Services professionels d'architecture - laboratoires de Sciences

Dans le cadre du projet, le mandat de la firme comprend la préparation des plans et devis en partenariat avec une firme d’ingénierie, la préparation des documents d’appel d’offres pour entrepreneur, la surveillance des travaux et le soutien à la gestion du projet. 1. Instructions Les documents d’appel d’offres et tout renseignement doivent être obtenus directement et exclusivement du Cégep de Saint-Hyacinthe, auprès du Régisseur des services de l'entretien : M. André Champagne Services administratifs 3000, avenue Boullé Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 1H9 Téléphone: (numéro sur l'avis officiel), poste 477 ou 240 Télécopieur: (numéro sur l'avis officiel) Adresse courriel: (courriel sur l'avis officiel) Les documents d’appel d’offre sont disponible au services administratifs du Cégep de Saint-Hyacinthe auprès de Mme. Jacqueline Chaput de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h30. Les offres de service devront être présentées dans une enveloppe cachetée avec la mention Offre de services professionnels - appel d’offres en architecture – Laboratoires de Biologie et TAB, au Cégep de Saint-Hyacinthe située au 3000, avenue Boullé, à Saint-Hyacinthe, Québec, J2S 1H9, à l’attention de monsieur André Champagne, régisseur des services de l’entretien (local B-2304). Le comité de sélection recevra les offres jusqu’à la clôture des soumissions le vendredi 13 mars 2009, à 15 h. Une visite des laboratoires de Sciences est prévue le jeudi 5 mars à 14 h. Vous devez confirmer votre présence à M me Jacqueline Chaput (numéro sur l'avis officiel). M. Michel Gagnon agira en tant que représentant du Cégep de Saint-Hyacinthe. Il est de l’entière responsabilité du soumissionnaire de s’assurer que les documents sont déposés à l’adresse mentionnée ci-dessus, en date et heure prévues au présent appel d’offres. L'ouverture des offres de services se fera en privé, directement après l'heure de tombée prévue au présent appel d'offre. Toute offre de services doit être accompagnée d’une résolution autorisant le signataire à agir au nom de la société. Toute soumission doit être signée par une personne ainsi autorisée. La firme ayant obtenu le prix ajusté le plus bas à la suite du processus d’évaluation par le comité de sélection, sera invitée à signer une entente avec le Cégep. L’offre de services est bonne, valide et irrévocable pour une période de quarante-cinq (45) jours à compter de la date d’ouverture des offres de services. Le Cégep de Saint-Hyacinthe ne s’engage à accepter aucune des offres de service reçues et nul soumissionnaire ne peut réclamer quelque indemnité pour la préparation de la dite offre. 2. Conditions et modalités L’adjudication se fera suite à une évaluation de la qualité avec prix ajusté le plus bas. Une grille d’évaluation comprenant trois critères sera utilisée pour le processus d’évaluation de l’aspect qualitatif. Une seconde grille comprenant les tarifs honoraires pour services professionnels (Loi sur l’Administration Public L.R.Q.c. A-6.01) ainsi que les autres coûts liés aux expertises et divers frais servira à titre de prix de soumission. Les critères d’évaluation utilisés dans le processus de sélection seront notamment liés à l’expérience et les réalisations de la firme, à l’expérience de l’équipe et du chargé de projet. Pour chaque critère retenu, des éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un « niveau de performance acceptable » seront précisés. Le choix de la firme sera fait d’après les recommandations d’un comité de sélection. 3. Description du projet Il s’agit en premier lieu de la réfection du laboratoire A2265 situé dans le bloc A et utilisé conjointement par les départements de Biologie et Techniques d’Analyses Biomédicales. La superficie globale est d’environ 150 m 2 . En second lieu, les surfaces de laboratoires A2345, A2335 et le local de préparation A2335A (partiel) devront répondre aux normes de confinement 2 établies par l’Agence de Santé Publique du Canada. 4. La sélection de la firme d’architecte Les critères d’évaluation de la qualité ainsi que les éléments utilisés dans le processus de sélection sont :

