Contrat à commandes pour l'acquisition d'équipements bureautiques et produits connexes

La Régie de l'assurance maladie du Québec, ci-après appelée la Régie, personne morale légalement constituée et ayant son siège au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, requiert par le présent appel d'offres, des soumissions de fournisseurs spécialisés dans le domaine d’équipements bureautiques dans les catégories suivantes : · Micro-ordinateurs et claviers · Ordinateurs portables · Moniteurs Pour les besoins du présent appel d’offres, pour la catégorie micro-ordinateurs et claviers : · seuls les fabricants de micro-ordinateurs commercialisés sous leur dénomination sociale ou un seul de leurs revendeurs autorisés, ayant un établissement au Québec, ou dans un des territoires visés par les accords concernés, peuvent soumissionner. · Dans le cas où le fournisseur est un revendeur autorisé, celui-ci doit produire et joindre avec sa soumission le formulaire de l’annexe G intitulé « Déclaration du fournisseur revendeur » signé par les personnes dûment autorisées du fournisseur et du fabricant. Cette déclaration atteste que le fabricant a pris connaissance des composants soumis par le fournisseur et certifie que celle-ci répond entièrement aux besoins et exigences énoncés dans le présent appel d’offres. Cette déclaration atteste également que le fournisseur est le seul à être désigné par le fabricant à soumettre une solution basée sur sa technologie dans cette catégorie. Le fabricant qui désigne un revendeur pour soumissionner ne peut en aucun cas soumissionner dans le présent appel d’offres. · Nonobstant ce qui précède, le fournisseur ne doit en aucun cas faire l’objet d’une restriction prévue aux articles 3.16 et 3.17. Projet : CONTRAT À COMMANDES POUR L'ACQUISITION D’ÉQUIPEMENTS BUREAUTIQUES ET PRODUITS CONNEXES Cet appel d’offres est émis dans le but d’adjuger un contrat à commandes pour chacune des trois (3) catégories d’équipements prévues dans les présents documents, à un ou plusieurs fournisseurs le cas échéant, pour une période de trente-six mois (36) mois, à compter de la date de l’adjudication pour l'acquisition et la livraison de composantes d’équipements bureautiques et de produits connexes. Dans le cadre du présent appel de soumissions, le contrat à commandes de chacune des catégories est adjugé au fournisseur qui présente une soumission conforme, pour la dite catégorie, comportant le plus bas prix soumis à la suite de l’application des modalités de calcul prévues dans les documents d’appel d’offres. Pour chacune des catégories, la Régie demande au fournisseur de soumettre des prix garantis pour toute la durée du contrat à commandes pour la fourniture et la livraison de composantes d’équipements bureautiques et de produits connexes. Les produits soumis doivent être couverts par une garantie d’une durée de 3 ans, pièces et main-d’œuvre sur place débutant à la réception de la marchandise. Les quantités estimées ne servent qu’aux fins du calcul du ou des plus bas soumissionnaires conformes et ne constituent nullement une forme d’engagement de la part de la Régie. La Régie s’engage à acquérir les quantités suivante dans la première année du contrat : · Micro-ordinateurs : 500 unités dont 200 unités lors d’une commande initiale dès l’adjudication du contrat à commandes; · Ordinateurs portables : 30 unités; · Moniteurs ACL : 50 unités. La Régie ne s’engage aucunement à acquérir une quantité précise d’équipements et de services autres que ceux mentionnés précédemment. La Régie ne s'engage à accepter aucune des soumissions reçues. Des pénalités sont prévues lors de l'exécution du contrat pour tout écart par le fournisseur relatifs aux conditions du présent appel d'offres. Le fournisseur doit avoir un centre de service, dont les intervenants communiquent en langue française. Un banc d’essais est prévu afin de vérifier la conformité pratique des équipements soumis. L’adjudicataire du contrat sera le plus bas soumissionnaire conforme ayant complété avec succès le banc d’essais. Une garantie de soumission est exigée et doit être incluse avec la soumission. La Régie ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

DEMANDE D’INFORMATION

Aucune réunion d’information à l’intention des fournisseurs ne sera tenue. Toute demande d’information additionnelle devra être adressée par écrit au responsable de cet appel d’offres. Toute demande d’information additionnelle devra être adressée au plus tard le 9 novembre 2010 . Les réponses aux questions par la Régie sera aussi communiquée par écrit, via le SÉAO, à tous les fournisseurs ayant obtenu les documents d’appel d’offres directement du SÉAO, vers le 10 novembre 2010. Ces questions et réponses feront partie intégrante des documents d’appel d’offres.

RESPONSABLE DE L’APPEL D’OFFRES

Aux fins d'assurer une uniformité d'interprétation des documents d'appel d'offres et pour faciliter les échanges d'informations, la Régie désigne la seule personne suivante pour la représenter : Monsieur Martin St-Amand Régie de l'assurance maladie du Québec Direction de la gestion contractuelle et des ressources matérielles 1125, Grande Allée Ouest Québec (Québec) G1S 1E7 Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) Courriel : (courriel sur l'avis officiel) Pour toute correspondance par courriel, le fournisseur est tenu d’indiquer dans l’ objet du courriel le préfixe suivant : QC-RAMQ-20100605 AO Contrats à commandes pour l’acquisition d’équipements bureautique et produits connexes, attn. Martin St-Amand : (suivi de l’objet du fournisseur) La Régie oblige les fournisseurs à s'adresser exclusivement au représentant de la Régie et à nulle autre personne, à moins d'indication contraire de sa part.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE DE L’APPEL D’OFFRES

Les soumissions doivent parvenir à : Monsieur Martin St-Amand Régie de l’assurance maladie du Québec Direction de la gestion contractuelle et des ressources matérielles (POSTE DE SÉCURITÉ), 1125 Grande Allée Ouest, (Hall d’entrée- R.C.), Québec, Québec, G1S 1E7 Au plus tard à 11 :00 heures le 17 novembre 2010 Les heures d'ouverture des bureaux de la Régie sont de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h 00 à 16 h 30 , du lundi au vendredi inclusivement. La Régie ouvre les soumissions en présence des fournisseurs et mentionne l’identité des fournisseurs ainsi que leur prix total respectif, sous réserve de vérifications ultérieures. MOTS CLÉS : Équipements et matériels informatique. SIGNATAIRE DE L’AVIS D’APPEL D’OFFRES : Monsieur Ghislain Arseneault Directeur de la gestion contractuelle et des ressources matérielles