Entretien des chemins d'hivers 2026/2027 - Winter Road Maintenance 2026/2027

Cependant, un avis vous sera donné si l’heure et la date devaient changer. Une copie de la soumission accompagnée de tous les documents requis doit parvenir à la directrice générale au bureau municipal avant 16h00 le 28 septembre 2026. Les soumissions seront ouvertes par le Conseil au 32 chemin Aylmer en présence de toutes personnes intéressées par le Conseil Municipal à la date et l’heure fixées pour l’ouverture. 2. Contenu de la formule de soumission Les soumissions doivent être préparées de préférence dactylographiée ou être lisiblement manuscrite et retournée dûment signée. 3. Siège social, avis Chaque soumissionnaire doit indiquer l’adresse de son siège social où tous les avis, correspondances et autres documents concernant leur soumission et le contrat éventuel doivent être envoyés, livrés ou signifiés. Adresse: _____________________________ _____________________________ _____________________________ No. de téléphone: _____________________________ 4. Prix Le soumissionnaire doit indiquer ci-dessous le prix ferme de sa soumission par kilomètre. Seules les soumissions comprenant un prix ferme seront considérées; Prix par kilomètre: $ /Km. + TPS + TVQ TOTAL = 5. Équipement Pour chaque tranche de 32 kilomètres de route — ou fraction de celle-ci —, le soumissionnaire est tenu d'affecter au moins un camion de 30 000 livres équipé d'une lame chasse-neige exclusivement aux opérations de déneigement. ET Il doit avoir également un minimum d’un épandeur de sable et sel (8 à 12 verges) pour chaque 80 km de chemin, ou fraction de celui-ci, et en ce qui concerne l’épandage doit être, il peut être fait à l’aide de sable et sel (40 à 1 Ratio) et l’épandage doit être exécuté chaque fois et partout où il est requis ou à la demande du contremaitre de la voirie. Équipement 1) Camion équipé d’une lame _____________________________ Détails du camion _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ 2) Épandage _____________________________ 3) Détails ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ Une preuve de la propriété des dites machines doit être soumise avec le présent document. Une preuve d’une assurance pour un minimum de $5,000,000.00 doit être soumise avec le présent document. 6. Délai de livraison - confiscation du dépôt La prestation des services, telle que stipulée dans le contrat liant les parties, constitue l'une des conditions essentielles de celui-ci ; tout défaut de conformité entraînera la résiliation automatique du contrat au profit de la municipalité, sans qu'il soit nécessaire d'adresser une mise en demeure ou d'engager une procédure judiciaire. Dans une telle éventualité, la municipalité conservera le dépôt de soumission à titre de dommages-intérêts 7. Non-exécution du contrat La durée du contrat commencera le 1 er novembre 2026 jusqu’au 31 mars 2027. Si pour une raison quelconque, l’adjudicataire néglige ou refuse d’exécuter son contrat complètement et fidèlement, la municipalité non seulement confisque son dépôt mais exige que l’adjudicataire lui rembourse toute somme supplémentaire qu’elle doit débourser en raison de son défaut à s’acquitter de ses obligations. De plus, si un soumissionnaire retire sa soumission après l’heure d’ouverture de celle-ci, son chèque de dépôt est confisqué et devient la propriété de la municipalité. Un soumissionnaire peut faire annuler sa soumission et son chèque de dépôt si ce dernier fait part, par écrit ,de son intention au Conseil Municipal, a/s de la directrice générale, et que cet avis parvient à ladite directrice générale avant l’ouverture des soumissions 8. Chèque de dépôt Un chèque certifié doit accompagner la soumission. Ledit chèque certifié doit être fait à l’ordre de la Municipalité de Bristol. Il doit représenter 10% du prix ferme de l’adjudicataire (voir paragraphe 4) multiplié par 81,77 km. Dépôt de 10% = $/par kilomètre x 81,77 km. Le dépôt sera conservé jusqu’à ce qu’un bond d’exécution soit émis conformément au paragraphe 10 9. Localisation de l’équipement Le soumissionnaire doit indiquer ci-dessous l’endroit où son équipement, le sable et sel seront entreposés. Localisation camion (s) avec pelle: Localisation de l’épandeur (s): Localisation du sable et sel:

1. 10.
