Impression d'enveloppes

Contexte Le secteur du courrier de la Direction des ressources matérielles de la Régie a le mandat de gérer les activités reliées au traitement du courrier destiné aux diverses clientèles tant internes qu’externes. Il doit entre autres, planifier et organiser les travaux de façon à assurer le traitement de tout courrier destiné à une clientèle de plus de vingt milles (20 000) professionnels de la santé et de plus de deux millions (2 000 000) de personnes assurées de façon récurrente annuellement tout en respectant les normes édictées et selon des échéanciers établis. En regard de ce qui précède, il doit s’assurer de maintenir en tout temps un inventaire suffisant d’enveloppes afin de garantir une continuité des opérations administratives courantes sans aucune interruption. À ce titre, le mode d’approvisionnement actuel consiste à acquérir annuellement la presque totalité des enveloppes nécessaires aux opérations afin de garantir cette dite continuité. Les enveloppes requises sont utilisées dans le cadre des activités quotidiennes reliées à l’envois de courrier destiné à diverses clientèles tel que mentionné précédemment. La Régie considère ces enveloppes de façon prioritaire. Par conséquent, le prestataire de services doit être en mesure de garantir à la Régie qu’il peut entreposer une quantité suffisante d’enveloppes pour couvrir les besoins de la Régie en cas d’urgence. Pour ce faire, la Régie exigera de la part du prestataire services qu’il garde en entreposage, pour une disponibilité immédiate sur demande , une quantité équivalente à trois (3) mois de livraison et ce, afin de pallier à des situations fortuites pouvant se présenter dans le cadre de ses opérations quotidiennes. Depuis quelques temps, la Régie utilise un mode d’approvisionnement de type « juste-à-temps » pour les enveloppes. À ce titre, le prestataire de services effectuera les livraisons d’enveloppes de façon régulière au fur et à mesure des besoins de la Régie. Un échéancier de livraison sera établi par la Régie dès le début du contrat afin de faciliter, pour les deux parties, la gestion d’approvisionnement des enveloppes.

DESCRIPTION DU PROJET

Le prestataire de services aura à fabriquer, à imprimer, à emballer et à livrer deux (2) enveloppes de type régulière à fenêtre fabriquée de papier « Kraft » avec un grammage de 90g/m 2 . La quantité totale d’enveloppes à fabriquer est de 6 720 000 unités et se détaille comme suit : No du produit Description du produit Quantité 3365 Enveloppe d’envoi – fenêtre et numéro de permis 3 (numéro sur l'avis officiel) Enveloppe d’envoi banalisée – fenêtre et numéro de permis 2 880 000 Le prestataire de services qui désire se procurer un spécimen de chacune des enveloppes doit en faire la demande au représentant de la Régie. La Régie demande au prestataire de services de soumettre un prix pour la fabrication, l’impression, l’emballage et la livraison des enveloppes « Enveloppe envoi – fenêtre et numéro de permis » et « Enveloppe envoi banalisée – fenêtre et numéro de permis » pour les activités reliées au traitement du courrier destiné aux diverses clientèles tant internes qu’externes, conforme en tous points aux exigences énoncées aux documents d’appel d’offres. Le prestataire de services doit soumettre un prix unitaire du mille pour chaque produit et le tout additionné pour obtenir un seul montant global aux fins de la détermination de la plus basse soumission conforme. Le prestataire de services retenu sera celui qui aura présenté la plus basse soumission conforme aux exigences énoncées aux documents d’appel d’offres. Aucune sous-traitance n’est permise par la Régie pour ce contrat. On entend par sous-traitance le fait de confier à un autre fournisseur une partie du mandat. Conditions d’admissibilité Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible. 1) Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrites aux documents d’appel d’offres. 2) Le prestataire de services doit posséder un système d’assurance de la qualité dans la spécialité pour l’impression et reproduction de documents : niveau qualité « bureau », qui est conforme à la norme ISO 9001 : 2000 au moment de déposer sa soumission. 3) La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. 4) Au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part de la Régie, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat. Garantie de soumission Le prestataire de services doit accompagner sa soumission d’une garantie de soumission valide pour une période de 45 jours à compter de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, au montant forfaitaire de : · dix mille huit cents dollars (10 800 $), si la garantie est sous la forme d’un cautionnement de soumission émis à la faveur de la Régie, par une compagnie légalement habilitée à se porter caution et ce cautionnement doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement fourni en annexe; · cinq mille quatre cents dollars (5 400 $), si la garantie est sous l’une ou l’autre des formes suivantes : un chèque visé, un mandat, une traite, une lettre de garantie irrévocable, conforme aux dispositions du modèle de lettre de garantie fourni en annexe, émise par une banque, une caisse d’épargne ou de crédit ou par une société de fiducie ou d’épargne; À l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec · une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada (ou lorsqu’un accord intergouvernemental s’applique, par le gouvernement du territoire visé) et dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans. La Régie retient la garantie de soumission du plus bas soumissionnaire conforme jusqu’au moment de la signature du contrat. Elle retient également la garantie de soumission des deuxième et troisième plus bas soumissionnaires conformes jusqu’à concurrence de 45 jours ou jusqu’au moment de la signature du contrat par le soumissionnaire choisi. La garantie de soumission sera remise à l’adjudicataire en échange de la garantie d’exécution au moment de la signature du contrat. Garantie d’exécution Avant la signature du contrat, le prestataire de services dont le nom sera retenu se verra demander une garantie d’exécution : · d’un montant équivalent à 10 % du montant du contrat, si la garantie est fournie sous forme de cautionnement émis par une compagnie légalement habilitée à se porter caution à la faveur de la Régie; · d’un montant équivalent à 5 % du montant du contrat, si la garantie est fournie sous l’une ou l’autre des formes suivantes : un chèque visé; un mandat, une traite; À l’ordre de la Régie de l’assurance maladie du Québec · une obligation émise ou garantie par le gouvernement du Québec ou par le gouvernement du Canada (ou lorsqu’un accord intergouvernemental s’applique, par le gouvernement du territoire visé) et dont l’échéance ne dépasse pas cinq ans. La garantie d’exécution devra être valable pour toute la durée du contrat et sera retournée au prestataire de services 30 jours après la date de réalisation du contrat. Accords de libération des marchés publics Cet appel d’offres est assujetti aux accords de libéralisation des marchés publics suivants : § Accord sur le commerce intérieur; § Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et de l’Ontario; § Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick; § Accord intergouvernemental sur les marchés publics entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de l’État de New York. Seuls sont admis à présenter une soumission, les prestataires de services ayant un établissement au Québec ou dans un territoire visé par les accords applicables.