1. a)
   L’expérience de la firme dans la réalisation de projets similaires; - domaine dans lesquels les projets ont été réalisés; - nombre de projets similaires; - coût des projets similaires.
2. b)
   L’expérience et la qualification du chargé de projet proposé par la firme d’architecte; - années d’expérience dans une firme d’architecture; - années d’expérience à titre de chargé de projet ou équivalent; - qualifications du chargé de projet.
3. c)
   L’expérience et la pertinence du personnel (autre que le chargé de projet) affecté à la réalisation du projet; - qualifications et fonctions du personnel; - années d’expérience dans des projets. 5. Mandat de la firme d’architectes retenue La firme retenue fournit les services suivants : - Préparer les plans de toutes les étapes, les coupes, les élévations et les détails types nécessaires à la bonne compréhension du projet ainsi qu’un échéancier; - Coordination avec les intervenants mandatés par le Cégep pour le prélèvement d'échantillons afin de valider la présence ou non de contaminants (amiante ou autres); - Préparer tous les documents requis pour procéder aux appels d’offres pour les travaux de construction (plans et devis définitifs); - Préparer les documents d’appel d’offres des travaux de réfection sur la base des spécifications techniques approuvées par le Cégep de Saint-Hyacinthe et sur la base d’un relevé sur les lieux (incluant une visite en compagnie des soumissionnaires); - Analyser les soumissions et formuler ses recommandations au Cégep de Saint-Hyacinthe; - Fournir les services requis durant et après les travaux, tels que : a) La préparation de dessins à grande échelle selon les besoins; b) La préparation des avis de changement et leur négociation conjointement avec le représentant du Cégep; c) Les conseils aux représentants du Cégep sur les problèmes techniques survenant en cours de construction, lesquels nécessitent considération, avec ou sans visite au chantier;
4. d)
   À des fins de recommandation aux représentants du Cégep, la vérification des dessins d’atelier et de ceux des fabricants pour s’assurer qu’ils respectent les plans et devis;
5. e)
   La correspondance relative aux travaux de construction;
6. f)
   À des fins de recommandation aux représentants du Cégep, la vérification de substituts des matériaux;
7. g)
   Selon la fréquence que commande l'évolution du chantier, les visites périodiques au chantier afin de s’assurer d’une façon générale que le progrès des travaux, leur exécution, la qualité des matériaux et de la main-d’œuvre respectent les exigences des documents contractuels, ces visites n’impliquant pas nécessairement une vérification qualitative, quantitative, approfondie et continuelle;
8. h)
   À partir des observations faites lors des visites de chantier, fournir l’information aux représentants du Cégep sur la progression des travaux et les défauts ou manquements constatés dans le travail de l’entrepreneur, ainsi que la commande de la reprise des travaux jugés non conformes aux documents contractuels;
9. i)
   Les avis à l’entrepreneur sur l’interprétation des plans et devis;
10. j)
    La rédaction des procès-verbaux des réunions de chantier ainsi que celles tenues avec le propriétaire;
11. k)
    La vérification des demandes de paiement et l’émission de certificats pour la recommandation des paiements progressifs et final;
12. l)
    L’inspection finale et la coordination de l’inspection finale des autres firmes de consultants quant à la surveillance des essais de fonctionnement de la machinerie et des appareils installés pour déterminer s’ils satisfont aux garanties de capacité et de rendement;
13. m)
    La recommandation écrite aux représentants du Cégep quant à l’émission des avis de réception provisoire et définitive des travaux;
14. n)
    La remise aux représentants du Cégep, à la fin des travaux, d’une copie des dessins « tel que construit » ainsi qu’une copie des croquis et des plans rendus nécessaires à l’émission des demandes de changements.

N.B. : Affectation du chargé de projet Le chargé de projet rendra visite au chantier au moins 5 fois par semaine pour une durée minimale de 3 heures à chaque occasion, et ce, pendant toutes les étapes liées à la construction. Le coût lié à cette présence sur le chantier de construction est inclus dans le coût global (réf. Annexe C). 6. Paiement des honoraires Aux fins du présent projet, les honoraires de l’architecte seront calculés selon la méthode à pourcentage tel que définie aux articles 19 à 24 du Tarif d’honoraires pour les services professionnels fournis au gouvernement par des architectes (c. A-6, r.30.1). 7. Echéancier Les travaux pourront débuter à compter du 25 mai 2009 et devront être complétés au plus tard le 10 août de la même année. 8. Éléments particuliers inclus dans les honoraires Ø Temps d’exécution pour les relevés sur le site pour la préparation des plans et devis; Ø Impression des plans et devis : La firme d’architectes fournit, à ses frais, jusqu’à 5 copies de tous les plans et devis imprimés sur papier opaque aux fins d’approbation des plans et devis définitifs; Ø Dépenses de communication de la firme d’architectes; Ø Honoraires de temps de déplacement; Ø Dépenses de traitement informatique; Ø Dépenses de chantier.