   Bond d’exécution Lors de la signature du contrat, le soumissionnaire retenu s’engage à fournir, à ses frais, un bond/caution d’exécution, un chèque certifié ou une lettre de garantie bancaire afin de garantir l’achèvement de son contrat sans frais supplémentaires pour la municipalité si, pour une raison quelconque, l’entrepreneur était incapable de terminer son contrat. Le montant de ce bond/caution d’exécution doit correspondre à 50% de la valeur totale du contrat. Le soumissionnaire doit déposer une preuve qu’un tel bond d’exécution avec le présent document, ou un chèque certifié, ou une lettre de garantie bancaire peut être émis en son nom pour une valeur ci-dessus mentionnée.
2. 11.
   Preuve d’assurances et C.S.S.T. L’adjudicataire est responsable de tout dommage causé par ses actions dans l’exécution du présent contrat ou pour tout dommage causé par ses employés et l’équipement utilisé par ces derniers dans l’exécution de leurs fonctions reliée au contrat. Ledit adjudicataire accepte par le présent d’obtenir une assurance- responsabilité pour les dommages pouvant résulter du présent contrat pour une valeur de $5,000,000.00 et consent à déposer à la Municipalité une copie de ladite police d’assurances ou une preuve qu’une telle police peut être émise en sa faveur pour le montant susmentionné. De plus, le soumissionnaire doit déposer avec le présent document une preuve à indiquant qu’il respecte toutes les normes exigées par la Loi sur les accidents du travail.
3. 12.
   Soumissions non conformes Les soumissions non conformes aux normes et conditions du présent contrat et non accompagnées de tous les documents requis seront rejetées.
4. 13.
   Choix de la soumission Le Municipalité de Bristol se réserve le privilège de n’accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues et le soumissionnaire, en signant le présent contrat, renonce à tout droit, action et poursuite qu’il pourrait avoir à l’encontre de le Municipalité de Bristol et de son Conseil pour les frais ou pertes qu’il pourrait subir.
5. 14.
   Contrat Une fois son offre acceptée, si le soumissionnaire ne signe pas le contrat qui lui est présenté par la municipalité avant 16 h00 le 14 octobre 2026, la municipalité se réserve le droit de lancer un nouvel appel d'offres et de confisquer le chèque de dépôt et d’annuler le contrat, sans aucun recours possible 15. Conditions d’approbation Le soumissionnaire accepte toutes les conditions mentionnées ci-dessus et déclare qu’il a le pouvoir de signer le présent contrat. ___________________________ ______________________________ DATE NOM DE LA COMPAGNIE ____________________________ Signature autorisée par une résolution de la Compagnie jointe au présent document LISTE DES DOCUMENTS QUI DOIVENT ACCOMMPAGNER LA SOUMISSION: Veuillez cocher les documents inclus avec votre soumission: Preuve de la propriété de l’équipement: __________________________ Preuve de location de l’équipement: __________________________ Preuve de l’assurance pour l'équipement: ___________________________ Chèque de dépôt: ___________________________ Preuve qu’un bond d’exécution peut être émise : ___________________________ OU Copie d’une police d'assurance valide: ___________________________ Preuve de couverture en vertu de la Loi sur les accidents du travail: ___________________________ Résolution de la compagnie autorisant le soumissionnaire à signer le présent cahier des charges: ___________________________ CALL FOR TENDERS Winter Road Maintenance for the 2026-2027 Season November 1 st , 2026 to March 31 st , 2027 The bidder must conform with all the norms and conditions of the present specifications or the tender shall be rejected. 1. Destination of The Tender Tenders to be opened in public by the Municipal Council of Bristol at the regular council meeting on October 5 th , 2026, at 8:00 PM . A copy of the tender along with all the requested documents must reach the Director General at the Municipal Office before 4:00p.m., on September 28 th , 2026. Tenders will be opened by Council at 32 Aylmer Road before those interested at the determined date and time of the opening. 2. Contents of The Tender Form The tender form must preferably be typed or filled out with clear handwriting and returned duly signed. 3. Business Office / Notice Each bidder must indicate below the address of their office where all notices, mail and other documents regarding their tender and eventual contract should be mailed, delivered or notified: Address: ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ Phone Number: ____________________________ 4. Price The bidder must indicate below the firm price of their tender per kilometre. Only tenders containing firm prices shall be considered; price per kilometer: $________ /Km + G.S.T. _______ + Q.S.T. _______ TOTAL = $_____________ 5. Equipment For every 32 kilometers of road—or any portion thereof—the bidder is required to dedicate at least one 30,000 lbs. plow-equipped truck exclusively to snow removal operations. AND The bidder must have a minimum of one 8 to 12 yard sand/salt spreader available and working at spreading a sand/salt mixture (40 to 1 Ratio) for each 80 kilometers of road- or any portion thereof- whenever and wherever road conditions require such application or upon request of the Municipal Road Foreman. Equipment 1) Truck equipped with plow _________________________________ specification of truck _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ 2) Spreader ________________________________ Specifications ________________________________ ________________________________ ________________________________ 3) Details _______________________________ _______________________________ _____________________________________ _____________________________________ Proof of ownership or leasing must be submitted with the present. Proof of insurance for a minimum of $5,000,000.00 must be submitted with the present. 