Coordonnateur d'implantation et d'intégration du DCI

Il est responsable de la production des rapports de suivi et de reddition de compte pour le projet DCI. Il participe à la représentation de l’Agence auprès des acteurs clés pour le déploiement du DCI dans les établissements de la région de la Chaudière-Appalaches . Il coordonne l’équipe régionale de réalisation pour l’implantation lors de la mise en œuvre du DCI et assiste la directrice en intégration du DCI en ce qui a trait à la revue de projet et au suivi des demandes de changement en cours de projet. Il assure toutes tâches relatives à son domaine de compétence lors de la mise en œuvre du DCI. Responsabilités · Établir en collaboration avec la directrice en intégration du DCI, le chargé de projet DSQ et les chargés de projets des établissements la planification régionale du projet DCI-DSQ ainsi que les plans de travail détaillés des livraisons comprenant le déploiement dans les établissements et en assurer le suivi et l’intégration à la planification globale. · Assurer la coordination et le suivi des livraisons des fournisseurs de solutions impliqués dans la réalisation du projet DCI-DSQ. · Valider les planifications produites et s’assurer de leur arrimage ainsi que de leur cohérence. · Rédiger un plan de travail détaillé dans le cadre du projet, en rapport avec ses objectifs, sa portée et ses résultats escomptés et tenir compte de l’arrimage au plan de travail global. · Accompagner et soutenir l’équipe de projet dans la réalisation de travaux d’analyse, d’évaluation ou dans toutes autres études nécessaires à la réalisation du projet et ce, dans un esprit de mentorat. · Organiser et diriger l’ensemble des travaux réalisés sous sa responsabilité, de manière à respecter le cadre défini dans la planification régionale et globale du projet. · Exercer un contrôle d’ensemble sur la portée, les échéances et les budgets autorisés pour les travaux réalisés par les différents intervenants et en rendre compte à la directrice en intégration du DCI en présentant les rapports d’avancement et état de situation. · Préparer et participer à des rencontres de travail de façon à assurer le suivi des phases et activités à réaliser. · Agir à titre de responsable de l’approbation des biens livrables (tenir le registre des biens livrables approuvés et faire une conservation sécuritaire de ceux-ci). · Participer à des analyses de risques et mettre à jour le plan de gestion des risques du projet. · Élaborer et maintenir à jour le registre des demandes de changement, le registre des décisions stratégiques, le registre des points en suspends. · Communiquer à la directrice en intégration du DCI tout élément susceptible d’avoir un impact sur l’atteinte des objectifs de contenu, de coûts ou de délais, afin que des mesures appropriées puissent être prises. · Élaborer et suivre les plans et les stratégies de révision des processus, de gestion de changement, de formation, de transition et d’implantation. · Valider le plan de déploiement et les modalités de déploiement auprès des instances technologiques de l’Agence et des établissements. · Documenter les biens livrables nécessaires à la réalisation de la stratégie de déploiement et soutenir les utilisateurs. · Assurer la logistique (convocation, ordre du jour, documents de support, compte-rendu, etc.) et fournir une expertise de pointe lors des réunions et comités (environ une fois par semaine). · S’assurer avec les chargés de projet, de la participation des cliniciens de la région dans le soutien au déploiement du DCI en Chaudière-Appalaches. · Participer à la liaison et l’arrimage avec les responsables de projet des autres directions de l’Agence impliquées dans la livraison du projet DCI sous la supervision de la directrice en intégration du DCI. · Participer à la réalisation des orientations globales des objectifs, des priorités et des stratégies utilisées pour l’implantation des composantes de systèmes clinico-informationnelles en soutien aux établissements pour le volet DCI. · Suivre le plan de communication du projet DCI-DSQ. · S’assurer de l'utilisation optimale des ressources humaines, matérielles et autres impliquées dans la gestion du projet DCI. · Valider les demandes de changement en collaboration avec le chargé de projet DSQ et en recommande l’adoption au à la directrice en intégration du DCI. · Documenter les changements ou les ajustements jugés nécessaires afin de favoriser l’évolution et l’opération adéquate des systèmes clinico-informationnels en matière de données de suivi de gestion pour le volet de mise en commun du DCI au niveau régional. · Supporter les chargés de projet des établissements lors du déploiement de nouvelles composantes de systèmes et évalue la satisfaction quant aux essais d’acceptation. · S’assurer que les conditions de la formation à donner pour le DCI soient optimales pour les futurs utilisateurs. · Assurer une communication efficace entre tous les membres des chargés de projet, des équipes informatiques et des fournisseurs. · Superviser les fournisseurs dans le déploiement des environnements de test, formation et de production. · Analyser et valider avec l’architecte, les schémas d’architecture d’interfaces. · Proposer et supervise une méthode de validation des environnements de test, formation et production au niveau local et régional. · Assister aux rencontres du comité technologique. · S’assurer de la mise en place des architectures cibles. · Assurer, en continuité, un suivi auprès des fournisseurs de manière à garantir le respect des règles d’inter-opérationnalité de même que l’arrimage des travaux en fonction de l’architecture établie. · Assurer le suivi du développement de la solution auprès de chacun des fournisseurs visant à garantir l’intégration, et l’arrimage des composantes de la solution. · Assurer la coordination des liens à établir avec le Technocentre et les services informatiques des établissements. · Assurer le respect des façons de faire de l’Agence et des établissements en matière de gestion de projets et de gestion des technologies.

2. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TRAVAUX À RÉALISER

Dans le cadre du projet DCI-DSQ et des projets préalables, l’Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches est appelée à réaliser des tâches de gestion qui requièrent des compétences pointues. C’est le cas des activités en matière de direction, d’organisation, de contrôle et d’assurance qualité de projets de développement ainsi que la réalisation d’études ad hoc nécessaires au développement de projets. Les travaux consistent à assister et accompagner la directrice en intégration du DCI ainsi que les chargés de projet des établissements dans la réalisation de mandats, d’activités de gestion, de planification et de reddition de comptes, ainsi qu’à réaliser des études et à déterminer les orientations qui sont requises pour soutenir les décisions, les interventions et les choix stratégiques en regard au projet DCI. La demande d’intervention visée par cet appel d’offres comporte un degré de complexité élevé considérant l’envergure du projet, la nature des travaux à réaliser, le nombre de partenaires impliqués et la diversité des biens livrables à produire. Biens livrables à produire · Planification détaillée du projet, des livraisons, des mandats et des interventions; · Plan de travail incluant la participation des ressources internes ; · Rapports de suivi des planifications; · Documents de présentation pour les différentes étapes de réalisation du projet; · Revues de suivi du projet périodiques ; · Rapports d’analyse de problématiques et plan de mise en œuvre d’une solution ; · Plan et stratégie de formation; · Analyses d’impacts; · Documents de présentation; · Document de définition des besoins; · Documents de support aux réunions ou comités; · Documents administratifs nécessaires à la prise de décision; · Registre de suivi des efforts et des échéances; · Documents de support des comités et ateliers de travail; · Plan et processus d’assurance qualité des biens livrables; · Plan et stratégie de formation et plan et stratégie de transition; · Plan d’implantation; · Stratégie de déploiement; · Stratégie de gestion du changement; · Registre d’assurance qualité des biens livrables; · Registre des risques; · Tout autre bien livrable requis afin de réaliser la demande d’intervention.

3. ENVERGURE DU MANDAT ET ÉCHÉANCIER DES TRAVAUX

À titre indicatif , les travaux envisagés seront d’environ 3600 heures de travail dont la réalisation s’échelonnera sur une période maximale de deux ans à compter d'août 2010 à août 2012 avec possibilité de renouvellement pour une période maximale de douze (12) mois. Le contrat sera donc d’une durée de vingt-quatre (24) mois, à compter de la date de la signature du contrat. Malgré ce qui précède, l’Agence se réserve le droit de mettre fin en tout temps au contrat. 3.1.

RAPPORTS D’ÉTAPE

Périodiquement, sur une base mensuelle mais aussi lorsque la situation le justifie, un rapport d’étape peut être demandé par l’Agence à l’égard de l’avancement des travaux réalisés par rapport aux objectifs visés et sur les activités à venir pour la prochaine étape. Le chargé de projet du prestataire de services devra fournir au représentant de l’Agence toute l’information nécessaire à la production de ce rapport d’étape. Toutes les activités qui ont un impact sur la réalisation du contrat devront être évaluées. Ces travaux sont considérés comme faisant partie des activités de gestion et sont assumés par le prestataire de services. 3.2. RENCONTRES ENTRE LE COORDONNATEUR DE L’IMPLANTATION ET DE L’INTÉGRATION DU PROJET DCI ET LA DIRECTRICE EN INTÉGRATION DU DCI Des rencontres d’information et de suivi des travaux pourront être tenues afin de contrôler l’avancement des travaux et, s’il y a lieu, voir à la correction des problèmes et au règlement des points en suspens, s’il en est. La directrice en intégration du DCI ou le coordonnateur de l’implantation et de l’intégration du projet DCI peut en faire la demande. 3.3.

MODALITES DE SUIVI D’EXECUTION

Le prestataire de services doit produire mensuellement une facture pour les activités facturables durant le mois précédent. Cette facture devra être suffisamment détaillée en fournissant notamment le numéro de contrat, la description des biens livrables déposés, la période et toute autre information requise par l’Agence. Les services rendus sont payables sur une base mensuelle. Autres précisions Date de début du mandat : Août 2010 Durée du mandat : 24 mois 3.4.

PROCESSUS DE RÉCEPTION ET D’APPROBATION DES BIENS LIVRABLES OU DES SERVICES RENDUS

L’Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches dispose d’une méthodologie de gestion de projets comportant un processus de révision et d’approbation des biens livrables de façon à assurer la qualité des produits et services ainsi que des biens livrables mis en place à l’Agence. Ainsi un produit ou service est jugé de qualité s’il :

• ·
  Répond aux besoins de l’Agence et des établissements;
• ·
  Respecte les normes et les règles de la méthodologie de gestion des projets en vigueur à l’Agence (Guide Vert);
• ·
  Satisfait aux exigences systémiques et opérationnelles de faisabilité, de performance et de cohérence architecturale.

Les biens livrables identifiés à la section 2.6.1 seront soumis au processus d’approbation avant que les paiements ne soient honorés. Selon la nature de l’intervention, un bien livrable est considéré « approuvé » lorsqu’il a été accepté formellement par la directrice à l'intégration du DCI.