Services professionnels pour rédaction d'un dossier d'affaires pour le SGDÉ

CONTEXTE DE L’INITIATIVE

Le système de gestion du dossier des études (SGDÉ) constitue une infrastructure névralgique de l’écosystème informationnel de l’Université du Québec à Chicoutimi (UQAC). Indissociable du parcours étudiant – de l’admission à la diplomation – il est essentiel au maintien de la qualité des services, à l’efficacité des opérations et à la continuité des activités académiques. Toute défaillance majeure aurait des impacts immédiats et significatifs sur l’ensemble de l’organisation. Développé à l’interne à partir des années 1980 sous les noms de SIGARE, ALPHA puis ATLAS, le SGDÉ couvre des fonctions critiques : admission, inscription, gestion des programmes, suivi du cheminement académique, reconnaissance des acquis, stages, mémoire et thèse, diplomation, production de documents officiels et facturation. Sa portée s’étend à la quasi-totalité des unités de l’université, ce qui en fait un actif technologique hautement stratégique. Pourtant, cet actif est aujourd’hui à risque. En 2012, l’UQAC a lancé une refonte complète de la solution, consciente de la vulnérabilité croissante de son infrastructure technologique. Si des avancées ponctuelles ont été réalisées (migration vers Linux, développement de modules web, nouvelle admission en ligne), le projet a été considérablement ralenti par des contraintes persistantes – humaines, techniques et organisationnelles. Aujourd’hui, l’environnement opérationnel repose sur : • Un système stable en apparence, mais rigide et difficilement adaptable aux exigences technologiques contemporaines; • Une multiplication d’outils disparates, créant une fragmentation des processus et une incohérence croissante des données; • Une dépendance critique à une expertise interne difficilement remplaçable, mettant en péril la continuité technique; • Une très faible capacité d’évolution, les ressources disponibles étant absorbées par le maintien d’un système vieillissant. Dans ce contexte préoccupant, la modernisation du SGDÉ ne peut être dissociée de la vision institutionnelle portée par le Plan stratégique de l’UQAC, laquelle vise une transformation numérique globale. Elle s’articule avec : • Un projet de CRM en amont, pour soutenir la relation avec les futurs étudiants et les clientèles externes; • L’évolution des Environnements numériques d’apprentissage (ENA), en soutien du parcours académique. L’initiative vise ainsi à doter l’UQAC d’un SGDÉ moderne, intégré, interopérable et sécurisé, capable d’assurer la stabilité des opérations, de soutenir l’évolution des services numériques et de contribuer activement à la transformation organisationnelle de l’université.