Gestion documentaire

4 1.2 LE REPRÉSENTANT DU COLLÈGE ........................................................................................................... 4 1.3 LIEU D’OUVERTURE PUBLIQUE DES SOUMISSIONS .......................................................................... 5 1.4 AVERTISSEMENT ....................................................................................................................................... 5 1.5 COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS ......... 5 1.6 FICHE D’IDENTIFICATION DU REPRÉSENTANT DU FOURNISSEUR ................................................ 7 2 DESCRIPTION DES BESOINS .................................................................................................................... 8 2.1 DEMANDE DE PRIX ................................................................................................................................... 8 2.2 MODALITÉS D’EXÉCUTION DU CONTRAT ...........................................................................................11 2.3 DEVIS TECHNIQUE ...................................................................................................................................11 3 INSTRUCTIONS AUX FOURNISSEURS ...................................................................................................11 3.1 DÉFINITION DES TERMES ........................................................................................................................11 3.2 EXAMEN DES DOCUMENTS.....................................................................................................................12 3.3 ÉLABORATION ET PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION ..................................................................13 3.4 POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION ...............................................................................................14 3.5 DURÉE DE VALIDITÉ DE LA SOUMISSION ...........................................................................................15 3.6 RÉCEPTION DES SOUMISSIONS ..............................................................................................................15 3.7 RETRAIT D’UNE SOUMISSION ................................................................................................................15 3.8 OUVERTURE DES SOUMISSIONS ............................................................................................................15 3.9 PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE DE LA SOUMISSION ...................................................................................16 3.10 CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES FOURNISSEURS .......................................................................16 3.11 CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS ...........................................................................16 3.12 TRANSMISSION AUX FOURNISSEURS DE LA RAISON DU REJET DE LEUR SOUMISSION .........17 3.13 CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE: ...............................................................................................................17 3.14 RÉSERVE .....................................................................................................................................................18 3.15 PUBLICATION DU RÉSULTAT DES SOUMISSIONS ..............................................................................18 ANNEXE 1 – SOUMISSION ...............................................................................................................................19 ANNEXE 1 – SOUMISSION ...............................................................................................................................19 DEUXIÈME PARTIE : L’ADJUDICATION ........................................................................................................20 4 CONDITIONS GÉNÉRALES .......................................................................................................................20 4.1 INSPECTION ...............................................................................................................................................20 4.2 VÉRIFICATION ..........................................................................................................................................20 4.3 CONFLITS D’INTÉRÊTS .............................................................................................................................20 4.4 CESSION DE CONTRAT .............................................................................................................................20 4.5 LANGUE D’USAGE ....................................................................................................................................21 4.6 LOIS ET RÈGLEMENTS ..............................................................................................................................21 4.7 REMBOURSEMENT DE DETTE FISCALE ...............................................................................................21 4.8 POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION ...............................................................................................21 4.9 COMPUTATION DES DÉLAIS ...................................................................................................................22 4.10 ORDRE DE PRIORITÉ DES DOCUMENTS CONTRACTUELS ...............................................................22 5 CONDITIONS GÉNÉRALES COMPLÉMENTAIRES ...............................................................................22 3 5.1 PAIEMENT ..................................................................................................................................................22 5.2 RESPONSABILITÉ DU FOURNISSEUR ....................................................................................................23 5.3 RÉSILIATION ..............................................................................................................................................23 6 CONTRAT ...................................................................................................................................................24 4 PREMIÈRE PARTIE : L’APPEL D’OFFRES ET LA PRÉSENTATION DES SOUMISSIONS 1 RENSEIGNEMENTS PRÉLIMINAIRES 1.1 DÉLAI DE L’APPEL D’OFFRES ET LIEU DE RÉCEPTION DES SOUMISSIONS Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant 15h, heure en vigueur localement , le mardi 14 septembre 2010 au local 1190A à l’attention de Mario Thibodeau, à l’adresse suivante. Collège Shawinigan 2263, avenue du Collège Shawinigan, Qc G9N 6V8 Les heures d’ouverture des bureaux du Collège sont de 8 h 15 à 11 h 45 et de 13 h à 16 h 30, du lundi au vendredi. 1.2 LE REPRÉSENTANT DU COLLÈGE Afin d’assurer l’uniformité d’interprétation des documents d’appel d’offres et de faciliter l’échange d’information, le Collège désigne la personne suivante pour le représenter. Lyne Vallières, Directrice des Services Administratifs 2263, avenue du Collège Shawinigan, QC G9T 6V8 (numéro sur l'avis officiel) (courriel sur l'avis officiel) Pour toute information technique, contactez France Forest au poste 2356 pour les questions informatiques et Jessie Tourigny au poste 2351 pour les questions de gestion documentaire. 5 Les conditions applicables à cet appel d’offres sont celles auxquelles est assujetti le Collège. 1.3 LIEU D’OUVERTURE PUBLIQUE DES SOUMISSIONS À l’expiration du délai fixé pour la réception des soumissions, leur ouverture publique se fera à l’endroit suivant. Collège Shawinigan 2263, avenue du Collège Shawinigan, Qc G9N 6V8 Local 1190A Heure : 15 h Date : mardi 14 septembre 2010 1.4 AVERTISSEMENT 1.4.1 Le fournisseur doit soumettre par écrit toute question ou toute demande de modifications relatives aux documents d’appel d’offres au représentant du Collège avant l’heure et date limites de réception des soumissions. Ainsi, en déposant sa soumission, le fournisseur accepte les termes, conditions et spécifications des documents d’appel d’offres. 1.4.2 Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions d’admissibilité des fournisseurs ou des conditions de conformité des soumissions, décrites aux articles 3.10 3.11 des instructions aux fournisseurs, sera rejetée. 1.4.3 Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi sur concurrence du Canada. Il s’agit en soi d’une forme de fixation des prix. Quiconque participe un truquage de soumissions commet un acte criminel et encourt, sur déclaration culpabilité, une amende à la discrétion du tribunal et un emprisonnement maximal de cinq ans, ou l’une de ces peines. 1.5 COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS La collecte et l’utilisation des renseignements personnels et confidentiels s’effectueront dans le cadre de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A- 2.1), avec ses modifications (L.Q. 2006, c. 22), ci-après désignée « Loi sur l’accès », et sous réserve des exceptions qui y sont prévues. 6 Aux fins de l’évaluation et de la validation des soumissions soumises dans le cadre de cet appel d’offres, des renseignements personnels et confidentiels peuvent être recueillis et transmis par le fournisseur tels que certains renseignements d’affaires. Lorsque de tels renseignements sont transmis, ils sont accessibles au personnel concerné de la direction des ressources matérielles, aux représentants du Collège. Une fois le contrat adjugé, lorsque des renseignements personnels et confidentiels sont recueillis, ces renseignements sont accessibles aux seules personnes qui, dans l’exercice de leurs fonctions, doivent en prendre connaissance pour les fins liées à la réalisation du contrat ou pour s’assurer du respect des obligations qui incombent aux parties. La personne concernée par un renseignement personnel détenu par le Collège peut y avoir accès et le faire rectifier, le cas échéant. 