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DURÉE DE L’ENTENTE À INTERVENIR

L'appel d'offres vise à conclure une entente pour la période du 12 janvier 2009 au 10 janvier 2010. LANGUE APPROVISIONNEMENT DES DEUX RIVES exige que les documents de soumission soient rédigés en français et que tout le processus d’achat se déroule en français.

ACCORD SUR LE COMMERCE INTÉRIEUR

L’entente de groupe est assujettie à l’accord sur le commerce intérieur.

INSTRUCTIONS POUR LA PRÉPARATION ET LE DÉPÔT DE LA SOUMISSION

Les documents d’appel d’offres sont disponibles sur le site www.Approvision.qc.ca . Seules les soumissions complétées et déposées sur le site www.Approvision.qc.ca seront considérées.

CLÔTURE DES OFFRES

Les dossiers de soumissions seront reçus jusqu’au mardi, 21 octobre 2008, 10 h 30 , sur le site www.Approvision.qc.ca . Seules les pièces exigibles à la recevabilité de la soumission devront être reçues avant l’expiration de la date et l’heure de clôture de dépôt des soumissions aux bureaux de la Corporation d’approvisionnement sise au 710 de la rue Bouvier, bureau 296 à Québec, G2J 1C2. Les fournisseurs intéressés à soumissionner devront avoir obtenu au préalable un mot de passe pour accéder au site www.Approvision.qc.ca . À moins que vous ne l’ayez déjà reçu, nous vous invitons à communiquer avec la Corporation d’approvisionnement pour obtenir votre mot de passe.

ACCEPTATION DES SOUMISSIONS

La Corporation d’approvisionnement ne s’engage pas à accepter la plus basse, ni aucune des soumissions, ni à réaliser en partie ou en totalité l’objet de l’appel d’offres.

COMMUNICATIONS

Pour toute demande d’information supplémentaire, vous pouvez communiquer avec Frédéric Mazeron, chargé de dossiers en approvisionnement au numéro (numéro sur l'avis officiel), poste 310 ou à l’adresse électronique suivante : (courriel sur l'avis officiel) (Vous trouverez ci-après le guide d’utilisation d’Approvision) Approvision / Appel d’offres électronique / Aide-mémoire Le module de l’appel d’offres vous permettra de recevoir électroniquement les dossiers de soumission, de compléter en ligne vos soumissions et de retransmettre le tout à Approvisionnement des deux Rives par lien électronique, de façon sécuritaire et confidentielle. ÉLÉMENTS PRÉALABLES · Internet Explorer 5.5 ou une version plus récente. · Des filtres de courriel sont créés par les fabricants pour bloquer les fenêtres publicitaires intempestives. Assurez-vous que l’un de ces filtres ne soit pas en fonction sur votre poste de travail pour bien recevoir les courriels d’Approvision. · Toujours quitter le système en cliquant sur «Quitter l’application» situé au coin supérieur droit de l’écran plutôt qu’en utilisant le «X» en haut de l’écran. 1 re étape – Accès au site www.Approvision.qc.ca 1. Dans un premier temps, vous devez attendre de recevoir votre invitation à soumissionner par courriel Ensuite… 2. Téléphonez à la corporation pour obtenir votre mot de passe temporaire et votre nom d’usager si vous ne les avez pas déjà reçus 3. Après réception de votre mot de passe, accédez au site : www.approvision.qc.ca 4. Cliquez sur «Appel d’offres» 5. Entrez votre nom d'usager ainsi que votre mot de passe 6. Assurez-vous que le nom Approvisionnement des deux Rives apparaisse bien dans le champ «Corporation» 2 e étape – «Commande de l’appel d’offres» 1. Sous le titre de colonne «Panier», cliquez sur «Ajouter» 2. Cliquez ensuite sur «Commander», au coin inférieur droit de la page 3. Cliquez à nouveau sur «Commander», toujours au coin inférieur droit de la page 4. Cliquez ensuite sur «Babillard», aussi au coin inférieur droit de la page 5. Sous le titre de colonne «Votre inscription», cliquez sur «Répondre»; vous vous retrouverez alors à l’étape 3 de la saisie des prix 6. L'étape de la commande de l'appel d'offres terminée, vous recevrez une confirmation de transaction par courriel 3 e étape – «Impression des différents documents d’appel d’offres» · Vous devez vous rendre sur la 1 re page du formulaire d’appel d’offres (Cliquez sur «Répondre» - voir 2 e étape, point 5) · Pour imprimer une copie de l'appel d'offres en guise de document de travail, suivez les étapes suivantes : · Allez au bas de la page, au centre, et cliquez sur «Rapport» · Choisissez le 1 er rapport, soit tous les items de l'appel d'offres, et cliquez sur «Rédiger le rapport» · Un message mentionne que vous serez avisé par courriel lorsque le rapport des items sera prêt. Cliquez sur «Fermer la fenêtre» · Dans le courriel que vous recevrez, vous cliquez sur l’hyperlien en bleu. Vous devrez alors saisir votre identifiant ainsi que votre mot de passe personnel. Vous aurez ensuite à cliquer sur le lien du rapport demandé, lequel rapport s’affichera à l’écran en format pdf (Acrobat). Nous vous recommandons de l’imprimer.