6. Delay in Delivery - Forfeiture of Deposit Delivery of services as specified in the contract between the parties is one of the essential conditions of the contract and non-conformity will annul the contract automatically to the municipality’s benefit without the necessity of a formal notice or legal involvement. The tender deposit, in such a case, shall be retained by the municipality as damages. 7. Non-Execution of the Contract The duration of the contract will be from November 1 st , 2026 to March 31 st , 2027. If, for any reason, the bidder / contractor neglects or refuses to execute the contract completely and loyally, the municipality shall confiscate their deposit and the bidder/ contractor shall reimburse the municipality all additional sums incurred to remedy the default. In addition, if a bidder withdraws their tender after the opening time of tenders, their deposit cheque will be confiscated and will become the property of the Municipality of Bristol. A bidder shall have their tender annulled and their deposit cheque shall not be confiscated if the bidder advises, in writing , of this intention to the Municipal Council c/o the Director General, and this notice reaches Council before the opening of the tenders. 8. Deposit Cheque A certified cheque must be included with the tender as deposit. This certified cheque payable to the Municipality of Bristol shall represent 10% of the firm price of the tender (see section 4) multiplied by 81.77 km. 10% deposit = $/per kilometer x 81.77 km. The deposit shall be kept until the performance bond is issued according to Section 10. 9. Location of Machinery The bidder shall indicate below the location where the machinery, equipment, sand and salt shall be available. Location of truck (s) with plow: _______________________________ Location of spreader (s): _______________________________ Location of sand and salt: _______________________________ 10. Performance Bond Upon signature of a contract, the bidder/ contractor agrees to provide at their own expense a performance bond or a certified cheque or a bank letter of guarantee to ensure the completion of the contract at no additional cost to the municipality, if, for any reason, the contractor is unable to complete the contract. The value of that bond must be 50% of this contract. The bidder must submit with the present proof that such a performance bond, or certified cheque or bank letter of guarantee can be issued on their behalf for the aforementioned value. 11. Proof of Insurance and C.S.S.T. The contractor will be responsible for any damage caused by their actions in the execution of the present contract or for any damage caused by their employees and equipment used by them in the execution of their duties related to this contract. The contractor hereby agrees to arrange to cover their responsibility for damage with an insurance of $5,000,000.00 and agrees to provide a copy of such insurance policy or proof that said policy can be issued in their favour for that amount to the municipality with the present. In addition, the bidder must submit proof, with the present that they conform in all respects with the laws and regulations related to C.S.S.T. 12. Non Conformable Tenders The tenders not in conformity with the norms and conditions of these specifications and not accompanied by all documents required in proper form shall be rejected. 13 . Tender Selection The Municipality of Bristol reserves the privilege to accept neither the lowest nor any tenders received and the bidder, by signing the present, renounces to any suits or claims for fees or loss suffered by them against the Municipality of Bristol and its Council. 14. Contract After acceptance of their bid, if the bidder does not sign the contract presented to them by the municipality before 4:00 PM on October 14 th , 2026 , the municipality reserves the right to hold a new call for tenders, the deposit cheque shall be seized and the contract annulled without any recourse.
6. 15.
   Acceptance The bidder accepts all the above mentioned conditions and declares to be empowered with all the necessary authority to sign the present: _________________________ _______________________________ DATE COMPANY NAME ________________________________ Authorized signature by company resolution attached to the present LIST OF DOCUMENTS THAT MUST ACCOMPANY THE CALL FOR TENDERS FORM: Please check off the documents included with your tender: Proof of ownership of equipment _______________________ Proof of leasing of equipment _______________________ Proof of insurance for equipment _______________________ Deposit cheque _______________________ Proof that performance bond can be issued _______________________ OR Copy of valid insurance policy _______________________ Proof of C.S.S.T. coverage _______________________ Company resolution authorizing agent to sign the call for tenders form ______________________