Acquisition et implantation d'un logiciel de gestion intégrée des documents (GID)

La solution devra pouvoir prendre en charge à la fois les documents analogiques, les documents numériques et les informations contenues dans son application de courrier électronique. Il est devenu essentiel de mettre en Page | 3 DEVIS TECHNIQUE - Acquisition et implantation d’une solution de gestion de contenu et d’information - Logiciel de GID commun l’ensemble des ressources informationnelles produites par l’établissement et de les rendre disponibles à qui de droit par un contrôle des accès à même un logiciel de gestion de l’information. La démarche d’acquisition d’une solution de gestion intégrée des documents s’inscrit dans le contexte actuel de resserrement des exigences en matière de protection des données confidentielles et personnelles, d’intensification du télétravail et de l’utilisation des technologies de l’information. L’UQAT insiste beaucoup sur la sécurisation de l’information qu’elle détient. Elle désire optimiser son partage et son utilisation tout en assurant sa sécurité face aux différentes menaces internes et externes pouvant attaquer son intégrité, son authenticité et sa confidentialité. Le contexte pandémique ayant contribué à l’accélération de la gestion des processus liés aux documents en mode numérique (création, validation, signature, partage, consultation, conservation, etc.), il devient primordial de pouvoir contrôler ces processus et les documents qui en découlent dès leur création. Avec le développement du numérique et la multiplication des documents nés numériques, il devient essentiel de faire l’acquisition d’une solution logicielle permettant autant le contrôle et le traitement automatique des documents numériques et des documents analogiques, qu’une solution permettant leur repérage rapide et efficace. L’Université fait également face à une volonté d’accessibilité à l’ensemble des documents produits ultérieurement et pouvant être utiles à la réalisation des mandats actuels ou pour effectuer des recherches. Pour répondre à ces préoccupations, l’UQAT doit assurer un contrôle sur la masse documentaire qu’elle produit afin de pouvoir garantir que les documents devant être conservés de façon permanente comme constituant de la mémoire institutionnelle le soient. De plus, étant un établissement d’enseignement et de recherche, l’UQAT a le devoir de maintenir l’accessibilité des documents aux fins de recherche.