.1 Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée. 1) La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des soumissions. 2) La soumission doit être rédigée en français. 3) Le formulaire « Engagement du prestataire de services » doit être celui de l’organisme public ou contenir les mêmes dispositions, être dûment rempli et signé par une personne autorisée. 4) La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive. 5) La présence d’un représentant par prestataire de services retenu suite à la 1ère étape est obligatoire à la séance d’information de la 2 e étape. 6) Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission doit être respectée. 4.24.2 Toute omission ou erreur relativement à une condition autre que celles visées à l’article 4.24.1 en regard de la soumission n’entraînera pas le rejet de cette soumission, à condition que le prestataire de services la corrige à la satisfaction de la Société dans le délai accordé par celle-ci. avertissement ll est fortement suggéré au prestataire de services de faire sa demande d’attestation à Revenu Québec le plus rapidement possible afin de pouvoir résoudre tout problème éventuel relatif à son obtention avant la date limite de réception des soumissions. (Voir : article 4.23.1, ( 7))

ACCORDS DE LIBÉRALISATION DES MARCHÉS PUBLICS

Seuls sont admis à présenter une offre les fournisseurs possédant les qualifications requises et ayant un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par les accords applicables. durée DES TRAVAUX : Le contrat débute le 14 novembre 2011 pour se terminer le 13 septembre 2014 .

DISPONIBILITÉ DES DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES

À compter du lundi 22 août 2011 , auprès du système électronique d’appels d’offres SEAO sur le site web, www.seao.ca .

COÛT DES DOCUMENTS OBTENUS

Le coût des documents obtenus auprès du système électronique d’appels d’offres ( SEAO) est déterminé par cette firme.

RESPONSABILITÉ DE L'APPEL D'OFFRES

Toute question relative à certains détails de l'appel d'offres doit être acheminée directement et uniquement à : Linda Lachance Société de l'assurance automobile du Québec Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Télécopieur : (numéro sur l'avis officiel)

DATE ET HEURE DE CLÔTURE

Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant 15 h , heure en vigueur localement , le 13 septembre 2011 . Les fournisseurs pourront assister à l'ouverture des soumissions qui se tiendra au 333, boulevard Jean-Lesage, rez-de-chaussée, Québec, immédiatement après l'heure de clôture. La Société de l'assurance automobile du Québec ne s'engage à accepter ni la plus basse ni aucune des offres reçues. Serge Bégin Chef du Service des acquisitions