Mobilier de classes et de bureaux pour le Centre Nicolet

2. INSTRUCTIONS POUR LA PRÉPARATION ET LE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

2.1 DOCUMENT D’APPEL D’OFFRES Les instructions aux soumissionnaires et le bordereau de soumission font parties intégrantes des documents d’appel d’offres. 2.2 EXAMEN DES DOCUMENTS Le soumissionnaire doit examiner tous les documents d’appel d’offres afin de connaître les exigences de la procédure d’appel d’offres et les exigences du contrat à intervenir. Il est de sa responsabilité, préalablement à l’ouverture des soumissions, de s’assurer qu’il a reçu tous les documents d’appel d’offres et obtenu les informations nécessaires à leur compréhension. De plus, si le soumissionnaire constate une erreur, une omission à la soumission ou s’il a un doute quant à l’interprétation des documents, il doit en avertir immédiatement l’acheteuse. 2.3 RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES Tous renseignements au sujet de cet appel d’offres peuvent être obtenus auprès de Mme Mélanie Dumas au numéro de téléphone suivant : (numéro sur l'avis officiel), poste 4573 les jours ouvrables, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h. 2.4 ACCEPTATION DES TERMES Par l’expédition de sa soumission, le soumissionnaire reconnaît avoir pris connaissance de chacune des clauses des documents d’appel d’offres et en accepter les termes et obligations qui y sont prévus, sans restriction ni réserve d’aucune sorte. 2.5 ADDENDA La commission scolaire peut modifier ses documents d’appel d’offres en transmettant un addenda aux soumissionnaires invités. 2.6 BORDEREAU DE SOUMISSION Le bordereau de soumission devra être lisible et dûment complété en français en indiquant les codes produits (s’il y a lieu) ainsi que les coûts des items et le total par local. À la fin dudit bordereau, inscrire le montant total de la soumission ainsi que les coordonnées complètes du soumissionnaire. En cas de différence dans les prix indiqués dans le formulaire de soumission, le coût des items aura préséance. 2.7 PRIX SOUMIS Tous les coûts incluant ceux d’emballage, de transport, de livraison, d’assurances de déchargement au Centre Nicolet devront être inclus dans le prix soumissionné. Tous les frais d’installation des divers mobiliers sont à la charge du soumissionnaire. 2.8 GARANTIE DU MOBILIER Selon les garanties du manufacturier : ê Classeur et armoire (serrure, coulisse) ................................. 20 ans ê Fauteuil et chaise ................................................................. 5 ans ê Mélamine ............................................................................ 10 ans 2.9 AUTORISATION DE SIGNATURE La soumission devra être complétée par une personne autorisée à cette fin. 2.10 RÉCEPTION DES SOUMISSIONS La soumission devra être reçue à la principale place d’affaires de la Commission scolaire de la Riveraine située au 375, rue de Mgr-Brunault à Nicolet, Québec, J3T 1Y6, au local 911, le tout dans une enveloppe cachetée, identifiée au nom et adresse du soumissionnaire, et ce, avant la date et l’heure fixées pour l’ouverture des soumissions, soit le vendredi 30 avril à 15 h 30 . Toute soumission qui ne respecte pas l’endroit de réception prévu ou qui est déposée postérieurement à la date et à l’heure limite fixée sera automatiquement rejetée. 2.11 DURÉE DE VALIDITÉ DE LA SOUMISSION Le soumissionnaire est lié par les termes de sa soumission jusqu’au 31 août 2010 à compter de l’ouverture des soumissions. La commission scolaire peut demander aux soumissionnaires de prolonger ladite période de validité de leur soumission, en tout temps, avant la fin de période initiale de validité de celle-ci. 2.12 FRAIS DE SOUMISSION Le soumissionnaire assume tous les frais relatifs à la préparation, au dépôt et si requis, à la présentation de sa soumission.