7 1.6 FICHE D’IDENTIFICATION DU REPRÉSENTANT DU FOURNISSEUR À RETOURNER SUR RÉCEPTION DU PRÉSENT DOCUMENT Titre du projet Gestion documentaire Numéro du projet 1011000INF3 FICHE D'IDENTIFICATION DU REPRÉSENTANT DU FOURNISSEUR Pour faciliter l’acheminement de toute communication additionnelle relative au présent appel d’offres, le fournisseur doit retourner au représentant du Collège ce formulaire dûment rempli. Nom Fonction Nom du fournisseur Adresse postale Courriel Téléphone Télécopieur Adresse de retour Collège Shawinigan A/S Mario Thibodeau 2263, avenue du Collège Shawinigan, Qc G9N 6V8 8 2 DESCRIPTION DES BESOINS Titre du projet Gestion documentaire 2.1 DEMANDE DE PRIX 2.1.1 Caractéristiques des biens livrables à fournir Gestion intégrée des documents (tous types de documents / tous supports confondus) Accès multi-utilisateurs simultanés Nombre d’utilisateurs illimité Module de recherche par le web permettant la recherche par l’ensemble des métadonnées, plein texte et reconnaissance optique des caractères avec possibilité de recherche combinée. Système de voûte sécurisée pouvant contenir la copie finale des documents électroniques et non un lien vers les documents électroniques à l’emplacement d’origine afin de préserver l’intégrité des documents. Restriction d’accès à l’information/consultation/administration selon le type d’utilisateur ou groupe d’utilisateurs (identification et mot de passe) Intégration du calendrier de conservation et du plan de classification du Collège avec possibilité de les modifier en tout temps par l’administrateur du système. Gestion de tout le cycle de vie des documents avec transfert des documents dans la voûte et calcul automatique des délais de conservation. (autant ouverts que fermés) Module de déclassement Gestion de la localisation (documents, boîtes, chemises, etc.) 9 Gestion des espaces disponibles Système d’emprunt Optionnel : Possibilité de transfert du plan de classification au site web du Collège pour répondre aux exigences de la loi 86. Production de rapports/listes de dossiers/étiquettes avec possibilité de les modifier. Spécifier le type d’étiquettes/imprimante requis. Optionnel : Gère les processus de travail (workflow) Formation des utilisateurs sur place (frais de formation incluant les frais de voyage et tous frais inhérents)Voir à spécifier le type de formation offerte (individuelle, en groupe, à distance, sur place, etc.) Soutien technique à distance illimité Nombre illimité de fiches d’indexation adaptables selon nos besoins avec utilisation d’un nombre illimité de métadonnées Champs minimum requis à l’ouverture de dossier avec possibilité d’en ajouter d’autres Cote de classification Titre Détenteur Subdivision (hiérarchie du plan de class.) Poste de classement Type de contenant Exemplaire principal ou secondaire Indicateur de valeur (administrative, nominative, historique, essentiel, etc.) 10 Date d’ouverture/fermeture Statut Convivialité de l’interface et simplicité d’utilisation permettant d’accéder rapidement d’un module à un autre Formule d’achat avec possibilité de payer sur 1 ou 3 ans (inclure les prix pour les 2 possibilités) Prix garanti pour 90 jours suivant le dépôt de la proposition. Prix incluant l’achat, l’installation, le soutien téléphonique, la formation et les mises à jour. Le module de consultation ne doit pas requérir d’installation sur le poste client. La consultation doit être disponible par le Web. 2.1.2 Informations à fournir avec la soumission Préciser la fréquence approximative des mises à jour du client s’il y a lieu. Préciser aussi la fréquence approximative des mises à jour du serveur. Préciser si l’installation sur le serveur sera effectuée par le client ou le fournisseur. Dans le cas où l’installation est effectuée par le fournisseur préciser si celle-ci se fait sur place ou à distance. Dans le cas où l’installation est effectuée par le client décrire l’accompagnement fourni par le fournisseur s’il y a lieu. Espace disque suggéré pour la conversation des documents électroniques dans la voûte. (Prévoir un espace suffisant à l’utilisation du logiciel pour les 3 prochaines années) Exigences du serveur installé chez le client et fourni par le client. (CPU, mémoire, espace disque, système d’exploitation, base de données) Exigences du poste client. (CPU, mémoire, espace disque, système d’exploitation et navigateur Web.) 11 Délai de livraison 17 jours de calendrier après confirmation de l’adjudication du contrat. Après le 25 ième jour le Collège se réserve le droit de mettre fin au contrat et de retourner la totalité du matériel reçu. Le paiement sera effectué 30 jours après réception de la totalité des équipements. 2.2 MODALITÉS D’EXÉCUTION DU CONTRAT 2.2.1 Date et délai de livraison : Le Collège déterminera avec le fournisseur sélectionné une date de livraison. 2.2.2 Lieu de livraison : 2263 avenue du Collège, Shawinigan, Qc, G9N 6V8. 2.3 DEVIS TECHNIQUE 3 INSTRUCTIONS AUX FOURNISSEURS Les règles qui suivent ont pour objet d’uniformiser la présentation des soumissions pour en assurer un emploi simple et efficace et pour aider le fournisseur à préparer un document complet. 3.1 DÉFINITION DES TERMES 3.1.1 Documents d’appel d’offres L’ensemble des documents servant à la présentation de la soumission de même qu’à l’adjudication du contrat, lesquels documents se complètent. Sans limiter la généralité de ce qui précède, ces documents comprennent : l’avis d’appel d’offres, la description des besoins, les instructions aux fournisseurs, les conditions générales, le contrat à signer, les annexes et, le cas échéant, les conditions générales complémentaires et les addenda. 3.1.2 Établissement Un lieu où le fournisseur exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. 