MISE EN OEUVRE DU PLAN D'ACTION POUR L'ÉVOLUTION DE CLIENTIS

Le MDEIE vise à obtenir les services d'un analyste et d'un configurateur Siebel , afin de réaliser divers projets d'évolution en lien avec le Plan d'action 2009-2011 du système Clientis. Voici globalement les travaux auxquels les ressources du prestataire de services participeront au cours du mandat :

1. 1.
   Intégration des données des systèmes départementaux SIDRIS et IDED dans Clientis SIDRIS est une application départementale développée en ACCESS. Le Ministère désire que les données de ce système soient désormais gérées dans Clientis, tout en développant des écrans et des rapports sous un format équivalent. Une analyse sera réalisée suivi du développement dans Clientis.
2. 2.
   Mise en place d'une fonction de communication Synchronisation de l'agenda Siebel de Clientis avec celui du Ministère (Lotus Notes). Cette synchronisation est faite dans Lotus Notes.
3. 3.
   Alimentation de Clientis à partir de données provenant de banques de données externes au Ministère Le mandat consiste à analyser les données du Registre des entreprises du Québec (REQ) et du fichier du Centre de recherche industriel du Québec (CRIQ), afin d'évaluer la possibilité d'alimenter Clientis directement à partir de ces fichiers. Le mandat comprend également le développement et l'implantation des interfaces (en direct ou en différé) entre Clientis et ces fichiers.
4. 4.
   Mise en place d'une nouvelle fonction de recherche de type Google pour remplacer l'outil de recherche actuel L'outil de recherche actuellement en place dans Clientis offre des fonctions limitées. Le mandat consiste à analyser le nouvel outil Search offert par Siebel afin d'évaluer s'il répond aux besoins de la clientèle. Si l'analyse est positive, il pourra être implanté. Sinon, il faudra analyser d'autres produits comme alternatives.
5. 5.
   Changement du système d'opération des serveurs Siebel Ce projet vise à changer le système d'opération des serveurs Siebel, soit de OS Windows vers Linux.
6. 6.
   Migration des rapports vers le produit BI Publisher À partir de décembre 2009, aucun soutien ne sera disponible avec le produit Actuate, ce produit étant remplacé par BI Publisher. Ce projet vise à transférer les rapports actuels développés avec Actuate vers la technologie BI Publisher.
7. 7.
   Mise en place de fonctions système comme I-Help Le projet comprend la création d’un ensemble de nouveaux écrans permettant de faciliter la saisie dans des procédures distinctes. Cette fonctionnalité facilite la navigation pour les utilisateurs occasionnels en proposant des écrans selon les tâches à effectuer.
8. 8.
   Journalisation Le projet comprend des travaux pour réviser la journalisation déjà en place dans Clientis.
9. 9.
   Mise en place du module Marketing Marketing est un outil permettant de construire une stratégie de communications à partir de Clientis pour rejoindre des contacts potentiels. L'outil permet le déclenchement des événements (repérage des contacts, envois massifs, gestion des réponses, inscription, etc.) et des traces sur les actions posées dans le cadre des campagnes. Le projet vise d'abord à identifier le besoin d'affaires. Par la suite, si le besoin d'affaires est présent, il faudra analyser le produit, l'installer dans un environnement d'essais par le biais d'un projet pilote.
10. 10.
    Pont avec Gestion virtuelle Le projet vise à atteindre l’objectif d’une meilleure intégration de l’information de gestion concernant les demandes internes qui requièrent des interventions dans les données des fichiers clients de la base de données Clientis. Cette solution permettra la saisie d'informations à un seul endroit et réutiliser par d'autres applications. Le projet vise à développer le pont avec Gestion par la production de services Web permettant une intégration des composantes applicatives.
11. 11.
    Réalisation de divers travaux d'entretien et d'évolution.

Ceux à réaliser au cours des prochains mois sont : · Insérer dans le fichier des codes postaux les arrondissements pour Montréal et le Saguenay : o pour les clients actifs ajouter l'arrondissement si présent dans les codes postaux o ajouter le traitement lors de la création d'une adresse pour que l'arrondissement soit transféré · Modifier le champ Emploi (date de mise à jour) pour qu'il soit mis à jour lors de la modification d'un des champs de l'emploi de la fiche identification du client. · Modifier la vue Transfert Sagir : o enlever le bouton "Nouveau" et ainsi la possibilité de créer une demande de paiement dans cette vue o les utilisateurs possédant la responsabilité "MDER - Transfert" ne doivent pas être capables de modifier les données si la date d'approbation est nulle. · Optimiser la routine de Comptabilisation pour faciliter l'entretien et la performance. · Dans l'onglet Aide financière s'assurer que, lors de l'insertion d'un client, le nom du client et autres informations de ce client soient visibles sans procéder à un enregistrement de la fiche. · Réaliser certaines demandes suite à la migration à Siebel 8.1. · S'assurer qu'on ne puisse enlever le client lors de la création d'une dépense dans l'aide financière. · Mettre en place de nouveaux iHelp. · Réaliser une analyse pour l'implantation future de nouvelles fonctionnalités Siebel 8.1 (ex.: TaskUi). Remarques : Il est probable que le plan d'action évolue au cours des prochains mois. Certains projets pourraient disparaître tandis que d'autres pourraient être ajoutés. Mentionnons que les efforts pour la prise de connaissance du système Clientis sont à la charge du prestataire de services. Biens livrables et activités à réaliser Voici les biens livrables et activités à réaliser pour les travaux décrits précédemment: Phases découverte et de design · Analyser les besoins d'affaires et les nouvelles fonctions à mettre en place, évaluer leur envergure et leur complexité, en considérant les fonctionnalités des modules du progiciel Siebel acquis par le MDEIE et les besoins d’affaires déjà implantés; · De concert avec les configurateurs, présenter les résultats de ces évaluations sous la forme d’analyses d’écart détaillées selon les paramètres de la méthodologie eRoadmap; · Lorsque requis, documenter les impacts des demandes reçues en termes d’efforts humains et/ou financiers ainsi que des risques pour la performance, la migration future du progiciel ou tout autre aspect pertinent; · Produire les documents de design (maquettes et autres) permettant de présenter clairement les recommandations de l’équipe de réalisation de Clientis; · à la suite des ententes relativement aux travaux à effectuer, élaborer, de concert avec les configurateurs, les spécifications techniques des tâches d’adaptation requises : personnalisation, scripting, workflow, modification au schéma de la base de données, etc. Phase de configuration (validation, déploiement) · Collaborer avec le personnel du MDEIE aux activités rattachées à la mise en place, la mise à niveau et l’optimisation des environnements technologiques et fonctionnels de même que des outils employés afin de réaliser les travaux de configuration de Clientis (ex. : Siebel Tools; Oracle 10G, TOAD, etc.); · Participer à l’élaboration et la réalisation des cas d’essais, de la documentation des anomalies, de l’identification et l’apport des correctifs découlant de la configuration; · Contribuer aux travaux reliés à la migration des adaptations (passage des environnements de développement à pré production et production); · Mise à niveau, vérifier et mettre en production les rapports qui furent réalisés avec l'outil de génération de rapports Actuate; · La validation finale des rapports se fera dans l'environnement de pré production qui contiendra les données de production. Transfert d’expertise · Le prestataire de services doit veiller à garantir pour chacune des tâches confiées par le Ministère un transfert d’expertise adéquat au personnel du Ministère de telle sorte que ce dernier puisse assurer de façon autonome l’entretien futur et l’évolution de l’application. Ce transfert sera fait durant la réalisation des différentes tâches de ce mandat.