3. ANALYSE DES SOUMISSIONS

3.1 CONDITIONS DE CONFORMITÉ Toute soumission qui ne rencontre pas les conditions de conformité suivantes sera automatiquement rejetée et déclarée non conforme vu le défaut du soumissionnaire de respecter l’une ou l’autre de ces conditions, soit : 3.1.1 Le non-respect de l’endroit prévu, de la date et de l’heure limite fixées pour la réception des soumissions; 3.1.2 Une rature ou une correction apportée au prix soumis et non paraphée; 3.1.3 Une soumission conditionnelle ou restrictive; 3.1.4 Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d'offres comme entraînant le rejet automatique d'une soumission. 3.2 AUTRES CONDITIONS DE CONFORMITÉ Toute soumission incorrectement remplie ou qui n'est pas conforme à l’une ou l'autre des exigences prévues aux documents d’appel d'offres, sous réserve des conditions de conformité prévues à la clause 3.1 du présent document. 3.3 CONFORMITÉ DE L’ÉQUIPEMENT La commission scolaire se réserve le droit d’examiner tout item proposé par le soumissionnaire afin de s’assurer de sa conformité avec les instructions de l’appel d’offres. Advenant une telle demande, le soumissionnaire s'engage à rendre disponible à la commission scolaire à sa principale place d’affaires ou à tout autre endroit qu’elle détermine, l’item, en tout point conforme à la soumission déposée, et ce, dans les 48 heures de la demande. Le soumissionnaire assumera l’ensemble des frais liés à tel examen, incluant la livraison, le déballage et l'installation dans le délai prévu et, le cas échéant, le remballage et la récupération de l’item. Le soumissionnaire devra également prévoir le personnel habilité à faire une démonstration, si demandé par la commission scolaire, et ce, à ses frais. Aux fins du présent article, le soumissionnaire accepte que l’item soit ouvert, si nécessaire, pour fins d’analyse et dégage la commission scolaire de tout bris pouvant se produire lors de tests de performance. 3.4 ÉQUIVALENCE Le soumissionnaire peut proposer à la commission scolaire des produits, par exemple, de marque Logiflex, Global, Perfix ou d’une autre marque pourvu qu’ils soient équivalent aux produits demandés, c’est-à-dire qu’ils présentent des caractéristiques équivalentes ou supérieures. La commission scolaire sera libre d’accepter ou de refuser les équivalences proposées . Le soumissionnaire a la responsabilité de fournir les fiches techniques pour fins de comparaison avec les produits inscrits au bordereau de soumission. 3.5 DÉLAI DE LIVRAISON La commission scolaire accorde un délai de livraison de 4 à 5 semaines à compter de la date de la commande, dépassé ce délai, elle se réserve le droit d’annuler la commande ou les items en souffrance. 3.6 DATE D’INSTALLATION Tout le mobilier devra être installé au plus tard le 18 juin 2010. 4. Attribution des contrats 4.1 Attribution Conformément aux exigences de l’appel d’offres, le contrat sera attribué au soumissionnaire dont la soumission globale présentera le prix le plus bas. Aux fins de l’attribution, seul le prix excluant les taxes applicables sera considéré. 4.2 Condition d’attribution du contrat Le fournisseur qui se verra attribuer le contrat devra prendre les mesures finales en collaboration avec notre personnel d’entretien des immeubles. 4.3 Assurance responsabilité civile (facultatif) Afin de garantir la commission scolaire contre tout dommage matériel occasionné à ses biens ou contre tout dommage matériel ou corporel occasionné à ses biens et aux membres de son personnel ou des tiers, lors de la livraison et/ou de l’installation des biens visés par le présent contrat, le soumissionnaire doit détenir et fournir, avant la signature du contrat, la preuve d'une couverture d’assurance qui couvre sa responsabilité civile et celle de ses employés pour un montant de 2 000 000 $ par sinistre, chaque réclamation ou poursuite judiciaire devant être considérée comme un sinistre distinct. 4.4 Acceptation des soumissions La commission scolaire ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues. LISTE DES DOCUMENTS REQUIS q Bordereau de soumission; q Fiches techniques pour fins d'analyse, s’il y a lieu.