12 3.1.3 Fournisseur Une personne morale de droit privé à but lucratif, une société en nom collectif, en commandite ou en participation, une entreprise individuelle ou une entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées. 3.1.4 Soumission Une offre présentée par un fournisseur qui consiste à soumettre exclusivement un prix ou un taux pour la réalisation d’un projet. 3.2 EXAMEN DES DOCUMENTS 3.2.1 Le fournisseur doit s’assurer que tous les documents d’appel d’offres énumérés à la table des matières lui sont parvenus. À moins d’un avis contraire de sa part avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, il sera présumé que tous ces documents lui sont parvenus. 3.2.2 Le fournisseur doit examiner attentivement les documents d’appel d’offres et il est de sa responsabilité de se renseigner sur l’objet et les exigences du contrat. 3.2.3 Par l’envoi de sa soumission, le fournisseur reconnaît avoir pris connaissance des documents d’appel d’offres et en accepte les clauses, charges et conditions. 3.2.4 Le fournisseur qui désire obtenir des renseignements complémentaires, qui trouve des ambiguïtés, des oublis, des contradictions ou qui a des doutes sur la signification du contenu des documents d’appel d’offres, doit soumettre par écrit ses questions au représentant du Collège avant l’heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions. Lorsque les renseignements demandés ou les questions soulevées concernent un objet significatif ou susceptible d’impacts sur la présentation des soumissions, le représentant du Collège transmet toute l’information requise aux fournisseurs qui ont commandé les documents, au moyen d’un addenda. 13 3.2.5 Le Collège se réserve le droit d’apporter des modifications aux documents d’appel d’offres avant l’heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions et, le cas échéant, de modifier la date limite de réception des soumissions. Les modifications deviennent partie intégrante des documents d’appel d’offres et sont transmises, au moyen d’un addenda, à tous les fournisseurs qui ont commandé les documents. 3.2.6 Si un addenda est susceptible d’avoir une influence sur les prix, il doit être transmis au moins sept jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté. 3.3 ÉLABORATION ET PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION 3.3.1 3.3.2 Le fournisseur doit présenter une seule soumission en établissant son prix conformément aux exigences des présents documents d’appel d’offres et la détermination du plus bas soumissionnaire se fait à partir des prix ainsi établis. 3.3.3 Le montant soumis doit être en dollars canadiens. Le montant soumis doit inclure le coût de la main-d’oeuvre et de l’équipement nécessaires à l’exécution du contrat de même que les frais généraux, les frais d’administration, les frais de déplacement, les profits et les autres frais indirects inhérents au contrat. La taxe de vente du Québec (TVQ) et la taxe sur les produits et services (TPS) doivent apparaître distinctement du montant soumis puisque les taxes ne sont pas comptabilisées dans la détermination du plus bas soumissionnaire conforme. 3.3.4 Règles de présentation 1) La soumission doit être rédigée en français. Dans ce contexte, la soumission est constituée de tous les documents expressément exigés à l’ouverture : les formulaires à compléter et, lorsque requis, l’autorisation de signature. 2) La soumission doit être présentée sur le formulaire du Collège (Annexe I) ou une reproduction de ce formulaire. Toute rature ou correction 14 apportée à la soumission doit porter les initiales de la personne autorisée. 3) Le prix doit être spécifié en chiffres et en lettres sur le formulaire « Soumission »; s’il y a divergence entre le montant en chiffres et en lettres, la soumission sera jugée non conforme. 4) Le formulaire « Soumission » doit être signé par la ou les personnes autorisées. 5) Le fournisseur doit joindre à sa soumission les documents suivants : · le formulaire « Soumission »; · l’attestation ou le certificat de francisation (article 3.4); · la fiche d’identification du représentant du fournisseur ( page 7) 6) Le fournisseur doit présenter sa soumission sous emballage scellé portant les inscriptions suivantes : · son nom et son adresse; · le nom et l’adresse du destinataire; · le nom du représentant du Collège (Article 1.2); · la mention « Soumission »; · le titre et le numéro de l’appel d’offres. 3.4 POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION Afin de respecter une exigence de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, un fournisseur ayant un établissement au Québec qui, durant une période de 6 mois, emploie 50 personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte (La francisation des entreprises) doit, pour se voir octroyer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes émises par l’Office québécois de la langue française : · une attestation d’inscription émise depuis moins de 30 mois aux entreprises inscrites à l’Office avant le 1 er octobre 2002 ou depuis moins de 18 mois aux entreprises inscrites après le 1 er octobre 2002; · une attestation d’application d’un programme de francisation; · un certificat de francisation. 