Location d'appareils multifonctions neufs à haut volume

NOS BESOINS

Le soumissionnaire devra fournir une solution technologique capable de gérer huit (8) à douze (10) millions de pages, répartie sur douze (12) mois en considérant des périodes de pointe importantes dans l’année. Les documents produits sont essentiellement des notes de cours, des plans de cours, des examens et des rapports d’étudiants ou des documents administratifs. La proposition devra s’intégrer aux applications existantes (Repro+) et devra inclure des processus de numérisation et d’édition de pages. Le Collège pourra conserver ses applications de numérisation et certaines composantes déjà en place de mise en forme et de soumission de travaux ou encore remplacer au complet par une solution permettant de rencontrer ses besoins. La proposition technologique se composera de six (6) machines monochromes, tel que vérifié ci-dessous, s’intégrant dans l’environnement de travail du Collège. De plus, le fournisseur devra être capable d’offrir un service d’entretien tout inclus (avec poudre, pièces et intervention sur le site) avec un délai de réparation moyen de quatre (4) heures. Ces équipements doivent permettre de reprographier, d’imprimer en réseau et de numériser. Le Cégep de Saint-Hyacinthe a acquis une solution WEB de soumission de travaux en format PDF. Cette application permet de transmettre, au service de reprographie du Collège, les demandes d'impression de tout document, sous format PDF, accompagnés du devis de production. Il permet ensuite de suivre les demandes d'impression (création et transmission en traitement) et le budget associé (par usager ou par unité administrative selon les autorisations). Également, le Collège désire conserver deux unités de gestion de contrôle des impressions de type « HECON », le soumissionnaire doit donc s’assurer de la compatibilité du produit avec les équipements proposés. Par ce contrat, le Collège ajoute une solution complémentaire au service de reprographie comprenant, entre autres, les caractéristiques suivantes : Gestion de l'état des imprimantes; Gestion de l'état des travaux; Affection des files d'impressions et des imprimantes au centre de reprographie; Création d’un point de contrôle unique pour la programmation et l'acheminement de l'ensemble des travaux; Automatisation de l'envoi des travaux vers les imprimantes de production; Équilibrage de la charge de travail en traitant automatiquement les travaux sur plusieurs imprimantes; Réduction de la prise de décisions des opérateurs en acheminant automatiquement les travaux vers l'imprimante appropriée (sélection de l'imprimante en fonction des attributs du travail); Module de comptabilité complémentaire au service de reprographie, si requis. L’installation doit être réalisée en permettant le maintien des activités des usagés et du personnel du Collège, tout en minimisant l’impact sur ces activités. Les activités des usagés et du personnel du Collège ont, en tout temps, priorité sur les travaux d’installation des équipements. Les installations existantes doivent demeurer fonctionnelles durant la réalisation du contrat, tant que les nouveaux équipements ne seront pas pleinement opérationnels. Les équipements seront installés sur le site du Cégep de Saint-Hyacinthe, 3000, Boullé, Saint-Hyacinthe.