Imprimés divers / Approvisionnement des deux Rives

Elle agit comme mandataire de ces établissements mais n'est pas responsable personnellement envers les tiers. Chaque établissement est lié individuellement par le contrat qui pourra découler du présent appel d'offres. OBJET, DESCRIPTION SOMMAIRE DES BESOINS ET LIEU DE LIVRAISON Approvisionnement des deux Rives demande des propositions visant la mise en place d'un service clé en main comprenant la prise en charge de l’inventaire actuel et futur des imprimés des établissements, la gestion des différents imprimés utilisés par les établissements incluant l’impression et la révision annuelle des imprimés. Les établissements à desservir sont ceux des régions administratives de Québec et de Chaudière-Appalaches (03-12). Pour connaître les établissements participants à la présente négociation, nous vous invitons à consulter la liste des établissements qui sont cochés à la section 2 du présent appel de propositions. Les catégories de produits visés sont : les formulaires maison divers (imprimés ou photocopiés), les imprimés autres que les formulaires incluant les dépliants, les enveloppes de correspondance externe imprimées, les étiquettes. Sont également visés par cet appel de propositions, tout dépliant ou imprimé en provenance d’instances comme le MSSS ou de l’agence, excluant les formulaires AH et AS considérés dans la famille des formulaires du réseau sous la gouverne du MSSS. En lien avec les objectifs poursuivis, dans le cadre de l’exécution du contrat des imprimés divers, le fournisseur retenu devra notamment être en mesure de : En termes de «support» : · Dès le début de l’entente, rendre disponible aux établissements un site transactionnel électronique opérationnel permettant d’effectuer différentes transaction; · Au cours des deux premières années de l’entente, s’engager à offrir le commerce électronique EDI; · Supporter financièrement l’inventaire complet des imprimés pour toute la durée du contrat à intervenir, incluant la possibilité de devoir racheter la marchandise stockée chez un fournisseur ou à l’établissement au moment de l’implantation d’un établissement; · Assurer la gestion complète de l’inventaire des imprimés; · Annuellement, faire la révision de chaque imprimé avec les établissements afin de permettre des modifications avant la réimpression; · Rendre disponible à chaque établissement les accès à la gestion des originaux; · Offrir une expertise pour proposer des solutions permettant de réduire les coûts; · Mettre en place un processus de standardisation de certains imprimés; · Offrir un service de composition; · Prendre les commandes des établissements; · Facturer les établissements selon les prix fournis et calculés par la Corporation d’approvisionnement; · Recevoir et encaisser les paiements des établissements; · Produire les rapports de consommation exigés par la Corporation d’approvisionnement ou par les établissements; · Acheminer ponctuellement de l’information aux établissements par courrier électronique; En termes de «production» : · Concevoir et modifier le matériel de composition de tout imprimé; · Faire l’impression des imprimés; · Offrir un traitement urgent d’impression d’imprimés; En termes de «distribution» : · Offrir un service de livraison dans un délai maximal de 24 heures pour les imprimés conservés en entrepôt; · Offrir un service de livraison urgente dans un délai maximal de 4 heures pour les imprimés gardés en entrepôt; · Au moment de l’implantation et selon le désir exprimé par chaque établissement, l’attributaire pourra avoir à rapatrier l’inventaire restant soit en entreposage chez l’établissement ou chez les différents fournisseurs de l’établissement de façon à pouvoir centraliser tous les imprimés d’un établissement à un seul lieu; · Entreposer de la marchandise produite par l’établissement pour éventuellement en faire la distribution aux utilisateurs; · Livrer les commandes aux établissements en respectant les plages horaires établies par les établissements; L’énumération ci-dessus ne limite en rien les responsabilités de l’attributaire pour l’exécution de son contrat de service. La livraison est FAB (franco à bord) chaque établissement.

DURÉE DE L’ENTENTE À INTERVENIR

L'appel d'offres vise à conclure une entente pour la période du ou vers le 15 janvier 2009 au 14 janvier 2014 sans option de prolongation. LANGUE Approvisionnement des deux Rives exige que les documents de soumission soient rédigés en français et que tout le processus d’achat se déroule en français.

NATURE ET MONTANT DE LA GARANTIE DE SOUMISSION EXIGÉE

Non-applicable pour ce dossier.

ACCORD SUR LE COMMERCE INTÉRIEUR

L’entente de groupe est assujettie à l’accord sur le commerce intérieur.

RENCONTRE D’INFORMATION

Dans le but de répondre aux interrogations concernant le présent appel d’offres, les soumissionnaires sont fortement invités à participer à une rencontre d’information qui aura lieu le 18 novembre 2008, à 10 h, aux bureaux de la Corporation d’approvisionnement, sis au 710, rue Bouvier, bureau 296, Québec. Les soumissionnaires qui désirent assister à cette rencontre d’information sont invités à confirmer leur présence par courriel à l’adresse (courriel sur l'avis officiel) au plus tard le 17 novembre 2008 en y indiquant le nom des participants et le nom de la compagnie.

DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Les dossiers de soumission devront être déposés dans deux enveloppes scellées clairement identifiées et chacune d’elles devra puisqu’il y aura un volet qualité et un volet financier. Aucune soumission par télécopieur ne sera acceptée.

CLÔTURE DES OFFRES

Les dossiers de soumission seront reçus jusqu'au 11 décembre 2008, 10 h 30 , à l'adresse suivante : Approvisionnement des deux Rives, 710, rue Bouvier, bureau 296, Québec (Québec) G2J 1C2.

OUVERTURE DES SOUMISSIONS

À compter du 1 er octobre 2008, l’ouverture des soumissions est publique. L’ouverture des propositions est publique. Considérant que l’évaluation se fera d’abord sur le volet de la qualité et que les prix doivent demeurer scellés jusqu’à cette analyse, seul le nom des soumissionnaires sera divulgué. L’ouverture des soumissions sera effectuée par les personnes désignées de la Corporation d’approvisionnement aux lieu, date et heure indiqués au document d’appel d’offres.

ACCEPTATION DES SOUMISSIONS

La Corporation d’approvisionnement ne s’engage pas à accepter la plus basse, ni aucune des soumissions, ni à réaliser en partie ou en totalité l’objet de l’appel d’offres.

COMMUNICATIONS

Toutes les questions et demandes de précision devront être adressées par courrier électronique à Mme Ruth Giroux, avec copie conforme à M. Jacques Gagnon, parrain de cet appel de propositions à la Corporation d’approvisionnement. Pour chaque question, le soumissionnaire doit indiquer la référence du document, soit le nom, le numéro spécifique de la clause et la page concernée de l’appel de propositions. Le soumissionnaire ne doit pas entrer en communication, directement ou indirectement, avec des ressources des établissements participants pour obtenir des informations relativement au présent appel de propositions. Ruth Giroux Chargée de dossiers en approvisionnement Approvisionnement des deux Rives Courrier électronique : (courriel sur l'avis officiel) Copie conforme : Jacques Gagnon Chef du service des technologies médicales et informatiques Approvisionnement des deux Rives Courrier électronique : (courriel sur l'avis officiel) M odèle des imprimés inscrits à l’appel de proposition Le soumissionnaire doit se procurer par l’intermédiaire de la Corporation d’approvisionnement l’enveloppe contenant un modèle de chacun des imprimés inscrits à l’appel de propositions. Si le soumissionnaire désire envoyer un transporteur pour récupérer l’enveloppe des modèles, les frais de transport du messager seront à la charge du soumissionnaire. Le soumissionnaire qui ne se serait pas procuré les modèles verra sa proposition rejetée.