15 En conséquence, tout fournisseur visé doit annexer à sa soumission le document exigé faisant foi du respect de cette exigence. Le fournisseur dont le nom apparaît sur la liste des fournisseurs non conformes au processus de francisation établi par l’Office québécois de la langue française ne peut se voir octroyer un contrat. Pour tout renseignement complémentaire, communiquer avec l’Office québécois de la langue française (téléphone : (numéro sur l'avis officiel)) ou consulter la rubrique « Administration publique » de son site Internet ( http://www.oqlf.gouv.qc.ca ). 3.5 DURÉE DE VALIDITÉ DE LA SOUMISSION La soumission présentée doit demeurer valide pour une période de 90 jours suivant l’heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions. 3.6 RÉCEPTION DES SOUMISSIONS Le fournisseur doit faire parvenir sa soumission à l’intérieur du délai fixé dans les documents d’appel d’offres. Toutes les soumissions reçues après ce délai seront retournées aux fournisseurs sans avoir été ouvertes. 3.7 RETRAIT D’UNE SOUMISSION Le fournisseur peut retirer sa soumission en personne ou par lettre recommandée en tout temps avant l’heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions sans pour cela aliéner son droit d’en présenter une nouvelle dans le délai fixé. 3.8 OUVERTURE DES SOUMISSIONS À l’endroit prévu à l’article 1.3 des renseignements préliminaires, le représentant du Collège divulgue publiquement, en présence d’un témoin, à l’expiration du délai fixé pour la réception des soumissions, le nom des fournisseurs ainsi que leur prix total respectif, sous réserve de vérifications ultérieures. Il rend disponible, dans les quatre jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres approuvé par le gouvernement. 16 Le représentant du Collège ouvre les soumissions en présence d’un témoin, à un moment qui lui convient après l’heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions. 3.9 PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE DE LA SOUMISSION La soumission présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété matérielle du Collège et ne sont pas remis au fournisseur, à l’exception des soumissions reçues en retard. Ces soumissions sont réexpédiées non décachetées aux fournisseurs concernés. 3.10 CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES FOURNISSEURS 3.10.1 Le défaut d’un fournisseur de respecter l’une ou l’autre des conditions cidessous décrites le rend inadmissible. 1) Le fournisseur doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres. 2) Au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, le fournisseur ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part du Collège, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat. 3) Le fournisseur doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres. 3.11 CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS 3.11.1 Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions cidessous décrites sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée. 1) La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des soumissions. 2) La soumission doit être rédigée en français. 3) Le formulaire « Soumission » doit être celui du Collège ou contenir les mêmes dispositions et être dûment rempli. 4) Le formulaire « Soumission » doit être signé par une personne autorisée. 17 5) Les ratures ou les corrections apportées aux montants de la soumission doivent être paraphées par la personne autorisée. 6) La soumission ne doit pas présenter de divergence entre le montant en chiffres et celui en lettres. 7) La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive. 8) Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission doit être respectée. 9) Fournir la garantie par écrit que tous les documents sont en français. 10) Toute omission ou erreur relativement à une condition autre que celles visées à 3.11 en regard de la soumission n’entraînera pas le rejet de cette soumission, à condition que le fournisseur la corrige à la satisfaction du Collège dans le délai accordé par celui-ci. Cette correction ne peut entraîner une augmentation du prix soumis. 3.12 TRANSMISSION AUX FOURNISSEURS DE LA RAISON DU REJET DE LEUR SOUMISSION Si le Collège rejette une soumission parce que le fournisseur est non admissible ou parce que cette soumission est non conforme, il en informe le fournisseur en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat. 3.13 CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE: Le fournisseur retenu est celui qui a présenté une soumission conforme et dont la somme du coût d’acquisition et du coût d’implantation est la plus basse. Les coûts d’impacts reliés à l’implantation seront calculés à l’interne et représentent tous frais supplémentaires générés par l’implantation, tel l’acquisition d’infrastructure supplémentaire (matériel et logiciel), les frais reliés à la formation et à l’implantation. En cas d’égalité des résultats, le contrat est adjugé par tirage au sort entre les fournisseurs ex æquo . 18 3.14 RÉSERVE Le collège ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues. 3.15 PUBLICATION DU RÉSULTAT DES SOUMISSIONS Dans les 15 jours suivants l’adjudication d’un contrat supérieur à 25 000 $ taxes incluses, le Collège publie dans le système électronique d’appel d’offres :

• •
  le nom de l’adjudicataire;
• •
  le montant du contrat.

