Consolidation du secteur de l'informatique

2. CONTEXTE

La Commission est une organisation d’environ 500 personnes, qui a connu ces dernières années des compressions d’effectifs de plus de 20 % au niveau du personnel administratif, notamment dans le secteur informatique dont une partie de ces activités est transférée au Centre de services partagés du Québec (CSPQ). Depuis l’abolition du poste de directeur informatique en 2005, les activités en matière d’infrastructures technologiques, de développement des systèmes traditionnels et celui du WEB ont été gérées de façon plutôt sectorielle et non intégrée, sauf pour la préparation du Plan sectoriel de développement des ressources informationnelles (PSDRI). Dans le cadre de son plan stratégique 2008-2012, la Commission a par ailleurs approuvé l’évolution de sa prestation de services en fonction d’une approche multimode, c.-à-d. en favorisant l’intégration de ses processus du WEB, du téléphone, du comptoir et du courrier. Cette approche privilégie notamment les modes de prestations les moins coûteux et les plus en demande par la population, soit le WEB et le téléphone. Enfin en septembre 2009, la Commission a adopté un nouveau modèle de gouvernance en gestion des ressources informationnelles et a débuté des travaux d’architecture d’entreprise. Ce nouveau modèle de gouvernance prévoit une intégration des responsabilités des divers volets architecturaux sauf pour l’architecture des processus qui est restée répartie en plusieurs unités administratives. Ces changements étant récents, il est maintenant nécessaire de bien documenter les nouveaux processus et leur répartition entre les unités administratives impliquées. ENJEUX : ? Manque de ressources pour répondre adéquatement aux demandes de la clientèle. ? Temps de réaction trop lent quant à l’évolution des services WEB. ? Interfaces entre les unités mal comprises suite à une certaine incompréhension entre les rôles et les responsabilités de chacun. ? Nouvelles fonctions à arrimer, notamment au niveau du portefeuille de projets avec le PSDIRI, les architectures, la gestion Linux, etc. ? Importation de logiciels libres et de services externes offerts sur le WEB. ? Introduction des approches du WEB2.

3. DESCRIPTION DES BESOINS

Dans ce contexte, la Commission désire donc consolider l’ensemble de ses activités en gestion des ressources informationnelles. Les objectifs poursuivis sont : ? documenter la répartition des rôles et responsabilités en fonction du nouveau modèle de gouvernance; ? améliorer la performance des diverses équipes impliquées; ? faciliter les processus en interdépendances; ? répartir les ressources en fonction des besoins; ? faire face à la réduction des effectifs et aux difficultés de comblement des postes; ? assurer une meilleure intégration des fonctions du WEB à la Commission; ? maintenir une capacité de développement agile.

4. DESCRIPTION DES

BESOINS, DES BIENS LIVRABLES ET DES TRAVAUX Le présent mandat est constitué de deux volets. Un premier volet vise la production du matériel nécessaire à la consolidation des activités informatiques, le deuxième assure les services d’accompagnement nécessaires au processus de transformation organisationnelle. Les travaux à réaliser ainsi que les biens livrables attendus du premier volet sont : ? Diagnostic organisationnel ? Étalonnage ? Scénarios organisationnels proposés et leur évaluation coûts-bénéfices ? Approche et niveau d’effectifs recommandés ? Démarche de gestion du changement Les services attendus du deuxième volet sont : ? Conseils tactiques auprès des gestionnaires impliqués dans la démarche, sous la direction de la directrice des ressources humaines et de la qualité vie au travail.

5. EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Profil de la ou les ressources proposées : Éléments de conformité
• avoir une expérience pratique en matière de gouvernance des TI;
• avoir trois années d'expérience en organisation du travail et en changement organisationnel;
• avoir réalisé deux mandats en consolidation d'activités informatiques;
• posséder une expérience pratique dans l’utilisation des nouvelles technologies offertes sur le WEB. À l’aide d’un tableau sommaire, la firme doit :
• indiquer pour chacune des exigences, l’endroit où se trouve la référence dans le curriculum vitae de la ou les ressources proposées;
• présenter une planification sommaire (plan maître) adaptée aux travaux à réaliser.

6. ENVERGURE DU MANDAT

Ces services sont sous la forme d'une banque d'heures qui sera utilisée sur demande de la Commission. Ces travaux seront réalisés sur la base d’un tarif horaire moyen. La Commission dispose d'un budget maximum de quarante-huit mille dollars (48 000 $). Toutefois, ce budget ne constitue pas un engagement de la part de la Commission. NOTE : La firme ne doit considérer cet ordre de grandeur qu’à titre indicatif.

7. ÉCHÉANCIER DES TRAVAUX

Début des travaux prévu le ou vers le : 2 février 2010 Fin des travaux : 30 juin 2010