DOCUMENTS IMPORTANTS À IMPRIMER

Au centre de l’écran, à gauche, vous verrez un rectangle blanc dans lequel figurent les documents rattachés à l’appel d’offres. Ces documents font partie intégrante de l’appel d’offres. Vous devez tous les imprimer en cliquant sur les boutons indiquant «à consulter». Ces documents s’ouvriront à l’écran en format pdf. 4 e étape – «Saisie des prix directement sur le site» 1. Rendez-vous sur le site : www.Approvision.qc.ca 2. Cliquez sur «Appel d’offres» 3. Cliquez sur «Répondre» et complétez les champs appropriés 4. Au bas de la page, cliquez sur «Items» 5. Il est fortement recommandé d’enregistrer votre travail régulièrement afin d’éviter la perte d’information 6. Le point est le signe décimal utilisé. Si votre clavier numérique est configuré pour convertir le point en virgule, vous devrez utiliser le point du clavier texte. 7. Le système refuse les prix à zéro. Si votre produit est gratuit, il est obligatoire d’inscrire 0.0001 (le point est le signe décimal utilisé) et de spécifier que le produit est gratuit dans la section «commentaires» 8. Prenez note qu’un appel d’offres peut contenir plus d’une page d’articles à soumissionner. 9. La saisie des prix terminée, enregistrez et revenez au «Formulaire a/o» en cliquant au coin inférieur ou supérieur droit. Faites imprimer le rapport des items soumissionnés (2 e choix) aux fins de vérification. Vous pouvez également imprimer le rapport des items non répondus (3 e choix). · Au bas de l’écran, cliquez sur le bouton «Rapport» · Choisissez le rapport qui vous convient et faites «Rédiger le rapport» · Lorsqu’il sera prêt, vous serez avisé par courriel CHANGEMENT DE FORMAT D’EMBALLAGE Lorsque votre format ne correspond pas à celui déjà inscrit sur le site, vous devez cliquer sur «Votre format» et, à l’aide des listes déroulantes, apporter les corrections nécessaires selon le format d’emballage de votre compagnie. 5 e étape – «Dépôt final de la soumission» Après vérification du rapport de soumission : 1. Rendez-vous à la 1 re page du formulaire d’appel d’offres, au bas de la page au centre, et cliquez sur «Dépôt final» 2. Répondez «oui» à la question : «Confirmez-vous l’enregistrement final ?» Cette action fait en sorte que votre soumission est maintenue «sous clé» jusqu’à la date et l’heure limites fixées pour l’ouverture des soumissions. Simultanément, la copie originale de la soumission sera générée et vous serez avisé par courriel lorsque le rapport sera prêt 3. Si vous retournez dans votre soumission après que le dépôt final ait été effectué, nous vous recommandons de refaire un nouveau dépôt final car la dépôt précédent pourrait avoir été annulé selon l'action posée. Dans le cas d'un dépôt annulé, la Corporation ne serait plus en mesure de récupérer votre soumission après la date et l’heure de clôture de dépôt des soumissions. (à noter cependant que la consultation du rapport généré n'engendre aucun changement dans le statut de votre soumission) Recommandation : Si vous effectuez plusieurs «Dépôt final», nous vous recommandons de détruire les premiers documents papier et de ne conserver que la dernière version déposée. 6 e étape – «Dépôt final des pièces exigibles» Suivant la politique d’Approvisionnement des deux Rives, vous devez nous faire parvenir les pièces exigibles par la poste, avant la date et l’heure limites fixées pour l’ouverture des soumissions