Aucune information sur le résultat des soumissions ne sera communiquée avant l’adjudication du contrat. 19 ANNEXE 1 – SOUMISSION PROJET : Gestion documentaire N O : 1011000INF3 EN MON NOM PERSONNEL OU AU NOM DU FOURNISSEUR QUE JE REPRÉSENTE :

1. 1.
   JE DÉCLARE : A) AVOIR REÇU ET PRIS CONNAISSANCE DE TOUS LES DOCUMENTS AFFÉRENTS AU PROJET EN TITRE , LESQUELS FONT PARTIE INTÉGRANTE DU CONTRAT À ÊTRE ADJUGÉ ; B) AVOIR PRIS LES RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES SUR LA NATURE DES BIENS À LIVRER ET LES EXIGENCES DU PROJET ; C) ÊTRE AUTORISÉ À SIGNER CE DOCUMENT .
2. 2.
   JE M ’ ENGAGE EN CONSÉQUENCE : A) À LIVRER TOUS LES BIENS DÉCRITS DANS LES DOCUMENTS REÇUS AINSI QUE TOUT AUTRE BIEN OU SERVICE QUI POURRAIT ÊTRE REQUIS SUIVANT L ’ ESPRIT DE CES DOCUMENTS ; B) À RESPECTER TOUTES LES CONDITIONS ET SPÉCIFICATIONS APPARAISSANT AUXDITS DOCUMENTS ; C) À RESPECTER LA SOUMISSION PRÉSENTÉE EN RÉPONSE À CET APPEL D ’ OFFRES ; D) À LIVRER L ’ ENSEMBLE DES BIENS · POUR UN MONTANT FORFAITAIRE DE : ________________________________________________________________________________________ (en lettres moulées, avant taxes,) (en chiffres, avant taxes) 3.

JE CERTIFIE QUE ( LE ( S ) PRIX OU LE ( S ) TAUX ) SOUMIS ( EST ( SONT )) VALIDE ( S ) POUR UNE PÉRIODE DE DIX (9 0 ) JOURS À PARTIR DE L ’ HEURE ET DE LA DATE LIMITES FIXÉES POUR LA RÉCEPTION DES SOUMISSIONS . 4. JE CONVIENS QUE ( LE ( S ) PRIX OU LE ( S ) TAUX ) SOUMIS INCLU ( EN ) T LE COÛT DE LA MAIN - D ’ OEUVRE ET DE L ’ ÉQUIPEMENT , SI REQUIS , NÉCESSAIRES À L ’ EXÉCUTION DU CONTRAT DE MÊME QUE LES FRAIS GÉNÉRAUX , LES FRAIS D ’ ADMINISTRATION , LES FRAIS DE DÉPLACEMENT , LES AVANTAGES SOCIAUX , LES PROFITS ET LES AUTRES FRAIS INDIRECTS INHÉRENTS AU CONTRAT ET , LORSQU ’ ILS S ’ APPLIQUENT , LES FRAIS ET LES DROITS DE DOUANES , LES PERMIS , LES LICENCES , LES ASSURANCES ET LES TAXES FÉDÉRALES ET PROVINCIALES . FOURNISSEUR : ________________________ ADRESSE : ____________________________ _____________________________________ _____________________________________ ( COURRIEL ) ( TÉLÉCOPIEUR ) _____________________________________ NOM DU SIGNATAIRE ( EN LETTRES MOULÉES ) ______________________________________ ________________________ S IGNATURE D ATE 20 DEUXIÈME PARTIE : L’ADJUDICATION 4 CONDITIONS GÉNÉRALES 4.1 INSPECTION Le Collège se réserve le droit de faire inspecter chez le fournisseur ou ses soustraitants, par des personnes dûment autorisées, sans préavis nécessaire mais à des heures normales, les biens faisant l’objet du contrat afin d’en vérifier la conformité avec les exigences contractuelles. Le fournisseur ou ses sous-traitants seront tenus de se conformer sans délai aux exigences et aux directives que lui donnera le Collège à la suite de ces inspections dans la mesure où elles se situent dans le cadre du contrat. Le Collège se réserve le droit d’avoir accès aux installations du fournisseur ou ses sous-traitants afin de pouvoir s’assurer que les exigences contractuelles soient respectées. Toute inspection ainsi effectuée ne dégage pas pour autant le fournisseur de sa responsabilité à l’égard de la réalisation finale de l’objet du contrat. 4.2 VÉRIFICATION Les demandes de paiement découlant de l’exécution du présent contrat peuvent faire l’objet d’une vérification par le Collège.. 