TRAVAUX DE NUMÉRISATION DE DOCUMENTS POUR BIBLIOTHÈQUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC

Le prestataire de services fait rapport au directeur général des technologies de l’information et des télécommunications ou à son représentant. Le directeur général relève du président-directeur général de BAnQ. Le prestataire de services retenu doit nommer un chargé de projet qui est l’interlocuteur auprès du représentant de BAnQ et qui veille à la planification et à la coordination des travaux de numérisation avec ses employés. De plus, cette personne doit être une ressource permanente du prestataire de services. Le prestataire de services retenu doit assurer en tout temps à BAnQ une collaboration étroite et entière. Normes techniques de numérisation Chaque lot de documents est accompagné d’instructions précises pour la numérisation. BAnQ se conforme aux normes courantes et aux usages du monde des bibliothèques et archives numériques. Suivant la nature des documents, la numérisation doit être réalisée en mode bitonal (noir et blanc), en tonalités de gris ou en 256 couleurs (8 bits) ou en couleurs 24 bits. La numérisation à 300 bpp est la résolution adoptée le plus couramment, mais elle peut varier jusqu’à 2400 bpp ou même davantage suivant la nature des documents à numériser. Le prestataire de services doit livrer deux (2) versions de tous les documents numérisés (voir ci-après): ü une (1) version pour conservation à long terme de toutes les images, en format TIFF non compressé; ü une (1) version de diffusion en format PDF (documents textuels) ou en format JPEG (documents graphiques). Les spécifications techniques particulières à ces deux (2) formats sont convenues avant exécution des travaux pour chacun des lots. Le résultat de la numérisation doit être fourni sur DVD. BAnQ exige l’utilisation de disques de haute qualité (qualité archives), aux fins de la conservation à long terme. La marque commerciale et les caractéristiques techniques des disques utilisés doivent être approuvées par BAnQ. Il en va de même pour la structuration des répertoires et la désignation (noms) des fichiers sur les disques. Le prestataire n’a aucune indexation à fournir au-delà de la désignation des fichiers et des répertoires sur les DVD. BAnQ dispose de son propre système d’indexation. Le prestataire de services doit indiquer dans sa proposition comment il entend assurer le contrôle de la qualité des résultats transmis à BAnQ. Il doit, en outre, soumettre avec sa proposition (sur CD-ROM ou DVD) des échantillons de travaux de numérisation (voir article 2.6). A ux fins d’évaluation des soumissions, BAnQ demande un prix unitaire au bordereau de prix (annexe 4). Les prix unitaires sont fermes et non révisables pour toute la durée du mandat. Les quantités estimées ne servent qu’au calcul du prix ajusté le plus bas et ne constituent nullement une forme d’engagement de la part de Bibliothèque et Archives nationales du Québec Le soumissionnaire doit fournir dans sa proposition des prix à l’unité pour les onze (11) catégories de documents qui apparaissent sous les rubriques suivantes. 1) Documents sur papier a) A1- Documents textuels de format courant Documents en général de format 21,6 x 28 cm (8 x 11 po ) à 21,6 x 35,6 cm (8,5 x 14 po ) environ, reliés en volumes ou en feuilles détachées. Exemples : livres, brochures, partitions musicales, périodiques, dossiers d’archives, etc. Il est impossible de préciser le nombre de livres ou de reliures. Considérer qu’un livre a en moyenne 200 pages et un numéro de périodique, 50 pages. D’une façon générale, la numérisation doit être réalisée à 300 bpp, 8 bits ou 24 bits. Le 24 bits est réservé à la numérisation en couleurs. En 8 bits, la numérisation est généralement en tons de gris, parfois en couleurs (cas de documents monochromes). Si la numérisation est réalisée deux (2) pages à la fois, le résultat fourni doit être ramené à des fichiers distincts pour les pages individuelles. Les documents doivent être retournés à BAnQ exactement dans l’état dans lequel ils ont été fournis. Il est interdit de désassembler les livres ou les volumes reliés de revues. Il n’y a pas de cartables (au sens de reliures à anneaux) à numériser. b) A2- Documents graphiques de format courant Images de format 4 x 6 po à 8,5 po x 11 po environ. Exemples : photographies sur papier, cartes postales. La numérisation doit être réalisée à 300 ou 600 bpp, (suivant la nature et la taille de l’original) 8 bits ou 24 bits. c) A3 - Fiches d’index Fiches de format 3 x 5 po à 4 x 6 po environ, classées dans des tiroirs. Exemples : fichiers bibliographiques, index de sources d’information. La numérisation doit être réalisée à 300 bpp, 8 bits. d) A4 - Cartes et plans, affiches Documents de moyen ou grand format, dont la taille varie de 46 x 61 cm à 90 x 118 cm en général. La numérisation doit être réalisée à 300 bpp, 24 bits. e) A5 - Journaux sur papier Présentés en volumes reliés ou en numéros détachés, dont le format varie généralement entre 29 x 42 cm et 31 x 58 cm . Numérisation à 300 bpp, 8 bits. Tous les journaux sont très fragiles, surtout s’ils sont anciens (ce qui est le cas de la majorité des journaux à numériser). Le fournisseur doit utiliser les appareils requis pour ne pas les endommager. 2) Microtextes a) B1 - Microfilms 16 mm et 35 mm Exemples : revues et journaux sur microfilms. Si le microfilmage a été réalisé deux (2) pages à la fois, le résultat fourni doit être ramené à des fichiers distincts pour les pages individuelles. D’une façon générale, numérisation à 300 bpp, 8 bits. Environ 75% des microfilms à numériser sont sur bobines 35mm (journaux et revues). Considérer une moyenne de 1200 images par bobine. b) B2 - Microfiches Microfiches standard 4 x 6 po réalisées à partir de microfilms 16 ou 35 mm . Si le microfilmage a été réalisé deux (2) pages à la fois, le résultat fourni doit être ramené à des fichiers distincts pour les pages individuelles. D’une façon générale, numérisation à 300 bpp, 8 bits. Pratiquement toutes les microfiches contiennent de 60 à 98 images en 16mm. Il n’y a pas de combinaison de 16mm et 35mm sur une même fiche 3) Supports photographiques a) C1 - Diapositives et négatifs 35 mm Les négatifs peuvent être fournis en rouleaux ou en bandes. Numérisation au minimum à 1200 bpp, 8 bits ou 24 bits. b) C2 - Autres négatifs jusqu’à 4 x 5 po Négatifs de format 2,25 x 2,25 po , 4 x 5 po , etc. Numérisation au minimum à 600 bpp, 8 bits ou 24 bits. c) C3 - Autres négatifs de format 5 x 7 po et plus Négatifs de format 5 x 7 po , 8 x 10 po , etc. Numérisation au minimum à 300 bpp, 8 bits ou 24 bits. d) C4 - Négatifs sur verre Négatifs très fragiles de format variable (5 x 7 po , 8 x 10 p, 11 x 14 po ). Numérisation au minimum à 300 bpp, 8 bits.