Gestion intégrée des documents - GID / Phases préliminaires

· révision du plan de classification et du calendrier de conservation étudier les outils existants, tels le plan de classification et le calendrier de conservation; élaborer la procédure à suivre pour l’opération de révision du calendrier de conservation; pour le calendrier de conservation, rencontrer des unités administratives pour le recueil des requêtes; compiler les requêtes; effectuer les diverses corrections, ajouts et suppressions aux outils existants; planifier la mise à jour dans les banques de données informatiques et étudier les impacts; mettre à jour les banques de données informatiques; préparer et diffuser les nouveaux outils. · rédaction d’un manuel d’organisation de projet (MOP) effectuer diverses recherches sur l’organisation administrative et sur le projet GID du MCCCF; compiler les résultats recueillis; rédiger le MOP; corriger le document selon les commentaires reçus. · implantation de l’organisation des documents électroniques o élaborer la procédure à suivre pour cette opération et effectuer une planification détaillée (calendrier); o préparer des documents pour les diverses unités; o diffuser et/ou faire des présentations dans les unités; o recevoir et corriger les structures de classements des documents électroniques élaborées par les diverses unités; o aider au classement des documents électroniques dans les répertoires communs; o répondre aux questionnements des employés du Ministère; o suivre le bon déroulement de l’opération dans les différentes unités; o compiler les statistiques sur cette opération. Cette personne devra travailler régulièrement avec les responsables sectoriels en gestion documentaire du Ministère. De plus, cette ressource devra être le chargé de projet qui agira à titre de répondant pour la gestion du contrat du Prestataire de services. Les responsabilités attribuées sont : · maintenir les liens entre le MCCCF et le Prestataire de services; · s’assurer du respect des engagements du Prestataire de services; · suivre la réalisation, le respect des échéanciers et l’approbation des biens livrables et services rendus; · rendre compte de l’utilisation du contrat; · s’assurer du respect des orientations et des normes du MCCCF; · s’assurer du respect des échéances; · faire l’état d’avancement en complétant un rapport bimestriel; · veiller à compléter les feuilles de temps; être l’intervenant du Prestataire de services auprès du MCCCF pour les modalités de facturation.