Implantation et exploitation d'un progiciel de gestion de maintien des actifs et audit des bâtiments dans les cégeps

RENCONTRE D’INFORMATION OBLIGATOIRE

Le CCSR tiendra une rencontre d’information obligatoire à l’intention des soumissionnaires le mardi 18 mai 2010 à 13h00 heure du Québec au : ENDROIT À DÉTERMINER Au préalable, les soumissionnaires auront fait suivre leurs questions par courriel au représentant du CCSR avant le mardi 11 mai 2010, à 16h00. Le CCSR ne donnera suite à aucune demande d’information ou questions relatives au document d’appel d’offres avant la rencontre d’information. ORGANISME MANDATAIRE (REGROUPEMENT D’ACHAT) Le Centre collégial des services regroupés (CCSR) est une corporation sans but lucratif constituée par lettres patentes émises par l’inspecteur général des institutions financières en vertu des dispositions de la troisième partie de la loi des compagnies (L.R.Q., c-C-38). Le CCSR est un regroupement libre d’établissements d’enseignement. Le CCSR a été créé par les collèges en 1997 dans le but de mettre en commun des services et de réaliser des économies significatives. Il a pour mission :

• ·
  de développer et gérer, à la demande des établissements, la mise en commun de services collectifs dans des domaines tels : les achats regroupés, les services documentaires (Resdoc), la santé et la sécurité ;
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  d’offrir aux établissements d’enseignement des services pour le développement de leurs équipes de gestion.

DESCRIPTION SOMMAIRE DES BESOINS ET LIEU DE LIVRAISON

Le parc immobilier des 48 cégeps répartis dans tout le Québec représente près de 275 bâtiments occupant quelque 2,5 millions de mètres carrés. La valeur de remplacement des immeubles des cégeps était évaluée à 1850 $/m 2 en 2006-2007. L’amélioration du parc immobilier institutionnel est une des priorités gouvernementales à l’intérieur du Plan québécois des infrastructures 2007-2012 lancé en octobre 2007 par le premier ministre du Québec, M. Jean Charest. En réponse à ce chantier d’envergure, les gestionnaires immobiliers des cégeps comptent notamment recourir à un outil informatique et évaluer l’état des bâtiments afin d’être en mesure d’effectuer une gestion et une reddition de comptes plus efficientes du parc immobilier au regard de ces nouveaux investissements. Le but du présent projet vise l’implantation et l’exploitation d’un progiciel de gestion de maintien des actifs immobiliers et la réalisation d’un audit dans les bâtiments des cégeps. L’utilisation d’un progiciel assorti à la réalisation d’audits techniques devra permettre, entre autres, d’évaluer l’état de santé des bâtiments des cégeps, de planifier les travaux de maintien d’actifs par priorité, d’évaluer le déficit d’entretien et sa résorption et de suivre l’effet des investissements sur le parc immobilier, notamment à l’aide d’indicateurs reconnus tels que l’indice de vétusté physique, la valeur de remplacement et l’âge des bâtiments. Il importe de préciser que l ’objet du présent projet ne porte pas sur la gestion de la maintenance assistée par ordinateur. De plus, le progiciel proposé doit être un produit déjà développé et opérationnel. Le CCSR s’est vu confier par les cégeps mandants, le Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport et la Fédération des cégeps le mandat pour l’exécution du processus d’appel d’offres pour l’acquisition, l’implantation et l’exploitation d’un progiciel de gestion de maintien des immeubles incluant l’audit technique des bâtiments. Les modalités pour le déroulement du projet sont décrites aux documents d’appel d’offres, de même qu’une copie du contrat cadre de services à intervenir entre l’adjudicataire et les autorités approbatrices. Les biens devront être livrés et opérationnels, FAB destination, chez les demandeurs aux adresses spécifiées sur les bons de commandes.

