Distribution de produits destinés aux service alimentaires

Les produits à distribuer sont ceux que la Corporation d’approvisionnement négocie auprès des différents fournisseurs ainsi que d’autres produits non négociés répondant aux besoins des établissements. La consommation annuelle au 31 août 2008 de produits destinés aux services alimentaires s’établit à 14 365 000 $ , dont environ 20 % en produits non négociés. Étant donné que le dossier est en constante évolution, nous estimons que la consommation pourrait augmenter en cours de contrat pour atteindre de 15 à 20 millions de dollars. Le contrat couvre une période de trente-six (36) mois , soit du 13 octobre 2009 au 8 octobre 2012 avec la possibilité d’une période de prolongation de vingt-quatre (24) mois , soit du 9 octobre 2012 au 13 octobre 2014 . Approvisionnement des deux Rives, un organisme sans but lucratif, mandaté par des établissements des régions administratives de Québec (03) et de Chaudière-Appalaches (12) en matière d'approvisionnement en commun de biens et de services pour actualiser la négociation de la distribution des produits destinés aux services alimentaires.(Référence : régions administratives à desservir : http://www.atlasduquebec.qc.ca/atlas/regionaux/region.htm ) Le contrat à intervenir en est un de service de type à commandes.

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le grossiste-distributeur s'engage à livrer, à tous les établissements mandatés par la Corporation d’approvisionnement, les produits destinés aux services alimentaires mis en contrat par la Corporation pour les besoins des établissements. Le grossiste-distributeur s'engage à s'approvisionner auprès de fournisseurs selon les conditions des contrats émis par la Corporation d’approvisionnement, lesquels lui seront transmis quinze (15) jours ouvrables avant leur entrée en vigueur. Par conséquent, le grossiste-distributeur peut être obligé de livrer des produits provenant de compétiteurs. Les fournisseurs auront l'obligation et la responsabilité de livrer la marchandise négociée par la Corporation d’approvisionnement chez le grossiste-distributeur retenu en vertu de cet appel d’offres. Des marges de crédit suffisantes, pour couvrir les différents contrats, devront être négociées par le grossiste-distributeur auprès de ces fournisseurs, ces derniers devant être payés dans un délai maximum de trente (30) jours . Le grossiste-distributeur devra s'assurer de maintenir un inventaire suffisant pour satisfaire aux commandes des établissements des régions de Québec (03) et de Chaudière-Appalaches (12). Le grossiste-distributeur accepte en tout temps, une prise d'inventaire ou une vérification des marchandises par un fournisseur et/ou par un représentant de la Corporation d’approvisionnement. OBLIGATIONS D’EXÉCUTION DU CONTRAT DE SERVICE : L’attributaire sera appelé, à l'égard des produits destinés aux établissements, à :

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  prendre les commandes des établissements;
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  préparer les commandes à partir des contrats émis par la Corporation d’approvisionnement;
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  livrer les commandes aux établissements selon l'horaire de livraison établi par établissement;
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  facturer les établissements selon les prix des contrats émis par la Corporation d’approvisionnement;
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  gérer ses inventaires en conformité avec les contrats émis par la Corporation d’approvisionnement;
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  recevoir les paiements des établissements;
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  produire des rapports de consommation;
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  gérer les retours de produits;
• ·
  défrayer les honoraires de la diététiste consultante de la Corporation d’approvisionnement;
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  disposer des ressources humaines et matérielles (site d'entreposage, flotte de camions, etc.) en nombre et en capacité suffisante apte à répondre aux besoins des établissements participants;
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  gérer les rabais « bill back » et les surcharges aux fournisseurs sur les produits mis en contrat;
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  fournir aux établissements qui le désirent le service de transactions relié au commerce électronique (EDI) dès le début du contrat de service;
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  livrer aux établissements, autant que possible par un seul transport, tous les produits commandés.

PRÉ-REQUIS

Les grossistes-distributeurs qui déposent une soumission doivent rencontrer les critères suivants :

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  détenir une expérience minimale de cinq (5) ans comme grossiste-distributeur de produits alimentaires;
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  la consommation annuelle estimée des établissements pour les produits destinés aux services alimentaires ne doit pas représenter plus de 35 % du chiffre d'affaires en alimentation du soumissionnaire excluant les confiseries, le tabac, l'alcool et les produits d'entretien sanitaire;
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  Disposer d’une place d’affaires dans un des territoires couverts par l’accord sur le commerce intérieur ainsi que les accords sur le commerce Québec/Nouveau-Brunswick et Québec/Ontario.

Nous vous rappelons que la date limite de dépôt des soumissions est le mercredi 18 mars 2009 à 10 h 30 . Pour toute information concernant cet appel d’offres, veuillez vous adresser à M. Frédéric Mazeron , chargé de dossier en approvisionnement, soit par : Téléphone : (numéro sur l'avis officiel), poste 310, ou par Courriel : (courriel sur l'avis officiel)