Logiciel de gestion électronique des dossiers patients et des dossiers étudiants à la Faculté de médecine dentaire

L’objectif de cet appel d’offres consiste à sélectionner un fournisseur dans le but d’acquérir et d’implanter un logiciel de gestion électronique des dossiers patients et étudiants. Le logiciel devra également être conçu pour effectuer le suivi des activités relatives aux opérations d’une faculté de médecine dentaire. Dans une première phase, l’Université Laval procédera à la sélection d’au plus deux fournisseurs en mesure de rencontrer les conditions d’admissibilité, les conditions de conformité et les exigences minimales du critère A présentées à la section 3.3 du présent document d’appel d’offres. Entre autres, les soumissionnaires devront posséder un profil démontrant leur fiabilité et leur expérience dans le domaine de la gestion des dossiers patients et étudiants dans un environnement spécifique à l’enseignement de la dentisterie auprès d’institutions universitaires en Amérique du nord. Au besoin, l’Université Laval se réserve le droit de demander une présentation du logiciel proposé. Cette présentation permettra de vérifier les spécifications demandées dans le document d’appels d’offres, de tester certaines fonctionnalités de l’application et d’évaluer la facilité d’utilisation du logiciel dans l’environnement pédagogique que représente la Faculté de médecine dentaire de l’Université Laval. Les deux fournisseurs retenus seront ceux qui auront obtenu les notes finales les plus élevées au critère A. En seconde phase, les deux fournisseurs retenus seront appelés à réaliser une analyse détaillée des concordances et des écarts entre les besoins spécifiés par l’Université et les fonctionnalités offertes par le logiciel. Cette analyse, ayant pour objectif de faciliter l’évaluation des coûts associés à l’adaptation du logiciel aux besoins spécifiques de l’Université Laval, se déroulera après la première phase. Ces coûts seront pris en compte dans le processus du choix final de la solution retenue. En troisième phase, les fournisseurs sélectionnés seront invités à présenter une soumission comportant uniquement un prix pour différents éléments, notamment l’achat du logiciel, les licences, les services professionnels et techniques pour la programmation des modifications requises, l’implantation, le contrat de maintenance et la formation du personnel, si requis. L’implantation du logiciel retenu de même que la formation du personnel devront être complétées pour le 31 octobre 2011. Cet appel d’offres constitue une étape obligatoire et sera le seul appel public que l’Université Laval fera pour la sélection de son logiciel de gestion électronique des dossiers patients. Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant l’heure et la date d’ouverture des soumissions du calendrier ci-dessous . Date Étape 17 février 2011 Affichage de l'appel d’offres sur SEAO 24 février 2011, 17h00 Date et heure limites de réception des demandes d’informations additionnelles 25 février 2011 Transmission des informations additionnelles sur SEAO 4 mars 2011, 15h00 Date et heure limites de la réception des soumissions 4 mars 2011, 15h01 Ouverture des soumissions publique : Oui 4 mars au 11 mars 2011 Période d’évaluation des offres et choix des fournisseurs ( Cette période est à titre indicatif seulement, l’Université Laval se réserve le droit de la modifier sans préavis ) 11 mars 2011 Choix des fournisseurs Mars et avril 2011 Planification de l’analyse de concordance ( Cette période est à titre indicatif seulement, l’Université Laval se réserve le droit de la modifier sans préavis ) Mars et avril 2011 Lancement de l’analyse de concordance ( Cette période est à titre indicatif seulement, l’Université Laval se réserve le droit de la modifier sans préavis ) N.B. : L’heure déterminée ci-dessus est l’heure de la ville de Québec affichée par le Centre National de Recherche au Canada pour le fuseau horaire de l’est.