Progiciel de gestion intégré 2025-2028 (Skytech Communications)

Type des modules Le module pédagogie permet la gestion, le suivi et l'interrelation ministériel des dossiers des étudiants ainsi que la gestion et l'attribution des horaires des étudiants et des enseignants. Ce module sert également à la gestion des locaux et permet l'emploi de plusieurs autres sous-modules reliés à la pédagogie. Le module ressource humaine/paie permet la gestion des dossiers employés et les mécanismes de paies et de dotation. Il intègre les tâches reliées à ces domaines ainsi que les aspects permettant la gestion et l'application des conventions collectives. Le module de gestion financière et des approvisionnements permet d'effectuer les opérations et gestions comptables et les opérations en lien avec le service des approvisionnements. La plate-forme pour les services en ligne permet à la clientèle étudiante et au personnel de réaliser une multitude de transactions en ligne et d'avoir accès à des services. La plate-forme s'intègre aux autres systèmes. Données financières Le présent contrat est en lien avec la tarification pour les différentes licences. Elle couvre les frais de l'hébergement, les frais d'entretien, les frais de mise à jours, le soutien technique, le monitoring et un environnement test. Le renouvellement est pour une période de 3 ans couvrant les exercices financiers suivants: - 2025-2026 (285 913,16 $), 2026-2027 (303 775,70 $) et 2027-2028 (319 513,85 $). - Le montant total avec les taxes non récupérées est de 972 271.84 $ - Le Cégep de Baie-Comeau a refusé les options de renouvellement. Les progiciels de gestion intégrés seront utilisés par le Cégep de Baie-Comeau au 537 Boulevard Blanche à Baie-Comeau dans la province de Québec. Résolution Le contrat a été autorisé par résolution du Conseil d'administration le 4 juin 2025 (numéro de résolution D-10-25.06.04). Loi sur les contrats des organismes publics Le contrat a été octroyé selon l'article 13 - Paragraphe 2 de la Loi sur les contrats des organismes publics: Un seul contractant est possible en raison d'une garantie, d'un droit de propriété , d'un droit exclusif, etc. Les motifs sont les suivants: - Le Cégep de Baie-Comeau utilise les outils développés par Skytech Communicatons Inc. Ce fournisseur détient les codes sources de ses produits et tous les droits sur les licences. Il détient les droits exclusifs. - Il est le seul fournisseur qui peut assurer le fonctionnement du logiciel et son développement. Il est spécialisé pour les PGI utilisés dans le réseau collégial (42 sur 48 cégeps). - Les différents modules sont indispensables pour la continuité des opérations du cégep et sont intégrés les uns aux autres. - L'hébergement des données et les paramètres pour la sécurité sont sous la responsabilité de ce fournisseur. Démarches actuellement en cours Plusieurs démarches sont actuellement en cours afin de trouver une solution pour l'ensemble du réseau collégial public pour le dossier des PGI. Celles-ci sont les suivantes: - La Fédération des Cégeps a signé une entente de service avec le ministère de l'Enseignement supérieur le 26 mars 2021 en vertu de laquelle elle doit soutenir la transformation numérique du réseau collégial en contribuant à la sécurité des technologies de l'information. Des démarches concrètes sont débutées en lien avec le dossier des PGI. - La Fédération des Cégeps accompagne notamment les cégeps du réseau public dans un processus d'acquisition concerté pour les progiciels de gestion intégrés. Des travaux en lien actuellement avec en un dossier d'opportunité et un dossier d'affaire pour un PGI pédagogiques sont avancés. - D'autres démarches concrètes sont à venir dans les prochaines années avec la participation de la Fédération des Cégeps. Autres arguments - Le risque relié à la réalisation d'un appel d'offres public uniquement par le Cégep de Baie-Comeau est trop élevé. Le dernier dénombrement des fonctions identifiées pour les différents modules est de plus de 1 650 fonctions. - L'expertise nécessaire pour la réalisation de l'appel d'offres nécessiterait l'engagement de spécialistes externes, car le Cégep de Baie-Comeau ne possède assez d'expertise pour cette tâche. Des coûts importants seraient à prévoir si tous les cégeps essayaient de régler cette situation en sol et iraient à contresens de la volonté ministérielle qui est de travailler avec les regroupements d'achats lorsqu'une mise en commun des besoins d'organismes de même famille existe ou serait possible. - Le Gouvernement du Québec souhaite que plusieurs réseaux , dont celui du réseau collégial, en viennent à utiliser une même solution de progiciel intégré. Des travaux sont effectués également en ce sens par le Gouvernement du Québec. Conclusion Pour l'ensemble de ces raisons, le Cégep de Baie-Comeau a décidé de poursuivre pour une courte période de 3 ans avec le fournisseur "Skytech Communications inc" pour ses besoins en lien avec une suite de progiciels de gestion intégrés (PGI).