NATURE ET MONTANT DE LA GARANTIE DE SOUMISSION

Le soumissionnaire doit, pour garantir sa soumission, fournir avec sa soumission : Un chèque visé d’une institution financière, d’un montant de 50,000.00 $ fait à l’ordre du Centre collégial des services regroupés (CCSR). Un mandat bancaire ou un mandat de poste à l’ordre du CCSR sera accepté au même titre que le chèque visé et aux mêmes conditions. Aucune autre forme de garantie de soumission ne sera acceptée. À QUI S’ADRESSE CET APPEL D’OFFRES ? · Le présent appel d’offres s’adresse aux entreprises fournisseurs de logiciels spécialisés dans le domaine. · La soumission doit être présentée par un fournisseur ayant un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par les accords sur les marchés publics où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. ENDROITS POUR SE PROCURER LES DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES CENTRE COLLÉGIAL DES SERVICES REGROUPÉS Bureau de Québec 945, avenue Newton, bureau 226 Québec (Québec) G1P 4M3 Contact : Nicole Thireau Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Heures d’ouverture : 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30 Bureau de Montréal 8600, rue Lajeunesse, 2 e étage (angle Crémazie et Lajeunesse) Montréal (Québec) H2P 1E7 Contact : Olivia Weyland Téléphone : (numéro sur l'avis officiel) Heures d’ouverture : 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30 Les documents d’appel d’offres vous seront remis contre un versement non remboursable de 50 $ (documents sur CD). Cette somme est payable en argent comptant ou par chèque seulement. Vous pouvez également commander les documents d’appels d’offres par téléphone auprès des personnes ci-haut mentionnées, soit à Québec ou à Montréal. Toutefois, pour que votre soumission soit admissible, les frais de 50 $ pour l’achat des documents devront avoir été acquittés. PROCESSUS DE TRANSMISSION DE L’INFORMATION · Aux fins d’assurer une uniformité d’interprétation du document d’appel d’offres et pour faciliter les échanges d’information, le CCSR désigne la seule personne suivante pour le représenter : Pierre Noreau, conseiller en approvisionnement au CCSR (courriel sur l'avis officiel) · Les soumissionnaires doivent transmettre leurs questions par courriel exclusivement à l’adresse ci-dessus désignée. · Le CCSR répondra aux questions des soumissionnaires lors de la rencontre d’information obligatoire du mardi 18 mai 2010 . · Après la rencontre d’information, le CCSR répondra aux questions des soumissionnaires par courriel exclusivement, sous forme d’addenda de façon à ce que tous les soumissionnaires présents à la rencontre d’information puissent prendre connaissance de l’information. · Le CCSR ne répondra à aucune demande d’information reçue après le mardi 25 mai 2010 17h00 . ENDROIT, DATE ET HEURE LIMITES POUR LA RÉCEPTION ET L ’OUVERTURE DES SOUMISSIONS Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être déposées, sous pli cacheté, avec les coordonnées du soumissionnaire, à la réception du CCSR, bureau de Québec, au plus tard le mardi 1 juin 2010 à 11 h , à l’adresse suivante : CENTRE COLLÉGIAL DES SERVICES REGROUPÉS (CCSR) Bureau de Québec 945, avenue Newton, bureau 226 Québec (Québec) G1P 4M3 Heures d’ouverture : 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30 RÉSERVE Le CCSR de même que les demandeurs ne s’engagent à accepter aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’ils jugent que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

DURÉE DU CONTRAT

L’’intention du CCSR est de conclure une entente initiale de sept (7) ans avec la possibilité d’une prolongation de deux (2) ans.

CALENDRIER D’APPEL D’OFFRES

À noter que le calendrier est fourni à titre indicatif seulement et pourrait être modifié. Dates Début de l’affichage sur le SÉAO 28 avril 2010 Date limite pour les soumissionnaires pour soumettre des questions 11 mai 2010 Rencontre d’information obligatoire avec les soumissionnaires 18 mai 2010 Dépôt/ouverture des offres 1 juin 2010 Démonstrations (banc d’essais) 14 au 30 juin 2010 Adjudication du contrat Août 2010 Fin de l’implantation et des audits Août 2012 Fin du contrat cadre de services Août 2017