4.3 CONFLITS D’INTÉRÊTS Le fournisseur accepte d’éviter toute situation qui mettrait en conflit son intérêt personnel et l’intérêt du Collège. Si une telle situation se présente, le fournisseur doit immédiatement en informer le Collège qui pourra, à sa discrétion, émettre une directive indiquant au fournisseur comment remédier à ce conflit d’intérêts ou résilier le contrat. Le présent article ne s’applique pas à un conflit pouvant survenir sur l’interprétation ou l’application du contrat. 4.4 CESSION DE CONTRAT Les droits et obligations contenus au présent contrat ne peuvent, sous peine de nullité, être cédés, en tout ou en partie, sans l’autorisation du Collège. 21 4.5 LANGUE D’USAGE Le fournisseur doit respecter les dispositions de la Charte de langue française et ses règlements quant au statut et à la qualité du français, notamment pour tout de qui touche :

• ·
  les inscriptions sur les produits, le matériel traitant du fonctionnement de l’appareil et de son entretien, les touches de fonction et les consignes, les inscriptions sur les contenants et sur les emballages (article 51);
• ·
  la documentation de base, incluant les modes d’emploi, les modes d’entretien, les consignes de sécurité et les certificats de garantie (article 51);
• ·
  les documents de formation à l’utilisation du produit et les documents relatifs aux appareils (article 52);
• ·
  l’assistance technique et tout document qui y est relié (article 141).

Lorsque les documents de référence ne sont pas disponibles en français, le Collège peut exiger que certains documents soient traduits, et ce, aux frais du fournisseur. 4.6 LOIS ET RÈGLEMENTS Le fournisseur s’engage à respecter les lois et règlements en vigueur au Québec applicables à l’exécution du présent contrat. 4.7 REMBOURSEMENT DE DETTE FISCALE L’article 31.1.1 de la Loi sur le ministère du Revenu (L.R.Q., c. M-31) et l’article 53 de la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires (L.R.Q., c. P-2.2) s’appliquent lorsque le fournisseur est redevable d’un montant exigible en vertu d’une loi fiscale ou alimentaire. Ainsi, l’organisme public acquéreur, dans le cas où ce dernier est un organisme public tel que défini à l’article 31.1.4 de la Loi sur le ministère du Revenu, pourra transmettre tout ou partie du montant payable en vertu du présent contrat au ministre du Revenu, à sa demande, afin que ce montant soit affecté au paiement de cette dette. 4.8 POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION Lorsque le contrat est supérieur à 10 000 $, le fournisseur ayant un établissement au Québec et comptant 50 employés ou plus au Québec depuis au moins 6 mois doit se 22 conformer aux critères d’application du point 22 de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’administration pendant la durée du contrat. 4.9 COMPUTATION DES DÉLAIS Aux fins de la computation des délais fixés au contrat, lorsque les délais prévus pour remplir une obligation expirent un jour non juridique, cette obligation pourra être valablement remplie le premier jour juridique suivant. 4.10 ORDRE DE PRIORITÉ DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Le contrat est constitué des documents suivants :

1. 1)
   la commande fait foi de contrat, les demandes de livraison, le cas échéant, tous les documents qui ont servi à établir le prix, l’appel d’offres font partie intégrante du présent contrat ainsi que les avenants au contrat ;
2. 2)
   les documents d’appel d’offres qui comprennent généralement l’avis d’appel d’offres, la description des besoins, les instructions aux fournisseurs, les conditions générales, le contrat à signer, les annexes et, le cas échéant, les conditions générales complémentaires et les addenda;
3. 3)
   la soumission complétée par le fournisseur adjudicataire.