PROCESSUS DE FRANCISATION

Afin de respecter une exigence de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, un prestataire de services ayant un établissement au Québec qui, durant une période de 6 mois, emploie 50 personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte (La francisation des entreprises) doit, pour se voir octroyer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes émises par l’Office québécois de la langue française :

• ·
  une attestation d’inscription émise depuis moins de 30 mois aux entreprises inscrites à l’Office avant le 1 er octobre 2002 ou depuis moins de 18 mois aux entreprises inscrites après le 1 er octobre 2002;
• ·
  une attestation d’application d’un programme de francisation;
• ·
  un certificat de francisation.

En conséquence, tout prestataire de services visé doit annexer à sa soumission le document exigé faisant foi du respect de cette exigence. Le prestataire de services dont le nom apparaît sur la liste des prestataires de services non conformes au processus de francisation établi par l’Office québécois de la langue française ne peut se voir octroyer un contrat. Pour tout renseignement complémentaire, communiquer avec l’Office québécois de la langue française (téléphone : (numéro sur l'avis officiel)) ou consulter la rubrique « Administration publique » de son site Internet ( http://www.oqlf.gouv.qc.ca ). Responsable de l’appel d’offres Toute demande d’information additionnelle devra être adressée par écrit au plus tard le 16 février 2009 à l’attention de JoAnne Noël au numéro de télécopieur : (numéro sur l'avis officiel) ou par courriel au : (courriel sur l'avis officiel) La réponse de la Régie sera communiquée par écrit, via SÉAO, à tous les prestataires de services ayant obtenu le document d’appel d’offres directement du SÉAO, vers le 17 février 2009. Ces questions et réponses feront partie intégrante des documents d’appel d’offres.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE DE L’APPEL D’OFFRES

Les soumissions doivent parvenir à : Madame JoAnne Noël Régie de l’assurance maladie du Québec Direction des ressources matérielles (POSTE DE SÉCURITÉ), 1125 Grande Allée Ouest, (Hall d’entrée- R.C.), Québec, Québec, G1S 1E7 Au plus tard à 11 h, le 25 février 2009. La Régie ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues. MOTS CLÉS : Enveloppes, impression SIGNATAIRE DE L’AVIS D’APPEL D’OFFRES : Monsieur Ghislain Arseneault Directeur des ressources matérielles