En cas de conflit entre les termes de l’un ou l’autre de ces documents, les termes du document qui figure en premier dans la liste prévaudront sur ceux des documents qui le suivent. 5 CONDITIONS GÉNÉRALES COMPLÉMENTAIRES 5.1 PAIEMENT Le paiement s’effectuera selon la modalité suivante : Après vérification, le Collège verse les sommes dues au fournisseur dans les 30 jours qui suivent la date la plus tardive entre la date de réception d’une facture et la date d’acceptation du bien, laquelle acceptation se traduit soit par l’émission d’un avis daté reconnaissant que le bien a été livré en totalité, soit par la prise de possession du bien ou soit par l’utilisation du bien. Le Collège règle normalement les demandes de paiement conformément aux dispositions prévues au Règlement sur le paiement d’intérêts aux fournisseurs du gouvernement (R.R.Q., 1981, c. A-6, r.18) et ses modifications. 23 Le Collège se réserve le droit de procéder à toute vérification des demandes de paiement déjà acquittées. 5.2 RESPONSABILITÉ DU FOURNISSEUR Le fournisseur sera responsable de tout dommage causé par lui, ses employés, agents, représentants ou sous-traitants dans le cours ou à l’occasion de l’exécution du présent contrat, y compris le dommage résultant d’un manquement à un engagement pris en vertu du présent contrat. Le fournisseur s’engage à indemniser, protéger et prendre fait et cause pour le Collège contre tous recours, réclamations, demandes, poursuites et autres procédures pris par toute personne en raison de dommages ainsi causés. 5.3 RÉSILIATION 5.3.1 Le Collège se réserve le droit de résilier ce contrat pour l’un des motifs suivants :

1. 1)
   le fournisseur fait défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, conditions ou obligations qui lui incombent en vertu du présent contrat;
2. 2)
   le fournisseur cesse ses opérations de quelque façon que ce soit, y compris en raison de la faillite, liquidation ou cession de ses biens.

Pour ce faire, le Collège adresse un avis écrit de résiliation au fournisseur énonçant le motif de résiliation. S’il s’agit d’un motif de résiliation prévu au paragraphe 1), le fournisseur devra remédier au défaut énoncé dans le délai prescrit à cet avis, à défaut de quoi ce contrat sera automatiquement résilié, la résiliation prenant effet de plein droit à l’expiration de ce délai. S’il s’agit d’un motif de résiliation prévu au paragraphe 2), la résiliation prendra effet de plein droit à compter de la date de la réception de l’avis par le fournisseur. Le fournisseur aura alors droit aux frais, déboursés et sommes représentant la valeur des biens livrés jusqu’à la date de la résiliation du contrat, conformément au présent contrat, sans autre compensation ni indemnité que ce soit, et ce, à la condition qu’il remette au Collège tous les travaux déjà effectués au moment de la résiliation. Si le fournisseur avait obtenu une avance monétaire, il devra la restituer dans son entier. Le fournisseur sera par ailleurs responsable de tous les dommages subis par le Collège du fait de la résiliation du contrat. 24 En cas de poursuite du contrat par un tiers, le fournisseur devra notamment assumer toute augmentation du coût du contrat pour le Collège. 5.3.2 Le Collège se réserve également le droit de résilier ce contrat sans qu’il soit nécessaire pour lui de motiver la résiliation. Pour ce faire, le Collège doit adresser un avis écrit de résiliation au fournisseur. La résiliation prendra effet de plein droit à la date de la réception de cet avis par le fournisseur. Le fournisseur aura alors droit aux frais, déboursés et sommes représentant la valeur réelle des biens livrés jusqu’à la date de résiliation du contrat, conformément au présent contrat, sans autre compensation ou indemnité que ce soit et, notamment, sans compensation ni indemnité pour la perte de tous profits escomptés. 6 CONTRAT La réception d’une commande tiendra lieu d’un contrat.